Tworzenie, publikowanie i zarządzanie wydarzeniem (najnowsza wersja)

Tylko użytkownicy posiadający odpowiednie role mogą tworzyć, publikować i zarządzać wydarzeniami. Zadania opisane w poniższych procedurach są dostępne dla administratorów firmy oraz koordynatorów wydarzeń. 

SPIS TREŚCI

• Tworzenie, publikowanie i zarządzanie wydarzeniem
  • Tworzenie wydarzenia
  • Przeglądanie i zarządzanie istniejącymi wydarzeniami
  • Publikowanie podróży w ramach wydarzenia (dla wydarzeń z zaproszeniami)
  • Raportowanie dotyczące wydarzenia
  • Powiązane tematy

Tworzenie wydarzenia

1. Zaloguj się do narzędzia do rezerwacji online. 

2. Kliknij Podróże. Strona Podróże zostanie wyświetlona. 

3. Kliknij Utwórz (w prawym górnym rogu) i wybierz Wydarzenie z szablonu z menu. Pojawi się okno Tworzenie wydarzenia z szablonu .

4. Pole Organizacja zostanie automatycznie uzupełnione nazwą Twojej firmy. Jeśli jesteś administratorem TMC, wybierz odpowiednią organizację.

5. W polu Szablon podróży wybierz szablon, z którego chcesz skorzystać przy tworzeniu wydarzenia. Dzięki temu przejmiesz domyślne ustawienia z wybranego szablonu. Jeśli nie masz pewności, który wybrać, skonsultuj się z menedżerem podróży. Przykładowo, na szkolenie dla nowych pracowników możesz użyć szablonu opartego na zaproszeniach. 

6. Wprowadź lokalizację wydarzenia w polu Lokalizacja .

7. Wpisz nazwę wydarzenia w polu Nazwa . Ta nazwa będzie widoczna dla wszystkich zaproszonych uczestników.

8. Ustaw Datę rozpoczęcia wydarzenia i Datę zakończenia wydarzenia w zależności od potrzeb. 

9. Określ Datę rozpoczęcia okna podróży i Datę zakończenia okna podróży dla tego wydarzenia. 

   • Data rozpoczęcia okna podróży powinna być wcześniejsza niż początek wydarzenia. Pamiętaj, by uwzględnić takie kwestie jak zmiana strefy czasowej, odległość czy przesiadki.

   • Data zakończenia powinna przypadać po zakończeniu wydarzenia.

10. Kliknij Ustawienia zaawansowane aby zobaczyć szczegóły dotyczące typów rezerwacji. Niektóre ustawienia w tej sekcji mogą być już skonfigurowane na podstawie wybranego szablonu. W tej sekcji znajdują się 2 zakładki: Dozwolone typy rezerwacji i Dane podróży. 

11. Zakładka Dane podróży zawiera pola profilu podróżnego (np. Centrum kosztów), dla których administrator szablonu wprowadził inną wartość lub umożliwił jej zmianę. Wprowadzenie innej wartości nie zmienia jej na stałe w profilu podróżnego – dotyczy tylko wydarzeń utworzonych na podstawie tego szablonu. Dla każdego pola wyświetlana będzie wartość od administratora lub domyślna z profilu podróżnego (ta ostatnia nie jest tutaj widoczna). W razie potrzeby możesz zmienić te wartości lub pozostawić je bez zmian.  

12. W zakładce Dozwolone typy rezerwacji określ, jakie typy rezerwacji będą dostępne podczas tego wydarzenia (możesz je ustawić również później lub indywidualnie dla każdego podróżnego). Uczestnicy zobaczą tylko te typy rezerwacji, które tutaj włączysz. Jeśli po publikacji wydarzenia pojawi się potrzeba dodania kolejnego typu rezerwacji, administratorzy i koordynatorzy mogą dodać tę opcję lub zarezerwować ją dla podróżnego. 

