Opprett, publiser og administrer et arrangement (nyeste versjon)
Bare brukere med bestemte roller kan opprette, publisere og administrere arrangementer. Bedriftsadministratorer og arrangementskoordinatorer har tilgang til å utføre oppgavene som er beskrevet i prosedyrene nedenfor. INNHOLDSFORTEGNELSE
Opprett et arrangement
Logg inn i Online Booking-verktøyet.
Klikk Reiser. Siden Reiser vil vises.
Klikk Opprett (øverst til høyre) og velg Arrangement fra mal i menyen. Dialogboksen Opprett arrangement fra mal vil åpnes.
Feltet Organisasjon vil automatisk være satt til navnet på din bedrift. Hvis du er TMC-administrator, velg riktig organisasjon.
Velg malen du ønsker å bruke for arrangementet i feltet Reisemal . Da arver du forhåndsinnstilte verdier fra valgt mal. Er du usikker på hvilken mal du skal bruke, ta kontakt med din reiseansvarlig. For eksempel, til et introduksjonsarrangement for nyansatte kan det være lurt å bruke en invitasjonsbasert mal.
Skriv inn sted for arrangementet i feltet Sted .
Skriv inn navnet på arrangementet i feltet Navn . Dette er navnet deltakerne vil se når de blir invitert.
Angi Startdato for arrangement og Sluttdato for arrangement slik det passer for arrangementet.
Angi Startdato for reisevindu og Sluttdato for reisevindu for arrangementet.
Startdatoen bør være før arrangementet starter. Husk å ta hensyn til faktorer som tidssoneforskjell, reiselengde og eventuelle mellomlandinger.
Sluttdatoen bør være etter at arrangementet er ferdig.
Klikk Avanserte innstillinger for å vise detaljer om bestillingstyper. Merk at noen innstillinger her kan være forhåndsvalgt ut fra malen du har valgt. Denne delen har to faner: Tillatte bestillingstyper og Reisedata.
Fanen Reisedata inneholder eventuelle reisende-profiler (f.eks. Kostnadssted) hvor malansvarlig enten har lagt inn en annen verdi, eller har åpnet for at du kan legge inn en annen verdi. Merk at hvis du endrer en verdi her, påvirker det kun arrangementer opprettet med denne malen, og endrer ikke reisendes profil permanent. For hvert felt vises enten en verdi satt av administrator, eller standardverdien fra reisendes profil (denne vises ikke her). Du kan overstyre verdiene ved behov, eller la dem stå uendret.
Velg hvilke bestillingstyper som skal være tilgjengelige for dette arrangementet under fanen Tillatte bestillingstyper (du kan også endre dette senere, eller for hver enkelt reisende). Bare de bestillingstypene som er aktivert for arrangementet vil være synlige for deltakerne. Hvis det skulle bli behov for en ekstra bestillingstype etter at arrangementet er publisert, kan administratorer og koordinatorer legge til dette eller bestille på vegne av reisende.
For Fly:
For å angi hvilke flytyper som skal være tillatt, velg én eller flere av følgende fra menyen Tillatte flytyper :
En vei
Tur-retur
Retursted kan være forskjellig fra avreisested – nyttig hvis reisende skal delta på flere arrangementer.
Bruk knappene + og - for å angi hvor mange ledsagere (f.eks. familiemedlemmer) en reisende kan bestille flyreiser for i feltet Tillatte ledsagere . Hvis dette er aktivert (dvs. satt til en verdi høyere enn 0), kan reisende klikke Legg til reisende ved bestilling av flybilletter. Reisende vil være begrenset til maksimalt antall ledsagere du angir her.
Klikk i feltet Tillatte destinasjonsflyplasser og søk etter ønskede flyplasser. Her kan du angi alle flyplasser deltakerne kan reise til for å delta på arrangementet (de kan reise fra hvilken som helst flyplass). Du kan også velge å ikke angi noe her (eller gjøre det senere). Hvis feltet står tomt, kan reisende bestille til hvilken som helst flyplass.
Begynn å skrive navnet eller koden til flyplassen du vil angi. Foreslåtte flyplasser vil dukke opp etter hvert som du skriver.
