Criar, publicar e gerir um evento (versão mais recente)
Apenas utilizadores com determinados perfis podem criar, publicar e gerir eventos. Os administradores da empresa e os coordenadores de eventos têm acesso às tarefas descritas nos procedimentos abaixo. ÍNDICE
Criar um evento
Inicie sessão na Ferramenta de Reservas Online.
Clique em Viagens. A página Viagens será apresentada.
Clique em Criar (canto superior direito) e selecione Evento a partir de modelo no menu. A janela Criar evento a partir de modelo será apresentada.
O campo Organização já estará preenchido com o nome da sua empresa. Se for administrador de uma TMC, selecione a organização pretendida.
Escolha o modelo que pretende usar para o seu evento no campo Modelo de viagem . Assim, irá herdar todos os valores pré-definidos desse modelo. Se não souber qual escolher, peça ajuda ao seu gestor de viagens. Por exemplo, para uma integração de novos colaboradores, pode ser útil escolher um modelo baseado em convite.
Indique o local do evento no campo Localização .
Introduza o nome do evento no campo Nome . É este nome que será apresentado aos participantes que convidar.
Defina as datas de Início do evento e Fim do evento conforme necessário para o evento.
Defina as datas de Início da janela de viagem e Fim da janela de viagem para o evento.
O início da janela de viagem deve ser antes do começo do evento. Tenha em conta fatores como jet lag, distância e possíveis escalas.
A data de fim da janela de viagem deve ser depois do término do evento.
Clique em Definições avançadas para ver detalhes sobre os tipos de reserva. Note que algumas destas opções podem já estar pré-definidas consoante o modelo escolhido. Esta secção tem 2 separadores: Tipos de reserva permitidos e Dados da viagem.
O separador Dados da viagem apresenta os campos do perfil do viajante (por exemplo, Centro de custos) para os quais o administrador do modelo definiu um valor diferente ou permitiu que seja alterado. Atenção: ao inserir um valor diferente, este só será aplicado aos eventos criados com este modelo e não altera o perfil do viajante de forma permanente. Para cada campo, será usado o valor definido pelo administrador ou, caso não exista, o valor padrão do perfil do viajante (que não é mostrado aqui). Pode alterar estes valores ou deixá-los como estão.
Defina os tipos de reserva permitidos para este evento no separador Tipos de reserva permitidos (pode também alterar isto mais tarde ou definir por viajante). Só aparecem aos participantes os tipos de reserva que ativar para o evento. Se precisar de adicionar outro tipo de reserva depois do evento já estar publicado, os administradores e coordenadores podem adicionar essa opção ou fazer a reserva pelo viajante.
Para Voos:
Para definir os tipos de voo permitidos, selecione uma ou mais opções no menu Tipos de voo permitidos :
Ida
Ida e volta
O local de regresso pode ser diferente do local de partida – útil se os viajantes tiverem de participar em mais do que um evento.
Use os botões + e - para definir o número de acompanhantes (por exemplo, familiares) que o viajante pode incluir na reserva de voo, no campo Acompanhantes permitidos . Se ativar esta opção (definindo um valor superior a 0), os viajantes poderão clicar em Adicionar viajantes ao reservar voos. O número máximo de acompanhantes será o que definir aqui.
Clique no campo Aeroportos de destino permitidos e pesquise os aeroportos pretendidos. Use este campo para indicar todos os aeroportos para onde os participantes podem reservar voos para o evento (podem partir de qualquer aeroporto de origem). Pode deixar este campo em branco ou preenchê-lo mais tarde. Se não preencher, os viajantes poderão reservar voos para qualquer aeroporto.
Comece a escrever o nome ou o código do aeroporto que pretende indicar. Os nomes dos aeroportos vão aparecer à medida que escreve.
Selecione a caixa de verificação do aeroporto pretendido.
Para adicionar mais aeroportos, pesquise e repita o processo.
Use o calendário e os campos de hora em Chegada sugerida antes de e Partida sugerida depois de para definir quando os viajantes deverão marcar os voos. Por defeito, estas datas são baseadas no que definiu para os Campos de datas do evento . Os viajantes serão incentivados a reservar voos dentro destas datas e horários.
Para Hotel:
Para permitir reservas de hotel neste evento, ative a opção correspondente.
Clique em Adicionar para definir os hotéis pretendidos. O campo Hotel será apresentado. Indique aqui todos os hotéis onde os participantes podem ficar alojados para o evento. Pode também optar por não definir nenhum hotel.
Comece a escrever o nome do hotel pretendido. Os nomes dos hotéis vão surgir à medida que escreve.
Selecione o hotel pretendido.
Para adicionar mais hotéis, clique em Adicionar novamente e repita o processo.
Para Trem
Para permitir reservas de comboio neste evento, ative a opção correspondente.
Não é necessário configurar mais nada.
Para Carro
Para permitir reservas de carro de aluguer neste evento, ative a opção correspondente.
Não é necessário configurar mais nada.
Verifique o conteúdo do separador Campos personalizados .
