Crea, publica y administra un evento (versión más reciente)

Creada por Ashish Chaudhary, Modificado el Dom., 5 Oct. a las 4:48 P. M. por Ashish Chaudhary

Crear, publicar y administrar un evento (versión más reciente)

Sólo los usuarios con ciertos roles pueden crear, publicar y administrar eventos. Los administradores de la empresa y los coordinadores de eventos podrán realizar las tareas que se describen a continuación.

TABLA DE CONTENIDOS

Crear, publicar y administrar un evento

Crear un evento

Inicia sesión en la Herramienta de Reservas en Línea.
Haz clic en Viajes. Se mostrará la página de Viajes .
Haz clic en Crear (arriba a la derecha) y selecciona Evento desde plantilla en el menú. Se abrirá la ventana Crear evento desde plantilla .
El campo Organización ya mostrará el nombre de tu empresa. Si eres administrador TMC, selecciona la organización correspondiente.
Selecciona la plantilla que quieres usar para tu evento en el campo Plantilla de viaje . Esto te permitirá heredar los valores predefinidos de esa plantilla. Si no sabes cuál elegir, consulta con tu encargado de viajes. Por ejemplo, para una Orientación de Nuevos Ingresos, podrías usar una plantilla basada en invitaciones.
Ingresa la ubicación del evento en el campo Ubicación .
Escribe el nombre del evento en el campo Nombre . Así es como verán el evento los asistentes que invites.
Configura la Fecha de inicio del evento y la Fecha de fin del evento según corresponda.
Configura la Fecha de inicio de la ventana de viaje y la Fecha de fin de la ventana de viaje para el evento.
- La fecha de inicio debe ser antes de que comience el evento. Recuerda considerar temas como el desfase horario, la distancia y las escalas.
- La fecha de fin debe ser después de que termine el evento.
Haz clic en Configuración avanzada para ver detalles sobre los tipos de reserva. Ten en cuenta que algunas opciones pueden estar preconfiguradas según la plantilla que elegiste. Esta sección tiene 2 pestañas: Tipos de reserva permitidos y Datos del viaje.
La pestaña Datos del viaje muestra los campos del perfil del viajero (por ejemplo, Centro de costos) para los que el administrador de la plantilla haya ingresado o permitido modificar un valor distinto. Si cambias el valor, esto no modificará el perfil del viajero de forma permanente, solo aplicará para los eventos creados con esa plantilla. Para cada campo, se mostrará el valor que haya definido el administrador o, si no, se usará el valor predeterminado del perfil del viajero (que no se muestra aquí). Puedes cambiar estos valores si lo necesitas o dejarlos como están.
Define los tipos de reserva permitidos para este evento en la pestaña Tipos de reserva permitidos (también puedes definir esto más adelante o por viajero). Solo los tipos de reserva habilitados para el evento serán visibles para los asistentes. Si después de publicar el evento necesitas agregar otro tipo de reserva, los administradores y coordinadores pueden añadir esa opción o reservarla para el viajero.
Para Vuelo:
- Para definir los tipos de vuelo permitidos, selecciona una o más de las siguientes opciones en el menú Tipos de vuelo permitidos :
  - Sólo ida
  - Ida y vuelta
  - La ciudad de regreso puede ser diferente a la de salida – útil si los viajeros asisten a más de un evento.
- Usa los botones + y - para definir cuántos acompañantes (por ejemplo, familiares) puede agregar un viajero al reservar vuelos en el campo Acompañantes permitidos . Si habilitas esta opción (poniendo un número mayor a 0), los viajeros podrán hacer clic en Agregar viajeros al reservar vuelos. El número máximo de acompañantes será el que definas aquí.
- Haz clic en el campo Aeropuertos de destino permitidos y busca los aeropuertos que desees. Aquí puedes especificar los aeropuertos a los que los asistentes pueden volar para llegar al evento (pueden salir desde cualquier aeropuerto de origen). Si prefieres, puedes dejar este campo vacío o llenarlo después. Si lo dejas en blanco, los viajeros podrán reservar vuelos a cualquier aeropuerto.
  - Comienza a escribir el nombre o código del aeropuerto que quieras agregar. Se mostrarán los nombres según lo que escribas.
  - Selecciona la casilla del aeropuerto que desees.
  - Para agregar más aeropuertos, busca y repite el proceso.
- Usa el calendario y los campos de hora en Llegada sugerida antes de y Salida sugerida después de para definir cuándo se sugerirá a los viajeros reservar sus vuelos. Por defecto, estas fechas se basan en lo que configuraste en los Fechas del evento . Se animará a los viajeros a reservar vuelos dentro de estas fechas y horarios.
Para Hotel:
- Si quieres permitir reservas de hotel para este evento, activa la opción correspondiente.
- Haz clic en Agregar para definir los hoteles designados. Aparecerá el campo Hotel . Aquí puedes especificar todos los hoteles donde los asistentes pueden hospedarse para el evento. También puedes dejar este campo vacío si lo prefieres.
- Comienza a escribir el nombre del hotel que quieras agregar. Los nombres aparecerán según lo que escribas.
- Selecciona el hotel deseado.
- Para agregar más hoteles, haz clic en Agregar nuevamente y repite el proceso.
Para Tren
- Si quieres permitir reservas de tren para este evento, activa la opción correspondiente.
- No necesitas configurar nada más.
Para Auto
- Si quieres permitir reservas de auto de alquiler para este evento, activa la opción correspondiente.
- No necesitas configurar nada más.
Revisa el contenido de la pestaña Campos personalizados .
- La plantilla en la que se basa tu viaje puede incluir campos personalizados. El valor de estos campos puede venir ya definido por la plantilla. Si es así, puedes aceptarlo o cambiarlo. Si el campo personalizado no tiene valor, puede que se te pida ingresar uno.
- También puedes agregar campos personalizados adicionales. Si quieres agregar uno, haz clic en Agregar. Así podrás seleccionar un campo personalizado y dar una respuesta para ese campo.
Haz clic en Crear. Se mostrará la página del evento.
Para agregar una descripción al evento, haz clic en Descripción del evento. Se abrirá la página de descripción del evento.
- Edita la descripción como prefieras. Puedes darle formato al texto (negritas, cursivas, viñetas, tipo de letra, color, sangría) y agregar enlaces. Cuando termines, haz clic en Guardar.
Para editar cualquiera de los métodos de pago permitidos para un tipo de reserva, haz clic en Detalles de pago. Luego haz clic en el ícono de lápiz bajo Método de pago del tipo de reserva correspondiente y edítalo como necesites. Para más detalles sobre las opciones, revisa el paso 9 de Crear una plantilla (para eventos y viajes).. Haz clic en Guardar al finalizar.
Para comenzar a agregar viajeros a este evento, haz clic en + Viajero. Nota: La persona que agregue al viajero aparecerá como contacto principal para ese viaje. Será la persona a la que el viajero podrá contactar si tiene dudas. Además, si usas una plantilla sin invitación, se creará automáticamente un viaje para cada viajero que agregues. Si usas una plantilla con invitaciones, tendrás la opción de publicar los viajes con o sin enviar invitación por correo.
- Para agregar viajeros que sean empleados: Haz clic en + Viajero y escribe el nombre o correo de la persona que quieres invitar. Aparecerá una lista de usuarios que coincidan. Selecciona a quien deseas invitar. Repite este paso para cada empleado de tu empresa que asista.
- Para agregar un invitado que no sea empleado de tu empresa: Haz clic en + Viajero y comienza a escribir su nombre o correo en el campo de búsqueda. Aparecerá una lista de usuarios que coincidan. Selecciona al invitado que desees. Repite este paso para cada invitado. Si el invitado aún no tiene perfil en el sistema, haz clic en Crear invitado de la empresa y crea un perfil para él (todos los invitados deben tener correo, nombre, apellido y entidad legal). Puede que no siempre tengas permiso para crear perfiles de invitados.
Para modificar parámetros:
- Si quieres cambiar algún ajuste del evento antes de publicarlo, selecciona la opción correspondiente (por ejemplo, Parámetros del evento) en el menú Modificar y edita el parámetro que necesites, luego haz clic en Aplicar. Estos cambios se aplicarán a todos los viajes de los viajeros en el evento (excepto los que hayan sido modificados individualmente y ya no estén vinculados al evento, o los que ya hayan sido reservados).
- Para cambiar parámetros de uno o más viajes y viajeros en particular, marca la casilla del viajero. Selecciona la opción correspondiente (por ejemplo, Parámetros del viaje) en el menú Modificar al final de la página y edita los parámetros que desees. Ten en cuenta que, si editas los parámetros del viaje de un viajero, los cambios que hagas a nivel evento ya no se aplicarán a él.
Luego:
- Para viajes de evento que usan una plantilla sin invitaciones, los viajes se crearán automáticamente para los viajeros que agregues. No necesitas publicar el evento ni los viajes.
- Para viajes de evento que usan una plantilla con invitaciones, puedes publicar los viajes haciendo clic en Publicar viajes o consulta Publicar viajes para un evento para más detalles. Se te preguntará si quieres enviar invitaciones a los asistentes.