Huk av for ønsket flyplass.
For å legge til flere flyplasser, søk og gjenta.
Bruk kalenderen og tidsfeltene under Foreslått ankomst før og Foreslått avreise etter for å angi når reisende vil bli oppfordret til å bestille fly. Som standard vil disse datoene følge det du har satt for Arrangementets datoer . Reisende vil bli anbefalt å bestille fly innenfor disse datoene og tidene.
For Hotell:
For å tillate hotellbestilling for dette arrangementet, slå på bryteren.
Klikk Legg til for å angi aktuelle hoteller. Feltet Hotell vil vises. Her kan du angi alle hoteller deltakerne kan bo på i forbindelse med arrangementet. Du kan også velge å ikke angi noe her.
Begynn å skrive navnet på hotellet du ønsker å legge til. Foreslåtte hoteller vil vises etter hvert som du skriver.
Velg ønsket hotell.
For å legge til flere hoteller, klikk Legg til igjen og gjenta.
For Tog
For å tillate togbestilling for dette arrangementet, slå på bryteren.
Ingen ytterligere innstillinger er nødvendig.
For Leiebil
For å tillate leiebilbestilling for dette arrangementet, slå på bryteren.
Ingen ytterligere innstillinger er nødvendig.
Gå gjennom innholdet på fanen Egendefinerte felt .
Malen reisen din bygger på, kan inneholde egendefinerte felt. Verdien for disse kan allerede være satt fra malen. Du kan godta eller endre denne verdien. Hvis feltet ikke har noen verdi, kan det hende du må fylle inn dette.
Du kan også legge til flere egendefinerte felt. Hvis du ønsker å legge til et felt, klikk Legg til. Da kan du velge et egendefinert felt og fylle inn ønsket verdi.
Klikk Opprett. Siden for arrangementet vil vises.
For å legge inn en beskrivelse av arrangementet, klikk Arrangementbeskrivelse. Siden for arrangementbeskrivelse vil åpnes.
Rediger beskrivelsen slik du ønsker. Du kan formatere teksten med fet, kursiv, punktlister, skrifttype, farge og innrykk, samt legge til lenker. Når du er ferdig, klikk Lagre.
For å redigere betalingsmetoder for en bestemt bestillingstype, klikk Betalingsdetaljer. Klikk deretter blyantikonet under Betalingsmetode for ønsket bestillingstype og gjør endringer ved behov. For mer informasjon om de ulike alternativene, se steg 9 i Opprett en mal (for arrangementer og reiser).. Klikk Lagre når du er ferdig.
For å begynne å legge til reisende til dette arrangementet, klikk + Reisende. Merk: Den som legger til en reisende blir automatisk kontaktperson for denne reisendes tur. Dette er personen reisende kan kontakte ved spørsmål. Merk også at hvis du bruker en mal uten invitasjoner, vil det automatisk opprettes en reise for hver deltaker du legger til. For invitasjonsbaserte maler kan du velge å publisere reisene med eller uten e-postinvitasjon.
Slik legger du til ansatte som reisende: Klikk + Reisende og skriv inn navnet eller e-postadressen til brukeren du vil invitere. En liste over brukere som matcher vil vises. Velg brukeren du ønsker å invitere. Gjenta dette for hver ansatt som skal delta.
Slik legger du til en gjest som ikke er ansatt i bedriften: Klikk + Reisende og begynn å skrive inn navn eller e-postadresse i søkefeltet. En liste over brukere som matcher vil vises. Velg brukeren du ønsker å invitere. Gjenta for hver gjest du skal invitere. Hvis gjesten du ønsker å invitere ikke har profil i systemet fra før, klikk Opprett bedriftsgjest og opprett en profil for vedkommende (alle gjesteprofiler må ha e-post, fornavn, etternavn og juridisk enhet). Du har kanskje ikke alltid tilgang til å opprette bedriftsprofiler for gjester.