13. Dla Lotu:

    • Aby określić dozwolone typy lotów, wybierz jedną lub więcej z poniższych opcji w menu Dozwolone typy lotów :

      • W jedną stronę

      • W obie strony

      • Możliwość powrotu do innego miejsca niż miejsce wylotu – przydatne, jeśli podróżny bierze udział w kilku wydarzeniach.

    • Za pomocą przycisków + i - ustaw liczbę osób towarzyszących (np. członków rodziny), dla których podróżny może zarezerwować lot w polu Dozwoleni towarzysze podróży . Jeśli ustawisz wartość inną niż 0, podróżni będą mogli kliknąć Dodaj podróżnych podczas rezerwacji lotu. Liczba towarzyszy nie może przekroczyć maksymalnej wartości ustawionej w tym polu. 

    • Kliknij w polu Dozwolone lotniska docelowe i wyszukaj odpowiednie lotniska. W tym miejscu wskaż wszystkie lotniska, do których uczestnicy mogą rezerwować loty na wydarzenie (każdy uczestnik może wybrać dowolne lotnisko początkowe). Możesz też nie ustawiać tego pola lub zrobić to później. Jeśli pozostawisz to pole puste, podróżni będą mogli rezerwować loty na dowolne lotnisko. 

      • Wpisz nazwę lub kod lotniska, które chcesz wskazać. Lista lotnisk pojawi się na podstawie wpisanych znaków. 

      • Zaznacz pole wyboru przy wybranym lotnisku. 

      • Aby dodać kolejne lotniska, wyszukaj je i powtórz czynność. 

    • Wykorzystaj kalendarz i pola godziny przy Sugerowany przylot przed i Sugerowany odlot po aby określić, kiedy podróżni powinni rezerwować loty. Domyślnie daty te odpowiadają ustawionym przez Ciebie Datom wydarzenia . Podróżni będą zachęcani do rezerwacji lotów w tych ramach czasowych. 

14. Dla Hotelu:

    • Aby umożliwić rezerwacje hotelu na to wydarzenie, włącz odpowiednią opcję.

    • Kliknij Dodaj aby wskazać wybrane hotele. Pojawi się pole Hotel . Tutaj możesz wskazać wszystkie hotele, w których uczestnicy mogą rezerwować noclegi na potrzeby wydarzenia. Możesz też pozostawić to pole puste. 

    • Zacznij wpisywać nazwę hotelu, który chcesz dodać. Lista hoteli pojawi się na podstawie wpisanych znaków. 

    • Wybierz odpowiedni hotel.  

    • Aby dodać kolejne hotele, kliknij ponownie Dodaj i powtórz czynność. 

15. Dla Pociągu 

    • Aby umożliwić rezerwacje kolejowe na to wydarzenie, włącz odpowiednią opcję.

    • Nie są wymagane żadne dodatkowe ustawienia.

16. Dla Samochodu

    • Aby umożliwić rezerwacje samochodów na to wydarzenie, włącz odpowiednią opcję.

    • Nie są wymagane żadne dodatkowe ustawienia.

17. Przejrzyj zawartość zakładki Pola niestandardowe . 

    • Szablon, na którym opiera się Twoja podróż, może zawierać pola niestandardowe. Ich wartości mogą być już ustawione w szablonie – możesz je zaakceptować lub zmienić. Jeśli pole nie ma wartości, możesz zostać poproszony o jej wpisanie. 

    • Możesz także dodać własne pola niestandardowe. Aby to zrobić, kliknij Dodaj. Następnie wybierz pole niestandardowe i wpisz odpowiedź. 

18. Kliknij Utwórz. Strona wydarzenia zostanie wyświetlona. 

19. Aby dodać opis wydarzenia, kliknij Opis wydarzenia. Pojawi się strona edycji opisu. 

    • Edytuj opis według potrzeb. Możesz sformatować tekst (pogrubienie, kursywa, wypunktowanie, wybór czcionki, kolor, wcięcia) oraz dodać linki. Po zakończeniu kliknij Zapisz. 

