إنشاء حدث ونشره وإدارته (أحدث إصدار)
يقتصر إنشاء الأحداث ونشرها وإدارتها على المستخدمين الذين لديهم أدوار محددة فقط. سيتمكن مسؤولو الشركة ومنسقو الأحداث من تنفيذ المهام الموضحة في الإجراءات التالية. جدول المحتويات
إنشاء حدث جديد
سجّل الدخول إلى أداة الحجز عبر الإنترنت.
انقر على الرحلات. ستظهر صفحة الرحلات .
انقر على إنشاء (في أعلى يمين الصفحة) واختر حدث من قالب من القائمة. ستظهر نافذة إنشاء حدث من قالب .
سيتم تعيين حقل المؤسسة مسبقًا باسم شركتك. إذا كنت مسؤول TMC، اختر المؤسسة المناسبة.
اختر القالب الذي ترغب باستخدامه لهذا الحدث من حقل قالب الرحلة . سيتيح لك ذلك الاستفادة من القيم المحددة مسبقًا في القالب الذي اخترته. إذا لم تكن متأكدًا من القالب المناسب، يمكنك الاستفسار من مدير السفر في شركتك. على سبيل المثال، في حال تنظيم لقاء تعريف للموظفين الجدد، قد يكون من الأنسب استخدام قالب يعتمد على الدعوات.
أدخل موقع الحدث في حقل الموقع .
أدخل اسم الحدث في حقل الاسم . هذا هو الاسم الذي سيظهر للحضور عند دعوتهم.
حدد تاريخ بدء الحدث و تاريخ انتهاء الحدث حسب الحاجة.
حدد تاريخ بدء نافذة السفر و تاريخ نهاية نافذة السفر الخاصة بالحدث.
يفضل أن يكون تاريخ بدء نافذة السفر قبل موعد بدء الحدث. تأكد من مراعاة عوامل مثل فرق التوقيت، ومسافة السفر، وعدد التوقفات.
ويُفضل أن يكون تاريخ نهاية نافذة السفر بعد انتهاء الحدث.
انقر على الإعدادات المتقدمة لعرض تفاصيل أنواع الحجز المتاحة. لاحظ أن بعض الإعدادات في هذا القسم قد تكون محددة مسبقًا بناءً على القالب الذي اخترته. يحتوي هذا القسم على تبويبين، هما: أنواع الحجز المسموحة و بيانات الرحلة.
يحتوي تبويب بيانات الرحلة على أي حقول تخص ملف المسافر (مثل مركز التكلفة) قام مسؤول القالب بتحديد قيمة مختلفة لها أو أتاح لك تغييرها. لاحظ أن تغيير القيمة هنا لن يؤثر بشكل دائم على ملف المسافر، بل سيطبق فقط على الأحداث التي يتم إنشاؤها باستخدام هذا القالب. لكل حقل، إما ستجد قيمة محددة من المسؤول أو سيتم استخدام القيمة الافتراضية من ملف المسافر (ولكنها لن تظهر هنا). يمكنك تعديل هذه القيم إذا لزم الأمر أو تركها كما هي.
حدد أنواع الحجز المسموحة لهذا الحدث من تبويب أنواع الحجز المسموحة (يمكنك أيضًا تعديلها لاحقًا أو تخصيصها لكل مسافر على حدة). لن تظهر للمشاركين إلا أنواع الحجز التي تم تفعيلها لهذا الحدث. إذا احتجت لإضافة نوع حجز جديد بعد نشر الحدث، يمكن للمسؤولين والمنسقين إضافة هذا الخيار أو حجزه للمسافر.
بالنسبة إلى الطيران:
لتحديد أنواع الرحلات الجوية المتاحة، اختر واحدًا أو أكثر من الخيارات التالية من قائمة أنواع الرحلات المسموحة :
اتجاه واحد
ذهاب وعودة
يمكن أن يختلف موقع العودة عن موقع الانطلاق - مفيد في حال كان على المسافر حضور أكثر من حدث.