Slik endrer du innstillinger:
For å endre innstillinger for arrangementet før publisering, velg ønsket alternativ (f.eks. Arrangementparametre) fra Endre menyen, gjør ønskede endringer og klikk Bruk. Disse endringene vil gjelde for alle reisene i arrangementet (bortsett fra de som er endret individuelt og dermed ikke lenger er koblet til arrangementet, eller reiser som allerede er bestilt).
For å endre innstillinger for én eller flere enkeltreiser og reisende, huk av for den aktuelle reisende. Velg ønsket alternativ (f.eks. Reiseparametre) fra Endre menyen nederst på siden og rediger innstillingene som ønsket. Merk at når du endrer en reisendes reiseparametre, vil ikke senere endringer på arrangementnivå gjelde for denne reisen.
Deretter:
For arrangementer med mal uten invitasjoner, blir det automatisk opprettet reiser for deltakerne etter hvert som du legger dem til. Du trenger ikke publisere arrangementet eller reisene.
For arrangementer med invitasjonsbasert mal, kan du publisere reisene ved å klikke Publiser reiser eller se Publiser reiser for et arrangement for mer informasjon. Du vil bli bedt om å velge om deltakerne skal få e-postinvitasjon.
Se og administrer eksisterende arrangementer
Logg inn i Online Booking-verktøyet.
Klikk Reiser. Siden Reiser vil vises.
Velg fanen Arrangementer .
Du kan filtrere på navn, dato eller status for arrangementet (kun for kommende arrangementer).
Velg Kommende i menyen for å se kommende eller pågående arrangementer.
Velg Ferdige i menyen for å se tidligere arrangementer.
Velg Kansellerte i menyen for å se kansellerte arrangementer.
Hvert arrangement som er opprettet vises som en rad. For hvert arrangement vises sted, datoer og bestillingstyper. For arrangementer med upubliserte reiser kan du også publisere disse (med eller uten e-postvarsling).
Finn arrangementet du vil se nærmere på og klikk på det. Siden med detaljer for arrangementet åpnes. For hver reisende vises: Navn, Reisenavn, Reisedato, Reisevindu, Bestillingstyper (tillatt), Reisestatus, Invitasjonsstatus (for arrangementer med invitasjonsbasert mal). Et grønt ikon ved en bestillingstype betyr at reisende har fullført bestillingen for denne typen. Du kan sortere på Reisestatus (f.eks. Avventer). For arrangementer med invitasjonsbasert mal kan du også sortere på Invitasjonsstatus (Invitert, Ikke invitert).
Du kan gå gjennom og endre arrangementets innstillinger, deltakerlisten eller innstillinger for en bestemt reisendes tur.
Endre arrangementparametre
For å endre Arrangementbeskrivelse, klikk på den. Rediger som ønsket og klikk Lagre.
For å redigere eller legge til en Intern merknad, klikk på den. Rediger som ønsket og klikk Lagre.
For å endre arrangementets innstillinger, velg Arrangementparametre i Endre menyen, gjør ønskede endringer og klikk Bruk. Disse endringene vil gjelde for alle reisene i arrangementet (bortsett fra de som er endret individuelt og dermed ikke lenger er koblet til arrangementet, eller reiser som allerede er bestilt).
For å endre kontaktpersoner for arrangementet, velg Arrangementkontakter i Endre menyen, gjør ønskede endringer og klikk Lagre.
Endringer for reisende og deres reiseinnstillinger
For å endre innstillinger for én eller flere enkeltreiser og reisende, huk av for den aktuelle reisende. Velg ønskede innstillinger fra Endre menyen nederst på siden og rediger innstillingene som ønsket. Merk at når du endrer en reisendes reiseparametre, blir denne reisen markert som endret, og senere endringer på arrangementnivå vil ikke gjelde for denne reisen.
For å legge til reisende, klikk + Reisende, søk etter ønsket reisende og velg navnet. For arrangementer med invitasjonsbasert mal må du klikke Publiser reiser (øverst til høyre) for å opprette reisen for vedkommende. For arrangementer uten invitasjoner opprettes reisen automatisk.
For å fjerne en reisende, velg reisen (ved å klikke på reisenavnet). Siden med reisedetaljer åpnes. Velg Kanseller reise i Handlinger menyen. Eventuelle lenker i e-postinvitasjoner som allerede er sendt, vil ikke lenger være gyldige. Merk: Hvis det allerede er gjort bestillinger for arrangementet, må du kansellere disse.