20. Aby edytować dowolną z metod płatności dla wybranego typu rezerwacji, kliknij Szczegóły płatności. Następnie kliknij ikonę ołówka przy polu Metoda płatności dla wybranego typu rezerwacji i wprowadź zmiany według potrzeb. Szczegółowe informacje o dostępnych opcjach znajdziesz w kroku 9 z sekcji Tworzenie szablonu (dla wydarzeń i podróży).. Kliknij Zapisz po zakończeniu. 

21. Aby dodać podróżnych do wydarzenia, kliknij + Podróżny. Uwaga: Osoba dodająca podróżnego zostanie przypisana jako osoba kontaktowa dla tej podróży. To do niej podróżny może zgłosić się z pytaniami. Jeśli korzystasz z szablonu bez zaproszeń, podróż zostanie automatycznie utworzona dla każdego dodanego podróżnego. Przy szablonach opartych na zaproszeniach możesz zdecydować, czy wysłać zaproszenie e-mailowe. 

    • Aby dodać pracowników firmy jako podróżnych: Kliknij + Podróżny i wpisz imię, nazwisko lub adres e-mail osoby, którą chcesz zaprosić. Wyświetli się lista pasujących użytkowników – wybierz odpowiednią osobę. Powtórz ten krok dla każdego pracownika. 

    • Aby dodać gościa spoza firmy: Kliknij + Podróżny i zacznij wpisywać imię, nazwisko lub e-mail w polu wyszukiwania. Wyświetli się lista pasujących użytkowników – wybierz odpowiednią osobę. Powtórz ten krok dla każdego gościa. Jeśli zapraszany gość nie ma jeszcze profilu w systemie, kliknij Utwórz gościa firmowego i załóż dla niego profil (każdy profil gościa musi zawierać e-mail, imię i nazwisko oraz podmiot prawny). Nie zawsze będziesz mieć możliwość tworzenia profili firmowych dla gości. 

22. Aby zmienić ustawienia: 

    • Aby zmodyfikować dowolne ustawienia wydarzenia przed publikacją, wybierz odpowiednią opcję (np.  Parametry wydarzeniaz menu Modyfikuj i wprowadź potrzebne zmiany, a następnie kliknij Zastosuj. Zmiany zostaną zastosowane do wszystkich podróży w ramach wydarzenia (z wyjątkiem tych, które zostały indywidualnie zmienione lub już zarezerwowane).

    • Aby zmienić ustawienia dla pojedynczych podróży lub podróżnych, zaznacz odpowiedniego podróżnego. Następnie wybierz odpowiednią opcję (np. Parametry podróżyz menu Modyfikuj na dole strony i wprowadź zmiany. Pamiętaj, że po edycji parametrów podróży konkretnego podróżnego, dalsze zmiany na poziomie wydarzenia nie będą już do niego stosowane. 

23. Następnie: 

    • Jeśli wydarzenie korzysta z szablonu bez zaproszeń, podróże będą automatycznie tworzone dla każdego dodanego podróżnego. Nie musisz publikować wydarzenia ani podróży.

    • Jeśli wydarzenie korzysta z szablonu opartego na zaproszeniach, możesz opublikować podróże klikając Publikuj podróże lub przejdź do sekcji Publikowanie podróży w ramach wydarzenia po szczegóły. System zapyta, czy chcesz wysłać zaproszenia do uczestników.

Przeglądanie i zarządzanie istniejącymi wydarzeniami

1. Zaloguj się do narzędzia do rezerwacji online. 

2. Kliknij Podróże. Strona Podróże zostanie wyświetlona. 

3. Przejdź do zakładki Wydarzenia .

4. Możesz filtrować wydarzenia po nazwie, dacie lub statusie (tylko dla nadchodzących wydarzeń). 

   1. Wybierz Nadchodzące z menu, aby zobaczyć wydarzenia nadchodzące lub trwające. 

   2. Wybierz Zakończone z menu, aby zobaczyć wydarzenia zakończone.

   3. Wybierz Anulowane z menu, aby zobaczyć wydarzenia anulowane.

5. Każde utworzone wydarzenie pojawi się jako osobny wiersz. Dla każdego wydarzenia widoczna jest lokalizacja, daty oraz typy rezerwacji. Jeśli wydarzenie zawiera nieopublikowane podróże, możesz je opublikować (z powiadomieniem e-mail lub bez).  

