Arrangementer (oversikt)

INNHOLDSFORTEGNELSE

• Arrangementer (oversikt)
  • Introduksjon
  • Forutsetninger
  • Kommunikasjon og varsler
  • Unntak og begrensninger
• Relaterte emner

Introduksjon

Med arrangementer kan du invitere deltakere, bestemme hvilke typer bestillinger som er tillatt, angi reisedatoer og tidsrom, velge hvilke betalingsmetoder som kan brukes, samt sende varsler og påminnelser til deltakerne. 

Bare administratorer eller reisebestillere i selskapet kan opprette arrangementer. Deltakerne kan bestille de reisemåtene (fly, tog, bil) og overnattingene (hotell) som administratoren har lagt inn for arrangementet. 

Forutsetninger

Ting du bør tenke på før du oppretter ditt første arrangement.

• Hvis du planlegger å invitere gjester (personer som ikke er ansatte) til arrangementer:

  • Du må ha definert minst én policy i delen Eksterne på siden Policyer . Dette er nødvendig for at det eventuelt skal kunne genereres godkjenninger (avhengig av hvordan du setter opp policyen) for bestillinger utenfor policy gjort av gjestedeltakere. Du kan se over dine policyer for eksterne ved å velge Policyer i menyen Program og deretter utvide delen Eksterne på venstre side under Policy. For å opprette en ny policy for eksterne, klikk på Legg til ny.

  • Selskapet må ha minst én betalingsmetode som er satt opp slik at den kan brukes av Reisende-type "Selskapsgjest"eller"Alle reisende".". Hvis ikke, vil ikke gjester ha et betalingskort de kan bruke til bestillinger knyttet til arrangementet de er invitert til. Du har to alternativer: 

    • For å sjekke om du allerede har en gyldig betalingsmetode, velg Selskap i menyen Program , og deretter Betalingsmetoder i menyen Betaling (til venstre). Sjekk at minst én betalingsmetode (under Sentrale betalingsmetoder ) har feltet Reisende-type satt til enten Alle reisende eller Selskapsgjest. Sjekk også at betalingsmetoden ikke har noen innstillinger eller begrensninger som gjør at den ikke kan brukes av gjester (for eksempel at juridisk enhet ikke stemmer med gjestens, eller at tillatte bestillingsmåter ikke samsvarer med det som er angitt for arrangementet).

    • Hvis det ikke finnes noen gyldig betalingsmetode fra før, kan du legge til en fra arrangementet ved å klikke på Legg til nytt kort i menyen under Betalingsmetode . 

Kommunikasjon og varsler

Hvisadministrator har aktivert e-postinvitasjoner, vildeltakere motta e-post med beskjed om at de er invitert til et arrangement. Hvis ikke, vil deltakerne kun se et nytt arrangementskort på sin Arrangementer side. For alle bestillinger de gjør for å delta på arrangementet, vil deltakerne motta vanlige reisevarsler på e-post. 

Deltakere kan også få påminnelser fra administrator hvis arrangementsdatoen nærmer seg og de ikke har gjort alle nødvendige bestillinger. 

Unntak og begrensninger

• Bare selskapsadministratorer kan gjøre bestillinger som bryter med arrangementets rammer (for eksempel datoer utenfor perioden, eller hotell som ikke er valgt for arrangementet). For å bestille på vegne av en deltaker må administrator:

1. Gå til Bestill siden (ikke Arrangementer siden).
2. Velge den reisende det skal bestilles for.
3. Gjennomføre bestillingen og velge riktig arrangementsnavn i feltet Reisenavn (på side to av Utsjekk ). 

• Reisebyråer, reisende og bestillere kan kun gjøre bestillinger som følger rammene satt av administratoren for arrangementet.
• Reisebyråer har ikke tilgang til Arrangementer siden og kan ikke opprette nye arrangementer. For å bestille for en deltaker må reisebyrået bruke den reisendes Reiser side. 
  

Relaterte emner

• Opprett og publiser et arrangement (kun for administratorer)
• Bestill reise til et arrangement (ansatt/bestiller)
• Bestill reise til et arrangement (ekstern/gjest)