For å laste opp en deltakerliste, klikk Last opp og se instruksjonene i avsnittet Opprett et arrangement på denne siden over.
For å laste ned gjeldende deltakerliste, klikk Last ned i verktøylinjen.
Publiser reiser for et arrangement (for arrangementer hvor invitasjoner er tillatt)
Når du har opprettet et invitasjonsbasert arrangement (f.eks. ved å bruke en mal med invitasjoner), kan du forhåndsvise invitasjoner og publisere reisene som skal brukes til bestillingene. Når du publiserer arrangementet, kan du velge om deltakerne skal motta e-postinvitasjoner.
For arrangementer opprettet med en mal uten invitasjoner, vil reisende som legges til ikke motta e-postinvitasjon, men det opprettes en reise for hver deltaker så snart de legges til. Du (eller en agent) kan deretter bestille reise for hver deltaker ved å klikke på reisen deres i arrangementet. Alternativt kan deltakerne bestille selv.Logg inn i Online Booking-verktøyet.
Klikk Reiser. Siden Reiser vil vises.
Velg fanen Arrangementer .
Velg Kommende for å se kommende arrangementer (hvis det ikke allerede er valgt). Hvert arrangement som er opprettet vises som en rad. For hvert arrangement vises sted, datoer og bestillingstyper.
Finn arrangementet du vil se nærmere på og klikk på raden. Siden for arrangementets reiser åpnes.
For å endre innstillinger for et arrangement hvor noen reiser allerede er publisert, velg Arrangementparametre i Endre menyen, gjør ønskede endringer og klikk Bruk.
Klikk Publiser reiser.
For å publisere reisene i et arrangement uten å sende e-postinvitasjon til deltakerne, klikk Bare publiser.
For å publisere reisene og sende e-postinvitasjon til deltakerne, klikk Publiser og send invitasjoner.
For å teste hvordan invitasjonen ser ut, klikk på lenken som vises (etter at du har klikket Publiser reiser). En invitasjon blir sendt til din e-postadresse.
Etter publisering kan du fortsatt gjøre endringer i enkelte innstillinger for arrangementet og/eller reisende. Endringer vil kun gjelde fremtidige bestillinger, ikke for bestillinger som allerede er gjort (for mer informasjon, se Se og administrer eksisterende arrangementer avsnittet i dette emnet). Eksempler på ting du kan endre:
Navn på arrangement/reise
Beskrivelse av arrangement/reise
Reisedatoer (f.eks. endre start- eller sluttdato)
Betalingsdetaljer
Tillatte bestillingstyper
Antall tillatte ledsagere for fly (opptil 5 ekstra på samme bestilling)
Svar på egendefinerte felt (på vegne av reisende)
Profilfelt for reisen (f.eks. kostnadssted, juridisk enhet)
Legg til flere reisende
Fjern reisende (som ikke har gjort noen bestillinger ennå).
Se rapportering for et arrangement
Du kan se detaljerte nøkkeltall for et arrangement.
Logg inn i Online Booking-verktøyet.
Klikk Reiser. Siden Reiser vil vises.
Velg fanen Arrangementer .
Velg Kommende for å se kommende arrangementer (hvis det ikke allerede er valgt). Du kan også se rapport for ferdige arrangementer.
Finn arrangementet du ønsker rapport for og klikk på raden. Siden for arrangementet åpnes.
Klikk Rapportering. Rapporten for dette arrangementet vises.
Relaterte emner
- Arrangementer (oversikt)
- Bestill reise til et arrangement (ansatt/arrangør)
- Bestill reise til et arrangement (ikke-ansatt/gjest)
- Opprett en mal (for arrangementer og reiser)
Var denne artikkelen nyttig?
Så bra!
Takk for din tilbakemelding
Beklager at vi ikke kunne være mer til hjelp
Takk for din tilbakemelding
Tilbakemeldingen er sendt inn
Vi setter pris på tilbakemeldingen din og vil prøve å rette på artikkelen