Visão geral de eventos

Criada por Ashish Chaudhary, Modificado em Sáb, 4 Out na (o) 9:07 AM por Ashish Chaudhary

Eventos (Visão geral)

SUMÁRIO

Eventos (Visão geral)
Tópicos relacionados

Introdução

Com os eventos, você pode convidar participantes, definir os tipos de reservas permitidas, escolher as datas e períodos de viagem, indicar as formas de pagamento aceitas e ainda enviar notificações e lembretes para quem for participar.

Apenas administradores da empresa ou responsáveis por viagens podem criar eventos. Os participantes conseguem reservar os meios de transporte (aéreo, trem, carro) e hospedagem (hotel) que o administrador definiu para o evento.

Pré-requisitos

O que você precisa considerar antes de criar seu primeiro evento.

Se você pretende convidar pessoas de fora da empresa (não funcionários) para os eventos:
- É preciso garantir que pelo menos uma política esteja cadastrada na seção Não funcionário da página de Políticas . Isso é necessário para que, caso alguém faça uma reserva fora da política, seja possível gerar aprovações (dependendo de como você configurar a política). Para conferir as políticas de convidados, acesse Políticas no menu Programa e depois expanda a seção Não funcionário no menu à esquerda, em Política. Para criar uma nova política para não funcionários, clique em Adicionar nova.
- Sua empresa precisa ter pelo menos uma forma de pagamento liberada para o tipo de viajante Tipo de viajante "Convidado da empresa" ou "Todos os viajantes".Se não tiver, os convidados não vão conseguir usar um cartão de crédito para pagar as reservas do evento em que foram convidados. Você tem duas opções: Para verificar se já existe uma forma de pagamento válida, acesse
  - Empresa no menu Programa e depois vá em Formas de pagamento no menu Pagamento (à esquerda). Depois, confira se pelo menos um tipo de pagamento (na seção Formas de pagamento centralizadas ) está com o campo Tipo de viajante marcado como Todos os viajantes ou Convidado da empresa .Também é importante garantir que a forma de pagamento não tenha nenhuma configuração ou restrição que impeça o uso por convidados (por exemplo, se a razão social não for a mesma do convidado, ou se os tipos de reserva permitidos não baterem com os do evento, etc.). Se ainda não houver uma forma de pagamento adequada cadastrada, você pode adicionar uma nova dentro do evento clicando em
  - Adicionar novo cartão no menu da seção Forma de pagamento . Comunicação e notificações

Se o administrador ativou o envio de convites por e-mail, os participantes vão receber uma notificação por e-mail avisando que foram convidados para um evento. Caso contrário, eles só vão ver um novo cartão de evento na página de

Eventos. Para qualquer reserva feita para participar do evento, o participante recebe normalmente os e-mails de notificação de viagem.Os participantes também podem receber lembretes do administrador caso a data do evento esteja próxima e ainda falte alguma reserva obrigatória. Exceções e limitações Apenas administradores da empresa podem fazer reservas que não seguem as regras do evento (por exemplo, datas fora do período definido ou hotel diferente do especificado). Para reservar para um participante, o administrador deve:

Acessar a página

Reservar

(não a página

Eventos ). Selecionar o viajante para quem deseja fazer a reserva relacionada ao evento. Fazer a reserva e escolher o nome do evento no campo Nome da viagem
(na segunda página de
Finalizar compra ). Agentes, viajantes e organizadores só podem fazer reservas que estejam de acordo com as regras definidas pelo administrador do evento. Agentes não têm acesso à página Eventos

nem podem criar novos eventos. Para reservar para um participante, o agente deve usar a página
Viagens do viajante. Tópicos relacionados Criar e publicar um evento (apenas administradores) Reservar viagem para um evento (funcionário/organizador)