Ver y administrar eventos existentes

Inicia sesión en la Herramienta de Reservas en Línea.
Haz clic en Viajes. Se mostrará la página de Viajes .
Selecciona la pestaña Eventos .
Puedes filtrar por nombre del evento, fecha del evento o estado del evento (solo para eventos próximos).
1. Selecciona Próximos en el menú para ver eventos próximos o en curso.
2. Selecciona Completados en el menú para ver eventos pasados.
3. Selecciona Cancelados en el menú para ver eventos cancelados.
Cada evento creado aparecerá como una fila. Para cada evento se muestran la ubicación, fechas y tipos de reserva. Si el evento tiene viajes sin publicar, también podrás publicarlos (con o sin notificación por correo).
Busca el evento que quieras ver y haz clic en él. Se abrirá la página de detalles del evento. Para cada viajero se mostrarán: nombre, nombre del viaje, fecha del viaje, ventana de viaje, tipos de reserva permitidos, estado del viaje, estado de la invitación (para eventos con plantilla basada en invitaciones). Un ícono verde en un tipo de reserva indica que el viajero ya reservó ese tipo. Puedes ordenar por Estado del viaje (por ejemplo, Pendiente). Para eventos con plantilla de invitación, también puedes ordenar por Estado de la invitación (Invitado, No invitado).
Puedes revisar y editar los parámetros del evento, la lista de viajeros o los parámetros de un viaje en particular.
1. Cambiar parámetros del evento
  1. Para cambiar la Descripción del evento, haz clic en ella. Edita lo que necesites y haz clic en Guardar.
  2. Para editar o agregar una Nota interna, haz clic en ella. Edita lo que desees y haz clic en Guardar.
  3. Para cambiar cualquier parámetro del evento, selecciona Parámetros del evento en el menú Modificar y edita los parámetros que necesites, luego haz clic en Aplicar. Estos cambios se aplicarán a todos los viajes de los viajeros en el evento (excepto los que hayan sido modificados individualmente y ya no estén vinculados al evento, o los que ya hayan sido reservados).
  4. Para cambiar los contactos del evento, selecciona Contactos del evento en el menú Modificar y edita lo que necesites, luego haz clic en Guardar.
2. Cambios en viajeros y parámetros de sus viajes
  1. Para cambiar los parámetros de uno o más viajes y viajeros en particular, marca la casilla del viajero. Selecciona los parámetros correspondientes en el menú Modificar al final de la página y edítalos como prefieras. Ten en cuenta que, si editas los parámetros del viaje de un viajero, ese viaje quedará marcado como modificado y los cambios a nivel evento ya no se aplicarán a él.
  2. Para agregar viajeros, haz clic en + Viajero, busca al viajero deseado y selecciónalo. Para eventos con plantilla de invitación, deberás hacer clic en Publicar viajes (arriba a la derecha) para crear el viaje del evento para él. Para eventos con plantilla sin invitación, el viaje se creará automáticamente.
  3. Para quitar a un viajero, selecciona su viaje (haciendo clic en el nombre del viaje). Se abrirá la página de detalles del viaje. Selecciona Cancelar viaje en el menú Acciones . Los enlaces de invitaciones por correo que ya se hayan enviado dejarán de funcionar. Nota: Si ya se hicieron reservas para el evento, se te pedirá cancelarlas.
  4. Para subir una lista de asistentes, haz clic en Cargar y revisa las instrucciones en la sección Crear un evento de esta misma página.
  5. Para descargar la lista actual de asistentes, haz clic en Descargar en la barra de herramientas.