6. Znajdź wydarzenie, które chcesz zobaczyć, i kliknij je. Wyświetli się szczegółowa strona wydarzenia. Dla każdego podróżnego wyświetlane są: imię i nazwisko, nazwa podróży, data podróży, okno podróży, dozwolone typy rezerwacji, status podróży, status zaproszenia (dla wydarzeń opartych na zaproszeniach). Zielona ikona przy typie rezerwacji oznacza, że podróżny zakończył rezerwację w tym zakresie. Możesz sortować według Statusu podróży (np. Oczekujące). W przypadku wydarzeń z szablonem opartym na zaproszeniach możesz także sortować według Statusu zaproszenia (Zaproszony, Nie zaproszony). 

7. Możesz przeglądać i edytować parametry wydarzenia, listę podróżnych oraz ustawienia związane z konkretną podróżą. 

   1. Zmiana parametrów wydarzenia 

      1. Aby zmienić Opis wydarzenia, kliknij go. Wprowadź zmiany i kliknij Zapisz.

      2. Aby edytować lub dodać Notatkę wewnętrzną, kliknij ją. Wprowadź zmiany i kliknij Zapisz.  

      3. Aby zmienić dowolne parametry wydarzenia, wybierz Parametry wydarzenia z menu Modyfikuj i wprowadź zmiany, a następnie kliknij Zastosuj. Zmiany zostaną zastosowane do wszystkich podróży w wydarzeniu (z wyjątkiem tych, które zostały indywidualnie zmodyfikowane lub już zarezerwowane).

      4. Aby zmienić osoby kontaktowe wydarzenia, wybierz Kontakty wydarzenia z menu Modyfikuj i wprowadź zmiany, a następnie kliknij Zapisz. 

   2. Zmiany dotyczące podróżnych i ich parametrów podróży

      1. Aby zmienić ustawienia dla jednej lub kilku podróży/podróżnych, zaznacz odpowiedniego podróżnego. Następnie wybierz odpowiednie parametry z menu Modyfikuj na dole strony i wprowadź zmiany. Po edycji parametrów podróży danego podróżnego, podróż zostanie oznaczona jako zmodyfikowana i kolejne zmiany na poziomie wydarzenia nie będą już do niej stosowane.  

      2. Aby dodać podróżnych, kliknij + Podróżny, wyszukaj odpowiednią osobę i wybierz jej nazwisko. W przypadku wydarzeń opartych na zaproszeniach musisz kliknąć Publikuj podróże (w prawym górnym rogu), aby utworzyć podróż dla tej osoby. Dla wydarzeń bez zaproszeń podróż zostanie utworzona automatycznie.    

      3. Aby usunąć podróżnego, wybierz jego podróż (klikając jej nazwę). Wyświetli się szczegóły podróży. Wybierz Anuluj podróż z menu Akcje . Wszelkie linki w wysłanych już zaproszeniach e-mailowych przestaną działać. Uwaga: Jeśli dla wydarzenia zostały już dokonane rezerwacje, zostaniesz poproszony o ich anulowanie.

      4. Aby zaimportować listę uczestników, kliknij Prześlij i postępuj zgodnie z instrukcjami w sekcji Tworzenie wydarzenia na tej stronie powyżej.

      5. Aby pobrać aktualną listę uczestników, kliknij Pobierz na pasku narzędzi.

Publikowanie podróży w ramach wydarzenia (dla wydarzeń z zaproszeniami)

Gdy utworzysz wydarzenie z zaproszeniami (np. na podstawie szablonu z zaproszeniami), możesz podejrzeć zaproszenia i opublikować podróże, które będą służyć do rezerwacji. Podczas publikacji wydarzenia możesz zdecydować, czy uczestnicy mają otrzymać zaproszenia e-mailowe. 

