Benutzerprofile hochladen

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie die Profile Ihrer Reisenden per CSV-Datei in Spotnana hochladen.

• Sie müssen sicherstellen, dass Sie die rechtlichen Unternehmenseinheiten bereits angelegt oder hochgeladen haben, bevor Sie die Reisendenprofile importieren. Jeder Benutzer bzw. Reisende muss einer solchen Unternehmenseinheit zugeordnet sein.
• Wenn Sie planen, Ihre Benutzer (Reisende) bestimmten Bürostandorten zuzuweisen, sollten Sie auch die Büros bereits angelegt oder hochgeladen haben, bevor Sie mit dem Hochladen der Benutzer beginnen.

Diese Funktion steht nur Mitgliedern der Gruppe Company Administrators oder TMC Administrators zur Verfügung.

1. Wählen Sie im oberen Menü Program aus. TMC-Administratoren müssen anschließend den Schalter Company aktivieren.
2. Öffnen Sie im linken Menü den Bereich People .
3. Wählen Sie Nutzer. Die Nutzer -Seite wird angezeigt. 
4. Wählen Sie CSV-Upload im Benutzer hinzufügen -Menü aus. Daraufhin öffnet sich das CSV-Datei hochladen -Dialogfeld. 
5. Laden Sie die Vorlage über den Vorlagen-Link herunter. Folgen Sie anschließend den Anweisungen auf dem Bildschirm und beachten Sie die untenstehenden Hinweise.

Hinweise zum Hochladen von Nutzerdaten per Datei

Ausführliche Informationen zu den Feldern in der CSV-Datei finden Sie im Abschnitt HR-Dateiformat unter SFTP – Anleitung für HR-Feeds.

• Jedes angelegte Nutzerprofil muss einer juristischen Einheit zugeordnet sein. Diese juristischen Einheiten müssen bereits im Online Booking Tool (OBT) vorhanden sein, bevor Sie Nutzer hochladen. Die Angabe eines Standorts ist optional. Falls jedoch in Ihrer CSV-Datei eine Zuordnung zu einem Standort erfolgt, muss dieser Standort bereits im OBT angelegt sein. Die Namen der juristischen Einheiten und Standorte in Ihrer Datei müssen exakt mit den Namen im OBT übereinstimmen.
• Wenn für Ihr Unternehmen noch keine Nutzer im OBT hinterlegt sind, ist Ihre Vorlage leer und Sie können direkt mit dem Hinzufügen von Zeilen beginnen. 
• Wenn in Ihrem Unternehmen bereits Nutzer im OBT hinterlegt sind, werden diese Datensätze automatisch in Ihrer Vorlage angezeigt. Sie können dann ganz einfach neue Zeilen hinzufügen, bestehende bearbeiten oder entfernen – je nachdem, was Sie benötigen.
  • Möchten Sie einen Nutzer entfernen, suchen Sie die entsprechende Zeile und stellen Sie das ACTION -Feld auf DELETE. Nach dem Hochladen der Datei wird der Nutzer aus dem OBT gelöscht.
  • Möchten Sie die Daten eines Nutzers ändern, suchen Sie die entsprechende Zeile. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und setzen Sie das ACTION -Feld auf UPDATE. Nach dem Hochladen der Datei werden die neuen Angaben im OBT übernommen.
  • Möchten Sie einen neuen Nutzer anlegen, fügen Sie eine neue Zeile hinzu und setzen Sie das ACTION -Feld auf CREATE. Der Nutzer wird nach dem Hochladen der Datei im OBT angelegt. Bitte beachten Sie: Die Mitarbeiter-ID oder E-Mail-Adresse muss eindeutig sein und darf nicht bereits für einen anderen Nutzer verwendet werden.
• Bitte ändern oder löschen Sie nicht den Inhalt der Kopfzeile (die oberste Zeile der Datei, die die Spaltenüberschriften enthält).
• Ändern Sie die Reihenfolge der Spalten nicht.
• Fügen Sie keine zusätzlichen Spalten hinzu.
• Achten Sie darauf, dass in jeder Zeile alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet. 
• Verwenden Sie in Ihren Werten ausschließlich Buchstaben und Zahlen. Bei E-Mail-Adressen ist zusätzlich das „@“-Zeichen erlaubt (myname234@companyname.com).
• Ändern Sie den Standardnamen der hochgeladenen CSV-Datei (template.csv), indem Sie das aktuelle Datum ergänzen. So können Sie später leichter nachvollziehen, wann welche Daten hochgeladen wurden – das hilft bei der Fehlersuche.
• Achten Sie darauf, dass am Ende Ihrer Werte keine Leerzeichen stehen. Entfernen Sie alle überflüssigen Leerzeichen am Ende.
• Wenn Sie benutzerdefinierte Profilfelder für Ihre Organisationverwenden, stellen Sie bitte sicher, dass Ihre CSV-Datei für jede Person die passenden Spalten und Werte enthält. 

Aktivitätsprotokoll

Im Aktivitätsprotokoll können Sie alle bisherigen Datei-Uploads einsehen. Dort werden vergangene Uploads angezeigt, die Sie nach Erfolgreich, Fehlgeschlagen, Ausstehend, Teilweise fehlgeschlagensortieren können. So rufen Sie das Aktivitätsprotokoll auf:

1. Wählen Sie Programm im oberen Menü aus. TMC-Administratoren wählen anschließend den Unternehmens-Schalter. 
2. Öffnen Sie das Menü „Personen“ auf der linken Seite. 
3. Wählen Sie Benutzer aus. Die Benutzerseite wird angezeigt.
4. Sobald die Benutzerseite geöffnet ist, klicken Sie oben rechts auf „Aktivitätsprotokoll“. Damit öffnet sich das Aktivitätsprotokoll. 
   • Um nach dem Status des Uploads zu filtern, wählen Sie den gewünschten Wert im Status-Menü. 
   • Um Details zu einem Upload anzuzeigen, klicken Sie einfach rechts auf den Pfeil nach unten, um die Ansicht zu erweitern.