استخدم زري + و - لتحديد عدد المرافقين (مثل أفراد الأسرة) الذين يمكن للمسافر حجز تذاكر طيران لهم في حقل المرافقون المسموح بهم . إذا تم تفعيل هذا الخيار (بتعيين قيمة أكبر من 0)، سيتمكن المسافرون من النقر على إضافة مسافرين عند حجز الرحلات الجوية. وسيقتصر عدد المرافقين على الحد الأقصى الذي تحدده هنا.
انقر داخل حقل المطارات المسموح بها للوجهة وابحث عن المطارات المطلوبة. يمكنك من خلال هذا الحقل تحديد جميع المطارات التي يمكن للحضور حجز رحلات إليها لحضور الحدث (ويمكنهم الانطلاق من أي مطار). يمكنك أيضًا ترك هذا الحقل فارغًا أو تعديله لاحقًا. إذا تركته فارغًا، سيتمكن المسافرون من الحجز لأي مطار.
ابدأ بكتابة اسم أو رمز المطار الذي ترغب في تحديده. ستظهر أسماء المطارات بناءً على ما أدخلته.
حدد مربع الاختيار بجانب المطار المطلوب.
لإضافة مطارات أخرى، ابحث وكرر الخطوات.
استخدم التقويم وحقول الوقت تحت خيار موعد الوصول المقترح قبل و موعد المغادرة المقترح بعد لتحديد الأوقات التي يُنصح فيها المسافرون بالحجز. بشكل افتراضي، ستعتمد هذه التواريخ على ما حددته في تواريخ الحدث . سيُشجع المسافرون على الحجز ضمن هذه التواريخ والأوقات.
بالنسبة إلى الفنادق:
لتفعيل إمكانية حجز الفنادق لهذا الحدث، قم بتفعيل الخيار المخصص لذلك.
انقر على إضافة لتحديد الفنادق المعتمدة. سيظهر حقل الفندق . يمكنك من خلال هذا الحقل تحديد جميع الفنادق التي يمكن للحضور الإقامة فيها أثناء الحدث. كما يمكنك عدم تحديد أي فندق إذا رغبت.
ابدأ بكتابة اسم الفندق الذي ترغب في اختياره. ستظهر أسماء الفنادق بناءً على ما أدخلته.
اختر الفندق المطلوب.
لإضافة فنادق أخرى، انقر على إضافة مرة أخرى وكرر الخطوات.
بالنسبة إلى القطارات
لتفعيل حجز القطارات لهذا الحدث، قم بتفعيل الخيار المخصص لذلك.
لا توجد إعدادات إضافية مطلوبة.
بالنسبة إلى السيارات
لتفعيل حجز السيارات لهذا الحدث، قم بتفعيل الخيار المخصص لذلك.
لا توجد إعدادات إضافية مطلوبة.
راجع محتوى تبويب الحقول المخصصة .
قد يتضمن القالب الذي أنشأت عليه الرحلة حقولاً مخصصة، وقد تكون قيم هذه الحقول محددة مسبقًا. يمكنك قبول القيمة أو تعديلها. إذا لم يكن هناك قيمة محددة، قد يُطلب منك إدخالها.
يمكنك أيضًا إضافة حقول مخصصة إضافية. إذا رغبت في ذلك، انقر على إضافة. سيسمح لك ذلك باختيار الحقل المخصص وإدخال الإجابة المناسبة.
انقر على إنشاء. ستظهر صفحة الحدث.
لإضافة وصف للحدث، انقر على وصف الحدث. ستظهر صفحة وصف الحدث.
قم بتحرير الوصف كما ترغب. يمكنك تنسيق النص باستخدام خيارات مثل: عريض، مائل، تعداد نقطي، اختيار الخط، اللون، المسافة البادئة، بالإضافة إلى إمكانية إضافة روابط. عند الانتهاء، انقر على حفظ.