W przypadku wydarzeń utworzonych na podstawie szablonu bez zaproszeń, podróżni nie otrzymają zaproszeń e-mailowych, ale dla każdego z nich zostanie utworzona podróż od razu po dodaniu do wydarzenia. Ty (lub agent) możesz następnie przejść do rezerwacji podróży dla każdego uczestnika, klikając jego podróż w wydarzeniu. Alternatywnie, podróżny może zarezerwować podróż samodzielnie.

1. Zaloguj się do narzędzia do rezerwacji online. 

2. Kliknij Podróże. Strona Podróże zostanie wyświetlona. 

3. Przejdź do zakładki Wydarzenia . 

4. Wybierz Nadchodzące aby zobaczyć nadchodzące wydarzenia (jeśli nie jest już wybrane). Każde utworzone wydarzenie pojawi się jako osobny wiersz. Dla każdego wydarzenia widoczna jest lokalizacja, daty oraz typy rezerwacji. 

5. Znajdź wydarzenie, które chcesz zobaczyć, i kliknij jego wiersz. Strona podróży wydarzenia zostanie wyświetlona. 

   • Aby zmodyfikować parametry wydarzenia, dla którego część podróży została już opublikowana, wybierz Parametry wydarzenia z menu Modyfikuj i wprowadź zmiany, a następnie kliknij Zastosuj. 

6. Kliknij Publikuj podróże. 

   • Aby opublikować podróże bez wysyłania zaproszeń e-mailowych, kliknij Tylko publikuj.

   • Aby opublikować podróże i wysłać zaproszenia e-mailowe, kliknij Publikuj i wyślij zaproszenia.

   • Aby przetestować, jak będzie wyglądać zaproszenie, kliknij podany link (po kliknięciu Publikuj podróże). Zaproszenie zostanie wysłane na Twój adres e-mail.

7. Po opublikowaniu nadal możesz zmieniać niektóre parametry wydarzenia lub podróży podróżnych. Jednak zmiany będą dotyczyć tylko przyszłych rezerwacji, a nie tych już dokonanych (szczegóły znajdziesz w sekcji Przeglądanie i zarządzanie istniejącymi wydarzeniami tego tematu). Przykładowe elementy, które możesz zmienić: 

   • Nazwa wydarzenia/podróży

   • Opis wydarzenia/podróży

   • Daty podróży (np. zmiana daty rozpoczęcia lub zakończenia)

   • Szczegóły płatności 

   • Dozwolone typy rezerwacji

   • Liczba dozwolonych towarzyszy podróży przy lotach (do 5 dodatkowych osób na tym samym PNR)

   • Odpowiedzi na pola niestandardowe (w imieniu podróżnego)

   • Wartości pól profilu dla podróży (np. centrum kosztów, podmiot prawny)

   • Dodawanie kolejnych podróżnych

   • Usuwanie podróżnych (którzy nie dokonali jeszcze rezerwacji).

Raportowanie dotyczące wydarzenia

Możesz sprawdzić szczegółowe statystyki dotyczące wydarzenia. 

1. Zaloguj się do narzędzia do rezerwacji online. 

2. Kliknij Podróże. Strona Podróże zostanie wyświetlona. 

3. Przejdź do zakładki Wydarzenia . 

4. Wybierz Nadchodzące aby zobaczyć nadchodzące wydarzenia (jeśli nie jest już wybrane). Możesz także wyświetlić raport dla wydarzeń zakończonych. 

5. Znajdź wydarzenie, dla którego chcesz zobaczyć raport, i kliknij jego wiersz. Strona wydarzenia zostanie wyświetlona. 

Kliknij Raportowanie. Wyświetlą się statystyki dla tego wydarzenia.

Powiązane tematy

• Wydarzenia (przegląd)
• Rezerwacja podróży na wydarzenie (pracownik/osoba organizująca)
• Rezerwacja podróży na wydarzenie (osoba spoza firmy/gość)
• Tworzenie szablonu (dla wydarzeń i podróży)