Eventos (Visão Geral)

ÍNDICE

• Eventos (Visão Geral)
  • Introdução
  • Pré-requisitos
  • Comunicações e Notificações
  • Exceções e limitações
• Tópicos relacionados

Introdução

Os eventos permitem-lhe convidar participantes, definir os tipos de reservas permitidas, indicar as datas e períodos de viagem, escolher os métodos de pagamento disponíveis e enviar notificações e lembretes aos convidados. 

Apenas os Administradores da Empresa ou Organizadores de Viagens podem criar eventos. Os participantes podem reservar os meios de transporte (avião, comboio, carro, comboio) e alojamento (hotel) que o administrador definiu para o evento. 

Pré-requisitos

O que deve ter em conta antes de criar o seu primeiro evento.

• Se pretende convidar pessoas externas à empresa (não colaboradores) para eventos:

  • Deve garantir que já definiu pelo menos uma política na secção Não colaborador da página de Políticas . Isto é necessário para que possam ser criadas aprovações (dependendo da configuração da política) para quaisquer reservas fora da política feitas por convidados. Pode rever as políticas para não colaboradores selecionando Políticas no menu Programa e expandindo a secção Não colaborador à esquerda, em Política. Para criar uma nova política para não colaboradores, clique em Adicionar novo.

  • A sua empresa deve ter pelo menos um método de pagamento configurado para poder ser utilizado pelo Tipo de Viajante "Convidado da empresa" ou "Todos os viajantes".Se não o fizer, os convidados da empresa não terão nenhum cartão disponível para pagar as reservas associadas ao evento para o qual foram convidados. Tem duas opções: Para verificar se já tem um método de pagamento adequado, selecione 

    • Empresa no menu Programa e depois escolha Métodos de pagamento no menu Pagamentos (à esquerda). Depois, confirme que pelo menos um dos métodos (na secção Métodos de pagamento centralizados ) tem o campo Tipo de viajante definido como Todos os viajantes ou Convidado da empresa .Além disso, confirme que o método de pagamento não tem restrições ou configurações que impeçam o seu uso por convidados (por exemplo, se a entidade legal não corresponder à do convidado, ou se os tipos de reserva permitidos não coincidirem com os definidos no evento, etc.). Se ainda não existir um método de pagamento aplicável, pode adicionar um novo diretamente no evento, clicando em

    • Adicionar novo cartão no menu da secção Método de pagamento . Comunicações e Notificações 

Se o administrador tiver ativado os convites por email, os participantes vão receber notificações por email a informar que foram convidados para um evento. Caso contrário, apenas verão um novo cartão de evento na página de

Eventos. Para qualquer reserva efetuada para participar no evento, os participantes recebem os habituais emails de notificação de viagem.Os participantes também podem receber lembretes do administrador, caso a data do evento se aproxime e ainda não tenham feito todas as reservas necessárias. Exceções e limitações Apenas os administradores da empresa podem fazer reservas que não cumpram as regras do evento (por exemplo, datas fora do período definido, ou hotéis não incluídos). Para fazer uma reserva para um participante, os administradores devem: 

Aceder à página 

Reservar

• (não à página de

1. Eventos ). Selecionar o viajante para quem pretendem reservar a viagem do evento. Fazer a reserva da viagem associada ao evento e escolher o nome do evento no campo Nome da viagem
2. (na segunda página de
3. Finalizar compra ). Agentes, viajantes e organizadores só podem fazer reservas para eventos que cumpram as regras definidas pelo administrador do evento. Os agentes não têm acesso à página de Eventos 

• nem podem criar novos eventos. Para reservar viagens para um participante de evento, os agentes devem usar a página de
• Viagens do viajante. Tópicos relacionados Criar e publicar um evento (Apenas administradores) Reservar viagem para um evento (colaborador/organizador) 
  

Reservar viagem para um evento (não colaborador/convidado)

• Create and publish an event (Administrators only)
• Book travel for an event (employee/arranger)
• Book travel for an event (non-employee/guest)