Événements (Aperçu)

TABLE DES MATIÈRES

• Événements (Aperçu)
  • Introduction
  • Prérequis
  • Communications et notifications
  • Substitutions et limitations
• Sujets connexes

Introduction

Les événements vous permettent d'inviter des participants, de spécifier les types de réservations autorisées, de définir les dates et périodes de voyage, de spécifier les méthodes de paiement utilisables, et d'envoyer des notifications et des rappels aux participants. 

Seuls les administrateurs d'entreprise ou les organisateurs de voyages d'entreprise peuvent créer des événements. Les participants peuvent réserver les modes de transport (avion, train, voiture) et l'hébergement (hôtel) demandés par l'administrateur pour l'événement. 

Prérequis

Points à considérer avant de créer votre premier événement.

• Si vous prévoyez d'inviter des invités de l'entreprise (non-employés) à des événements :

  • Vous devez vous assurer d'avoir défini au moins une politique dans la section Non-employé de la page Politiques. Ceci est nécessaire pour que des approbations puissent potentiellement (selon la configuration de la politique) être générées pour toute réservation hors politique effectuée par des participants invités. Vous pouvez consulter vos politiques non-employés (invités) en sélectionnant Politiques dans le menu Programme, puis en développant la section Non-employé à gauche sous Politique. Pour créer une nouvelle politique non-employé, cliquez sur Ajouter.

  • Votre entreprise doit disposer d'au moins une méthode de paiement configurée pour être utilisée par le Type de voyageur « Invité de l'entreprise » ou « Tous les voyageurs ». Sinon, les invités de l'entreprise n'auront pas de carte de crédit qu'ils pourront utiliser pour payer les réservations associées à l'événement auquel vous les avez invités. Vous avez deux options : 

    • Pour vérifier si vous avez déjà une méthode de paiement applicable, sélectionnez Entreprise dans le menu Programme, puis sélectionnez Méthodes de paiement dans le menu Paiement (sur la gauche). Ensuite, assurez-vous qu'au moins un type de paiement (sous la section  Méthodes de paiement centrales) a le champ Type de voyageur défini sur Tous les voyageurs ou Invité de l'entreprise. Assurez-vous également que la méthode de paiement n'a pas de paramètres ou de restrictions qui pourraient l'empêcher d'être utilisée par les utilisateurs invités (par exemple, l'entité juridique ne correspond pas à l'entité juridique de l'invité, les modes de réservation autorisés ne correspondent pas à ceux spécifiés dans l'événement, etc.).

    • S'il n'y a pas de méthodes de paiement applicables déjà définies, vous pouvez en ajouter une depuis l'événement en cliquant sur Ajouter une nouvelle carte depuis le menu dans la section Méthode de paiement. 

Communications et notifications

Si l'administrateur a activé les invitations par e-mail, les participants recevront des notifications par e-mail indiquant qu'ils ont été invités à un événement. Sinon, les participants verront simplement une nouvelle carte d'événement sur leur page Événements. Pour toute réservation effectuée pour assister à l'événement, les participants recevront les e-mails de notification de voyage habituels. 

Les participants peuvent également recevoir des invitations de rappel de l'administrateur si la date de leur événement approche et qu'ils n'ont pas encore effectué toutes les réservations requises. 

Substitutions et limitations

• Seuls les administrateurs d'entreprise peuvent effectuer des réservations qui enfreignent les contraintes de l'événement (par exemple, dates en dehors de la plage définie, dans un hôtel non spécifié). Pour effectuer une réservation pour un participant, les administrateurs d'entreprise :

1. Accèdent à la page Réserver (pas à la page Événements ).
2. Sélectionnent le voyageur pour lequel ils souhaitent réserver un voyage lié à l'événement.
3. Réservent le voyage lié à l'événement et sélectionnent le nom de l'événement pertinent dans le champ Nom du voyage (sur la deuxième page de Paiement). 

• Les agents, les voyageurs et les organisateurs ne peuvent effectuer que des réservations d'événements conformes aux contraintes définies par l'administrateur qui a créé l'événement.
• Les agents ne peuvent pas consulter la page Événements ni créer de nouveaux événements. Pour effectuer des réservations pour un participant à un événement, les agents doivent utiliser la page Voyages du voyageur. 
  

Sujets connexes

• Créer et publier un événement (Administrateurs uniquement)
• Réserver un voyage pour un événement (employé/organisateur)
• Réserver un voyage pour un événement (non-employé/invité)