O modelo em que se baseia a sua viagem pode incluir campos personalizados. O valor destes campos pode já vir preenchido pelo modelo. Se for o caso, pode aceitar ou alterar esse valor. Se o campo personalizado não tiver valor, pode ser necessário preenchê-lo.
Também pode adicionar campos personalizados extra. Se quiser acrescentar um campo personalizado à sua viagem, clique em Adicionar. Assim poderá escolher um campo personalizado e indicar a respetiva resposta.
Clique em Criar. A página do evento será apresentada.
Para adicionar uma descrição ao evento, clique em Descrição do evento. Será aberta a página de descrição do evento.
Edite a descrição como quiser. Pode formatar o texto com negrito, itálico, marcadores, escolher tipo de letra, cor, recuo e adicionar links. Quando terminar, clique em Guardar.
Para editar qualquer método de pagamento permitido para um tipo de reserva, clique em Detalhes de pagamentoe depois no ícone do lápis em Método de pagamento para o tipo de reserva pretendido e edite conforme necessário. Para saber mais sobre as opções disponíveis, consulte o passo 9 de Criar um modelo (para eventos e viagens).. Clique em Guardar quando terminar.
Para começar a adicionar viajantes a este evento, clique em + Viajante. Nota: O utilizador que adiciona o viajante ficará registado como ponto de contacto para essa viagem. Será esta pessoa que o viajante poderá contactar em caso de dúvidas. Se estiver a usar um modelo sem convite, uma viagem será criada automaticamente para cada viajante à medida que os adiciona. Em modelos baseados em convite, pode optar por publicar as viagens com ou sem envio de email.
Para adicionar viajantes que sejam colaboradores da empresa: Clique em + Viajante e escreva o nome ou email do utilizador a convidar. Será apresentada uma lista de utilizadores que correspondem à pesquisa. Selecione o utilizador pretendido. Repita este passo para cada colaborador da empresa que queira adicionar.
Para adicionar um convidado que não seja colaborador da empresa: Clique em + Viajante e comece a escrever o nome ou email no campo de pesquisa. Surgirá uma lista de utilizadores que correspondem à pesquisa. Selecione o convidado pretendido. Repita este passo para cada convidado. Se o convidado ainda não tiver perfil no sistema, clique em Criar convidado da empresa e crie um perfil para ele (todos os convidados têm de ter email, nome completo e entidade legal). Nem sempre poderá criar perfis de convidados para a empresa.
Para alterar parâmetros:
Para mudar qualquer definição do evento antes de o publicar, selecione a opção pretendida (por exemplo, Parâmetros do evento) no menu Modificar e edite o parâmetro pretendido, depois clique em Aplicar. Estas alterações aplicam-se a todas as viagens dos viajantes do evento (exceto às que já foram modificadas individualmente e, por isso, estão desvinculadas do evento, ou às viagens já reservadas).
Para alterar parâmetros de uma ou mais viagens individuais, selecione a caixa desse viajante. Escolha a opção pretendida (por exemplo, Parâmetros da viagem) no menu Modificar no fundo da página e edite os parâmetros que quiser. Atenção: ao editar os parâmetros da viagem de um viajante, futuras alterações aos parâmetros do evento já não se aplicam a essa viagem.
Depois:
Para viagens de evento que usem um modelo sem convite, as viagens são criadas automaticamente à medida que adiciona os viajantes. Não é necessário publicar o evento nem as viagens.
Para viagens de evento que usem um modelo baseado em convite, pode publicar as viagens do evento clicando em Publicar viagens ou consulte Publicar viagens para um evento para mais detalhes. Será questionado se pretende enviar convites aos participantes.
Ver e gerir eventos já existentes
Inicie sessão na Ferramenta de Reservas Online.
Clique em Viagens. A página Viagens será apresentada.
Selecione o separador Eventos .
Pode filtrar por nome do evento, data do evento ou estado do evento (apenas para eventos futuros).
Selecione Próximos no menu para ver eventos futuros ou a decorrer.
Selecione Concluídos no menu para ver eventos passados.
Selecione Cancelados no menu para ver eventos cancelados.
Cada evento criado aparece numa linha. Para cada evento, são mostrados o local, as datas e os tipos de reserva. Para eventos com viagens ainda não publicadas, pode publicar essas viagens (com ou sem notificação por email).
Encontre o evento que pretende ver e clique nele. A página de detalhes do evento será apresentada. Para cada viajante, verá: nome do viajante, nome da viagem, data da viagem, janela de viagem, tipos de reserva permitidos, estado da viagem, estado do convite (para eventos com modelo baseado em convite). Um ícone verde junto ao tipo de reserva indica que o viajante já concluiu essa reserva. Pode ordenar por Estado da viagem (por exemplo, Pendente). Para eventos com modelo baseado em convite, também pode ordenar por Estado do convite (Convidado, Não convidado).
Pode rever e editar os parâmetros do evento, a lista de viajantes ou os parâmetros associados à viagem de um viajante em particular.
Alterar parâmetros do evento
Para alterar a Descrição do evento, clique nela. Edite o que quiser e clique em Guardar.
