Eventos (Descripción general)

ÍNDICE

• Eventos (Descripción general)
  • Introducción
  • Requisitos previos
  • Comunicaciones y notificaciones
  • Excepciones y limitaciones
• Temas relacionados

Introducción

Los eventos te permiten invitar asistentes, definir qué tipos de reservas se pueden hacer, establecer fechas y ventanas de viaje, seleccionar los métodos de pago disponibles y enviar notificaciones y recordatorios a los participantes. 

Sólo los Administradores de la empresa o los Organizadores de viajes pueden crear eventos. Los asistentes pueden reservar los medios de transporte (avión, tren, auto, tren) y hospedaje (hotel) que el administrador haya solicitado para el evento. 

Requisitos previos

Cosas que debes tener en cuenta antes de crear tu primer evento.

• Si planeas invitar a personas externas a la empresa (no empleados) a tus eventos:

  • Asegúrate de tener definida al menos una política en la sección de No empleados dentro de la página de Políticas . Esto es necesario para que, según cómo configures la política, se puedan generar aprobaciones para reservas fuera de política hechas por invitados. Puedes revisar tus políticas para invitados seleccionando Políticas en el menú de Programa y luego expandiendo la sección de No empleados en el menú de la izquierda, bajo Política. Para crear una nueva política para no empleados, haz clic en Agregar nueva.

  • Tu empresa debe tener por lo menos un método de pago habilitado para el Tipo de viajero como "Invitado de la empresa" o "Todos los viajeros". De lo contrario, los invitados no tendrán una tarjeta disponible para pagar las reservas asociadas al evento al que los invitaste. Tienes dos opciones: 

    • Para verificar si ya tienes un método de pago habilitado, selecciona Empresa en el menú de Programa y luego elige Métodos de pago en el menú de Pagos (a la izquierda). Después, asegúrate de que al menos un tipo de pago (en la sección de Métodos de pago centralizados tenga el campo Tipo de viajero establecido en Todos los viajeros o Invitado de la empresa. Además, revisa que el método de pago no tenga configuraciones o restricciones que impidan su uso por parte de invitados (por ejemplo, que la razón social no coincida con la del invitado, o que los modos de reserva permitidos no sean los mismos que los del evento, etc.).

    • Si no tienes un método de pago habilitado, puedes agregar uno desde el evento haciendo clic en Agregar una nueva tarjeta en el menú de la sección de Método de pago . 

Comunicaciones y notificaciones

Siel administrador activó el envío de invitaciones por correo electrónico, losasistentes recibirán una notificación por correo avisando que han sido invitados a un evento. De lo contrario, sólo verán una nueva tarjeta de evento en su página de Eventos . Para cualquier reserva que hagan para asistir al evento, recibirán los correos de notificación habituales del viaje. 

Si la fecha del evento se acerca y aún no han realizado todas las reservas necesarias, el administrador también puede enviar recordatorios a los asistentes. 

Excepciones y limitaciones

• Sólo los administradores de la empresa pueden hacer reservas que no cumplan con las restricciones del evento (por ejemplo, fechas fuera del rango definido, o en un hotel diferente al indicado). Para reservar a nombre de un asistente, los administradores deben:

1. Ingresar a la página de Reservar (no la página de Eventos ).
2. Seleccionar al viajero para quien quieren reservar el viaje relacionado al evento.
3. Realizar la reserva y elegir el nombre del evento correspondiente en el campo Nombre del viaje (en la segunda página de Pago ). 

• Los agentes, viajeros y organizadores sólo pueden hacer reservas para eventos que cumplan con las restricciones establecidas por el administrador que creó el evento.
• Los agentes no pueden ver la página de Eventos ni crear nuevos eventos. Para hacer reservas a nombre de un asistente, los agentes deben usar la página de Viajes del viajero. 
  

Temas relacionados

• Crear y publicar un evento (sólo administradores)
• Reservar viaje para un evento (empleado/organizador)
• Reservar viaje para un evento (no empleado/invitado)