لتعديل أي من طرق الدفع المسموح بها لنوع حجز معين، انقر على تفاصيل الدفع، ثم انقر على أيقونة القلم بجانب طريقة الدفع لنوع الحجز المطلوب وعدّل كما يلزم. لمزيد من التفاصيل حول الخيارات المتاحة، راجع الخطوة 9 من إنشاء قالب (للأحداث والرحلات).. انقر على حفظ عند الانتهاء.
لبدء إضافة المسافرين إلى هذا الحدث، انقر على + مسافر. ملاحظة: سيتم إدراج اسم المستخدم الذي أضاف المسافر كنقطة اتصال لرحلة ذلك المسافر، بحيث يمكن للمسافر التواصل معه في حال وجود أي استفسارات. لاحظ أيضًا أنه إذا كنت تستخدم قالبًا لا يعتمد على الدعوات، سيتم إنشاء رحلة تلقائيًا لكل مسافر عند إضافته. أما في القوالب المعتمدة على الدعوات، فسيكون لديك خيار نشر الرحلات مع أو بدون إرسال دعوة عبر البريد الإلكتروني.
لإضافة مسافرين من موظفي الشركة: انقر على + مسافر وأدخل اسم أو بريد المستخدم الذي ترغب بدعوته. ستظهر قائمة بالمستخدمين المطابقين. اختر المستخدم المطلوب وكرر الخطوة لكل موظف ترغب بدعوته.
لإضافة ضيف ليس من موظفي الشركة: انقر على + مسافر وبدأ بكتابة اسمه أو بريده الإلكتروني في حقل البحث. ستظهر قائمة بالمستخدمين المطابقين. اختر الضيف المطلوب وكرر الخطوة لكل ضيف ترغب بدعوته. إذا لم يكن للضيف حساب في النظام بعد، انقر على إنشاء ضيف للشركة وأنشئ له ملفًا (يجب أن يتضمن البريد الإلكتروني والاسم الأول واسم العائلة والكيان القانوني). قد لا يكون لديك دائمًا صلاحية إنشاء ملفات للضيوف.
لتعديل الإعدادات:
لتغيير أي من إعدادات الحدث قبل النشر، اختر الخيار المناسب (مثل معاملات الحدث) من قائمة تعديل ثم عدّل أي إعداد حسب الحاجة وانقر على تطبيق. ستطبق هذه التغييرات على جميع رحلات المسافرين في الحدث (باستثناء الرحلات التي تم تعديلها بشكل فردي أو التي تم حجزها بالفعل).
لتغيير أي إعدادات لرحلة أو أكثر لمسافرين محددين، حدد مربع الاختيار بجانب اسم المسافر، ثم اختر الخيار المناسب (مثل معاملات الرحلة) من قائمة تعديل أسفل الصفحة وعدّل الإعدادات كما ترغب. لاحظ أنه بمجرد تعديل إعدادات رحلة مسافر معين، لن تنطبق عليه التغييرات المستقبلية على مستوى الحدث.
بعد ذلك:
بالنسبة للرحلات التي تستخدم قالبًا لا يعتمد على الدعوات، سيتم إنشاء رحلة تلقائيًا لكل مسافر عند إضافته، ولا تحتاج لنشر الحدث أو الرحلات.
أما الرحلات التي تستخدم قالبًا معتمدًا على الدعوات، يمكنك نشر رحلات الحدث بالنقر على نشر الرحلات أو الرجوع إلى نشر الرحلات لحدث لمزيد من التفاصيل. سيُطلب منك تحديد ما إذا كنت ترغب بإرسال دعوات للحضور عبر البريد الإلكتروني.
عرض الأحداث الحالية وإدارتها
سجّل الدخول إلى أداة الحجز عبر الإنترنت.
انقر على الرحلات. ستظهر صفحة الرحلات .
اختر تبويب الأحداث .