Para editar ou adicionar uma Nota interna, clique nela. Edite o que quiser e clique em Guardar.
Para alterar qualquer parâmetro do evento, selecione Parâmetros do evento no menu Modificar e edite o que for necessário, depois clique em Aplicar. Estas alterações aplicam-se a todas as viagens dos viajantes do evento (exceto às que já foram modificadas individualmente e, por isso, estão desvinculadas do evento, ou às viagens já reservadas).
Para alterar contactos do evento, selecione Contactos do evento no menu Modificar e edite o que for necessário, depois clique em Guardar.
Alterações a viajantes e parâmetros das suas viagens
Para alterar parâmetros de uma ou mais viagens individuais, selecione a caixa desse viajante. Escolha os parâmetros pretendidos no menu Modificar no fundo da página e edite o que quiser. Atenção: ao editar os parâmetros da viagem de um viajante, essa viagem fica marcada como modificada e futuras alterações aos parâmetros do evento já não se aplicam a essa viagem.
Para adicionar viajantes, clique em + Viajante, procure o viajante pretendido e selecione o nome. Para eventos com modelo baseado em convite, terá de clicar em Publicar viagens (canto superior direito) para criar a viagem desse evento para o viajante. Para eventos com modelo sem convite, a viagem é criada automaticamente.
Para remover um viajante, selecione a sua viagem (clicando no nome da viagem). A página de detalhes da viagem será apresentada. Selecione Cancelar viagem no menu Ações . Quaisquer links em convites por email já enviados deixam de funcionar. Nota: Se já tiverem sido feitas reservas para o evento, será solicitado que as cancele.
Para carregar uma lista de participantes, clique em Carregar e siga as instruções na secção Criar um evento desta página acima.
Para descarregar a lista atual de participantes, clique em Descarregar na barra de ferramentas.
Publicar viagens para um evento (para eventos que permitem convites)
Depois de criar o seu evento com convites (por exemplo, usando um modelo que utiliza convites), pode pré-visualizar os convites e publicar as viagens que servirão para as reservas do evento. Ao publicar o evento, pode escolher se pretende que os participantes recebam convites por email.
Para eventos criados com um modelo que não utiliza convites, os viajantes adicionados ao evento não recebem convites por email, mas será criada uma viagem para cada um assim que forem adicionados. Pode (ou um agente pode) fazer as reservas de viagem para cada viajante associado ao evento clicando na respetiva viagem. Em alternativa, os próprios viajantes podem fazer as reservas.Inicie sessão na Ferramenta de Reservas Online.
Clique em Viagens. A página Viagens será apresentada.
Selecione o separador Eventos .
Selecione Próximos para ver eventos futuros (se ainda não estiver selecionado). Cada evento criado aparece numa linha. Para cada evento, são mostrados o local, as datas e os tipos de reserva.
Encontre o evento que pretende e clique na respetiva linha. A página das viagens do evento será apresentada.
Para modificar os parâmetros de um evento cujas viagens já foram publicadas, selecione Parâmetros do evento no menu Modificar edite o que for necessário e clique em Aplicar.
Clique em Publicar viagens.
Para publicar as viagens de um evento sem enviar convites por email aos participantes, clique em Publicar apenas.
Para publicar as viagens de um evento e enviar convites por email aos participantes, clique em Publicar e enviar convites.
Para testar como ficará o convite, clique no link disponível (depois de clicar em Publicar viagens). Será enviado um convite para o seu email.
Depois de publicar, ainda pode alterar alguns parâmetros do evento e/ou das viagens dos viajantes. No entanto, as alterações só se aplicam a reservas futuras, não às que já foram feitas (para mais detalhes, veja a secção Ver e gerir eventos já existentes deste tópico). Exemplos do que pode alterar:
Nome do evento/viagem
Descrição do evento/viagem
Datas de viagem (por exemplo, alterar data de início ou fim)
Detalhes de pagamento
Tipos de reserva permitidos
Número de acompanhantes permitidos em voos (até 5 acompanhantes extra no mesmo PNR)
Respostas a campos personalizados (em nome do viajante)
Valores dos campos de perfil para a viagem (por exemplo, centro de custos, entidade legal)
Adicionar mais viajantes
Remover viajantes (que ainda não tenham feito reservas).
Consultar relatórios de um evento
Pode consultar métricas detalhadas sobre um evento.
Inicie sessão na Ferramenta de Reservas Online.
Clique em Viagens. A página Viagens será apresentada.
Selecione o separador Eventos .
Selecione Próximos para ver eventos futuros (se ainda não estiver selecionado). Também pode consultar o relatório de eventos concluídos.
Encontre o evento para o qual pretende ver o relatório e clique na respetiva linha. A página do evento será apresentada.
Clique em Relatórios. As métricas do relatório para esta página serão apresentadas.
Tópicos relacionados
- Eventos (Visão geral)
- Reservar viagem para um evento (colaborador/agente)
- Reservar viagem para um evento (não colaborador/convidado)
- Criar um modelo (para eventos e viagens)
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