Jóváhagyási szabályzatok beállítása

A szabályzatok segítségével beállíthatja a Spotnana Online Foglalási Eszközt úgy, hogy meghatározza, mikor szükséges jóváhagyás, illetve hogy a vállalaton belül kik jogosultak a munkatársak utazásainak elfogadására vagy elutasítására. 

Szabályzatok

A szabályzatokat az alábbiak szerint lehet beállítani:

• hogy a foglalás véglegesítése előtt kötelező legyen a jóváhagyás (ezt nevezzük szigorú jóváhagyásnak), vagy
• hogy a jóváhagyás csak opcionális legyen, és a foglalás csak akkor kerüljön törlésre, ha a jóváhagyó elutasítja azt (ez az úgynevezett enyhébb jóváhagyás). 

Jóváhagyók

Minden szabályzathoz külön megadhatja a jóváhagyás típusát és a jóváhagyókat. További részletekért lásd: Jóváhagyók hozzárendelése

Jóváhagyási irányítópult

Ezen felül a jóváhagyók a Jóváhagyási irányítópultot is használhatják, ahol áttekinthetik a függőben lévő jóváhagyásokat, illetve megtekinthetik a korábbi foglalásokat és azok jóváhagyási státuszát. További információért lásd: Jóváhagyási irányítópult.

Jóváhagyási művelet beállítása

A jóváhagyási műveleteket és típusokat minden szabályzathoz külön kell megadni. Ha több szabályzatot is használ, mindegyikhez külön beállítást kell elvégeznie.

1. Válassza a Program menüpontot a felső menüsorban. A TMC adminisztrátoroknak ezt követően ki kell választaniuk a Vállalat váltó. 
2. Nyissa le a Szabályzat menüt a bal oldalon. 
3. Kattintson a Utazási szabályzatok (a Szabályzat menüpont alatt). Ekkor megjelenik az Utazási szabályzatok
4. oldal. Válassza ki az Alkalmazott vagy Nem alkalmazott
5. fület attól függően, melyik szabályzatot szeretné szerkeszteni. 
6. Jelölje ki a kívánt szabályzatot. A kiválasztott szabályzat részletei megjelennek. Nyissa le az szakasz. 
7. Keresse meg a Szabálycsoport műveletek szakaszt. 
8. Itt beállíthatja, hogy milyen jóváhagyási lépéseket szeretne az egyes foglalástípusokhoz (repülőjegy, szálloda, autó). Minden foglalástípusnál külön meghatározhatja a szabályos és a szabályon kívüli foglalások jóváhagyási módját. Ha a belföldi és a nemzetközi repülőjegy foglalásokhoz eltérő jóváhagyási beállításokat szeretne, kattintson a Egyéni gombra (ilyenkor külön beállítási lehetőségek jelennek meg mindkettőhöz).
   Megjegyzés: Emellett beállíthatja az ügynöki felülbírálás jóváhagyási módját is, ha engedélyezi, hogy az ügynökök bizonyos szabályokat felülírjanak.
   Hogy mely foglalások minősülnek szabályosnak vagy szabályon kívülinek, azt a többi beállítás határozza meg (a Repülőjegy, Szálloda, Autó szakaszokban).Vasút szakaszok a Általános szakasz alatt találhatók).
   Az engedélyezési műveletek beállításai a következők: 
   • Nincs művelet: Ennél a foglalástípusnál nincs szükség jóváhagyásra.
   • Lágy jóváhagyás: Ennél a foglalástípusnál nincs kötelező jóváhagyás. A jóváhagyó eldöntheti, hogy jóváhagyja vagy elutasítja a foglalást (az engedélyezési határidő lejárta előtt). Ha nem utasítja el, a foglalás automatikusan továbbhalad. Ha elutasítja, a foglalás törlésre kerül. Vasúti foglalások esetén a szolgáltatók korlátozásai miatt (például a sztornózási időszakok és a visszatéríthetőség miatt) a lágy jóváhagyás nem elérhető.
   • Szigorú jóváhagyás: Ehhez a foglalástípushoz kötelező a jóváhagyás. A jóváhagyó eldöntheti, hogy engedélyezi vagy elutasítja a foglalást (az engedélyezési határidő lejárta előtt). Ha nem hagyják jóvá, a foglalás törlésre kerül. Ha jóváhagyják, a folyamat továbbhalad. Vasúti foglalásoknál a szolgáltatók korlátozásai miatt (például a sztornózási időszakok és a visszatéríthetőség miatt) a szigorú jóváhagyás nem elérhető.
   • Passzív jóváhagyás: Ennél a foglalástípusnál nincs szükség jóváhagyásra. A vezető vagy a kijelölt jóváhagyó azonban e-mailben értesítést kap a foglalásról. 
   • Előzetes jóváhagyás: A foglalás folytatásához előzetes jóváhagyás szükséges, mielőtt a foglalás véglegesíthető lenne. A folyamat csak akkor zárul le, ha a jóváhagyás megtörtént. A jóváhagyó az engedélyezési határidő lejárta előtt dönthet a foglalási kérelem jóváhagyásáról vagy elutasításáról. Ha a foglalást nem hagyják jóvá (vagy a jóváhagyási kérelem lejár, mielőtt döntés születne), nem jön létre foglalás. Ha jóváhagyják, a rendszer automatikusan véglegesíti a foglalást, és az utazót értesíti. A jóváhagyónak 24 órája van a döntésre. 
     Megjegyzés:Néhány esetben előfordulhat, hogy az utazónak jóváhagyás után manuálisan kell véglegesítenie a foglalást.Ilyen helyzetekben az utazónak 24 órája van a foglalás véglegesítésére a jóváhagyást követően.Fontos:
     Ha a jóváhagyott ár időközben változik, a foglalás akkor is véglegesíthető, ha az új ár legfeljebb 10%-kal magasabb az eredetileg elfogadottnál. Amennyiben ezt a százalékos értéket módosítani szeretné, kérjük, vegye fel a kapcsolatot a Spotnana ügyfélszolgálatával.Blokkolt foglalás:
   • Ilyen esetben a rendszer nem engedélyezi a foglalást, így jóváhagyásra sincs szükség.Megjegyzés:
     Ez a beállítás kizárólag szabályzaton kívüli foglalások esetén érhető el.Miután minden jóváhagyási beállítást elvégzett, kattintson a
9. Változtatások mentése gombra.Ha az

Jóváhagyó típusa mezőt Kijelölt jóváhagyó értékre állítja, mindenképpen adja meg a kijelölt jóváhagyó személyét is. További részletekért lásd: Jóváhagyók hozzárendelése.Ha az  Jóváhagyó típusa mezőt állítsa az alkalmazott vezetőjére, és mindenképpen adjon meg egy alapértelmezett jóváhagyót is. További részletekért lásd: Jóváhagyók hozzárendelése.