Události (přehled)

OBSAH

• Události (přehled)
  • Úvod
  • Požadavky
  • Komunikace a upozornění
  • Výjimky a omezení
• Související témata

Úvod

Události vám umožňují pozvat účastníky, nastavit povolené typy rezervací, určit termíny a časová okna, zvolit způsoby platby a posílat účastníkům upozornění a připomínky. 

Události může vytvářet pouze správce společnosti nebo firemní cestovní koordinátor. Účastníci si mohou rezervovat dopravu (letadlo, vlak, auto, vlak) a ubytování (hotel) podle toho, co správce pro danou událost povolil. 

Požadavky

Na co myslet před vytvořením první události.

• Pokud plánujete na události zvát hosty mimo vaši společnost (ne-zaměstnance):

  • Musíte mít alespoň jednu politiku nastavenou v sekci Nezaměstnanci na stránce Politiky . To je nutné, aby bylo možné (dle nastavení politiky) schvalovat rezervace hostů, které nejsou v souladu s pravidly. Vaše politiky pro hosty si můžete zkontrolovat tak, že v nabídce Politiky v menu Program zvolíte a poté rozkliknete sekci Nezaměstnanci vlevo pod položkou Politika. Pokud potřebujete přidat novou politiku pro hosty, klikněte na Přidat novou.

  • Vaše společnost musí mít alespoň jeden způsob platby, který je povolen pro typ cestujícího „Host společnosti“ nebo„Všichni cestující“.All Travelers". V opačném případě nebudou mít hosté společnosti k dispozici platební kartu, kterou by mohli použít při rezervaci na událost, na kterou byli pozváni. Máte dvě možnosti: 

    • Pokud si chcete ověřit, zda už máte vhodný způsob platby, v nabídce Společnost vyberte v menu Program a poté zvolte Způsoby platby v nabídce Platby (vlevo). Zkontrolujte, že alespoň jeden způsob platby v sekci Centrální způsoby platby je nastavený pro typ cestujícího „Všichni cestující“ nebo „Host společnosti“ ]. or Company guest  Zároveň si ověřte, že zvolený způsob platby nemá nastavená omezení, která by hostům bránila v jeho použití (například právnická osoba nesouhlasí s právnickou osobou hosta, nebo povolené způsoby rezervace neodpovídají těm, které jsou nastavené pro událost atd.).

    • Pokud žádný vhodný způsob platby zatím nemáte, můžete jej přidat přímo v rámci události kliknutím na Přidat novou kartu v nabídce v sekci Způsob platby . 

Komunikace a upozornění

Pokudsprávce povolil zasílání e-mailových pozvánek, účastníci obdrží e-mail s informací, že byli na událost pozváni. Pokud ne, uvidí pouze novou kartu události na své stránceUdálosti. U všech rezervací na událost dostanou účastníci běžné e-mailové upozornění na cestu. Události . 

Pokud se blíží termín události a účastník ještě nemá všechny potřebné rezervace, může mu správce poslat připomenutí. 

Výjimky a omezení

• Pouze správci společnosti mohou provádět rezervace, které nejsou v souladu s nastavenými pravidly události (například rezervace mimo stanovené datum nebo v hotelu, který nebyl určen). Pokud správce chce provést rezervaci za účastníka, postupuje takto:

1. Přejde na stránku Rezervace (nejde o stránku Události ).
2. Vybere cestujícího, pro kterého chce rezervaci k události provést.
3. Zadá rezervaci k události a ve druhém kroku v poli Název cesty (na stránce Dokončení rezervace ) vybere příslušnou událost. 

• Zástupci, cestující i koordinátoři mohou vytvářet pouze takové rezervace k událostem, které odpovídají pravidlům nastaveným správcem události.
• Zástupci nemají přístup ke stránce Události a nemohou vytvářet nové události. Pokud chtějí provést rezervaci za účastníka události, musí použít stránku Cesty daného cestujícího. 
  

Související témata

• Vytvoření a zveřejnění události (pouze pro správce)
• Rezervace cesty na událost (zaměstnanec/koordinátor)
• Rezervace cesty na událost (nezaměstnanec/host)