Publicar viajes para un evento (para eventos que permiten invitaciones)

Una vez que hayas creado tu evento con invitaciones (por ejemplo, usando una plantilla con invitaciones), puedes previsualizar las invitaciones y publicar los viajes que se usarán para las reservas del evento. Al publicar el evento, puedes decidir si los asistentes recibirán invitación por correo.

Para eventos creados con plantillas que no usan invitaciones, los viajeros agregados no recibirán invitación por correo, pero se creará un viaje para cada uno en cuanto los agregues. Tú (o un agente) podrán hacer las reservas de viaje para cada viajero desde su viaje en el evento. También puedes dejar que los viajeros hagan sus propias reservas.

Inicia sesión en la Herramienta de Reservas en Línea.
Haz clic en Viajes. Se mostrará la página de Viajes .
Selecciona la pestaña Eventos .
Selecciona Próximos para ver los eventos próximos (si aún no está seleccionado). Cada evento creado aparecerá como una fila. Para cada evento se muestran la ubicación, fechas y tipos de reserva.
Busca el evento que quieras ver y haz clic en su fila. Se abrirá la página de viajes del evento.
- Para modificar los parámetros de un evento que ya tiene viajes publicados, selecciona Parámetros del evento en el menú Modificar edítalos como necesites y haz clic en Aplicar.
Haz clic en Publicar viajes.
- Si quieres publicar los viajes de un evento sin enviar invitaciones por correo a los asistentes, haz clic en Sólo publicar.
- Si quieres publicar los viajes y enviar invitaciones por correo, haz clic en Publicar y enviar invitaciones.
- Para probar cómo se verá la invitación, haz clic en el enlace que aparece después de hacer clic en Publicar viajes. Se enviará una invitación a tu correo.
Una vez publicado, aún puedes hacer cambios en algunos parámetros del evento o de los viajes de los viajeros. Sin embargo, esos cambios sólo aplicarán para reservas futuras, no para las ya realizadas (para más detalles, revisa la sección Ver y administrar eventos existentes de este tema). Algunos ejemplos de lo que puedes cambiar:
- Nombre del evento/viaje
- Descripción del evento/viaje
- Fechas de viaje (por ejemplo, cambiar fecha de inicio o fin)
- Detalles de pago
- Tipos de reserva permitidos
- Número de acompañantes permitidos para vuelos (hasta 5 acompañantes extra en el mismo PNR)
- Respuestas a campos personalizados (en nombre del viajero)
- Valores de campos del perfil para el viaje (por ejemplo, centro de costos, entidad legal)
- Agregar viajeros adicionales
- Quitar viajeros (que todavía no hayan hecho reservas).

Ver reportes de un evento

Puedes consultar métricas detalladas de un evento.

Inicia sesión en la Herramienta de Reservas en Línea.
Haz clic en Viajes. Se mostrará la página de Viajes .
Selecciona la pestaña Eventos .
Selecciona Próximos para ver los eventos próximos (si aún no está seleccionado). También puedes ver reportes de eventos completados.
Busca el evento del que quieras ver el reporte y haz clic en su fila. Se mostrará la página del evento.

Haz clic en Reportes. Se mostrarán las métricas de ese evento.