Reservas de invitados: información general

Creada por Ashish Chaudhary, Modificado el Dom., 5 Oct. a las 12:29 P. M. por Ashish Chaudhary

Reservas para invitados - Descripción general

Con la herramienta de reservas en línea de Spotnana puedes reservar vuelos, hoteles, autos de alquiler y, en algunos casos, trenes para personas que no trabajan en tu empresa. Estos invitados pueden ser candidatos a entrevistas, contratistas u otras personas externas para quienes necesitas organizar un viaje. Puedes crear un perfil para estos invitados en la herramienta, o bien hacer la reserva sin necesidad de crear uno. En la siguiente tabla te mostramos las diferencias entre cada tipo de reserva para invitados, junto con sus ventajas y limitaciones. Así podrás decidir cuándo te conviene crear un perfil para tus invitados.

TEMA	PARA RESERVAS DE INVITADOS CON PERFIL	PARA RESERVAS DE INVITADOS SIN PERFIL
Cuándo se permite/Cómo se habilita	Siempre está permitido, siempre y cuando se haya creado un perfil para el invitado.	El administrador de la empresa debe activar la opción Permitir que empleados reserven para invitados (ubicada en la sección General de Configuración del programa ). Una vez activada, cualquier empleado de la empresa puede reservar viajes para invitados.
Perfil/Política	Es necesario crear el perfil del invitado y asociarlo a una política de viajes antes de poder hacerle una reserva. Todas las reservas para ese invitado se regirán por la política correspondiente. El perfil del invitado, una vez creado, puede usarse para futuras reservas.	No es necesario crear un perfil para el invitado. Se aplicará la política de viajes “predeterminada” de la empresa asociada a la persona que hace la reserva.
Quién puede reservar	Sólo un administrador de la empresa o un agente de Spotnana puede hacer la reserva o crear el perfil del invitado.	Cualquier usuario con acceso a la herramienta de reservas en línea puede reservar viajes para invitados sin perfil (siempre que el administrador de la empresa haya habilitado esta función).
Entidad legal	El perfil del invitado debe estar vinculado a una entidad legal dentro de tu empresa.	El invitado se asigna automáticamente a la entidad legal asociada a la persona que realiza la reserva.
Correo de contacto y confirmaciones de reserva	El perfil del invitado debe tener un correo electrónico asociado, que no sea del dominio de tu empresa (por ejemplo, gmail.com, yahoo.com, hotmail.com). El invitado recibirá la confirmación de la reserva en ese correo.	La persona que hace la reserva ingresa la información de contacto, incluido el correo electrónico, durante el proceso de pago. El invitado recibirá la confirmación de la reserva en ese correo. Además, la persona que realizó la reserva también recibirá un correo de confirmación (a menos que haya reservado usando el perfil de otro usuario).
Pago	Quien realiza la reserva debe seleccionar o agregar un método de pago válido para el invitado. Esto solo es necesario la primera vez que se usa el perfil.	La persona que realiza la reserva usará los métodos de pago que tenga disponibles para pagar la reserva. Todos los métodos de pago disponibles para esa persona son válidos.
Duty of Care/Análisis	La reserva aparecerá en los reportes de Duty of Care y Análisis como “Invitado (Perfil)”.	La reserva aparecerá en los reportes de Duty of Care y Análisis como “Invitado (Sin Perfil)”.
Acceso a la herramienta de reservas en línea	El invitado no podrá iniciar sesión en la herramienta de reservas en línea ni recibirá un correo invitándolo a hacerlo.	El invitado no podrá iniciar sesión en la herramienta de reservas en línea ni recibirá un correo invitándolo a hacerlo.
Visibilidad en la página de Viajes	El invitado tendrá sus propios resultados en la página de Viajes . La persona que realiza la reserva podrá ver todos los viajes asociados a ese invitado.	Todos los viajes de ese invitado aparecerán en la página de Viajes de la persona que realizó la reserva.
Viajes de placer	No usar para viajes de placer.	No usar para viajes de placer.
Reservas de tren	Permitido	No permitido

Reportes

Para que puedas revisar las reservas hechas para invitados sin perfil, ahora hay una nueva opción de filtro Persona , llamada Invitado – Sin Perfil, en los reportes analíticos de Spotnana. Al seleccionar este filtro, los administradores pueden ver solo las reservas hechas para invitados sin perfil. Además, se agregaron dos nuevas columnas: Nombre del anfitrión y Correo del anfitrión, para que puedas saber qué empleado hizo la reserva para cada invitado.