يمكنك التصفية حسب اسم الحدث أو تاريخ الحدث أو حالة الحدث (للأحداث القادمة فقط).
اختر القادمة من القائمة لعرض الأحداث القادمة أو الجارية.
اختر المكتملة من القائمة لعرض الأحداث السابقة.
اختر الملغاة من القائمة لعرض الأحداث الملغاة.
سيظهر كل حدث تم إنشاؤه في صف منفصل، مع عرض الموقع والتواريخ وأنواع الحجز لكل حدث. إذا كان هناك رحلات لم تُنشر بعد، يمكنك نشرها (مع أو بدون إشعار عبر البريد الإلكتروني).
حدد الحدث الذي ترغب بعرضه وانقر عليه. ستظهر صفحة تفاصيل الحدث. لكل مسافر ستظهر المعلومات التالية: اسم المسافر، اسم الرحلة، تاريخ الرحلة، نافذة السفر، أنواع الحجز المسموحة، حالة الرحلة، حالة الدعوة (للأحداث المعتمدة على الدعوات). وجود أيقونة خضراء بجانب نوع الحجز تعني أن المسافر أكمل الحجز لهذا النوع. يمكنك الترتيب حسب حالة الرحلة (مثل: قيد الانتظار). للأحداث التي تعتمد على الدعوات، يمكنك أيضًا الترتيب حسب حالة الدعوة (مدعو، غير مدعو).
يمكنك مراجعة وتعديل إعدادات الحدث، قائمة المسافرين، أو إعدادات رحلة أي مسافر على حدة.
تعديل إعدادات الحدث
لتعديل وصف الحدث، انقر عليه. عدّل كما ترغب ثم انقر على حفظ.
لإضافة أو تعديل ملاحظة داخلية، انقر عليها. عدّل كما ترغب ثم انقر على حفظ.
لتعديل أي من إعدادات الحدث، اختر معاملات الحدث من قائمة تعديل ثم عدّل أي إعداد حسب الحاجة وانقر على تطبيق. ستطبق هذه التغييرات على جميع رحلات المسافرين في الحدث (باستثناء الرحلات التي تم تعديلها بشكل فردي أو التي تم حجزها بالفعل).
لتغيير جهات الاتصال الخاصة بالحدث، اختر جهات اتصال الحدث من قائمة تعديل ثم عدّل كما ترغب وانقر على حفظ.
تغييرات على المسافرين وإعدادات رحلاتهم
لتعديل إعدادات رحلة أو أكثر لمسافرين محددين، حدد مربع الاختيار بجانب اسم المسافر، ثم اختر الإعدادات المطلوبة من قائمة تعديل أسفل الصفحة وعدّل الإعدادات كما ترغب. لاحظ أنه بمجرد تعديل إعدادات رحلة مسافر معين، سيتم اعتبار الرحلة معدلة ولن تنطبق عليها التغييرات المستقبلية على مستوى الحدث.
لإضافة مسافرين، انقر على + مسافر، وابحث عن المسافر المطلوب ثم اختر اسمه. في الأحداث المعتمدة على الدعوات، ستحتاج إلى النقر على نشر الرحلات (أعلى يمين الصفحة) لإنشاء رحلة الحدث لهم. أما في الأحداث التي لا تعتمد على الدعوات، فسيتم إنشاء الرحلة تلقائيًا.
لإزالة مسافر، اختر رحلته (بالنقر على اسم الرحلة). ستظهر صفحة تفاصيل الرحلة. اختر إلغاء الرحلة من قائمة الإجراءات . أي روابط في الدعوات المرسلة عبر البريد الإلكتروني ستصبح غير صالحة. ملاحظة: إذا تم إجراء أي حجوزات بالفعل لهذا الحدث، سيُطلب منك إلغاء هذه الحجوزات.
لرفع قائمة الحضور، انقر على رفع ثم راجع التعليمات في قسم إنشاء حدث جديد في هذه الصفحة أعلاه.
لتحميل قائمة الحضور الحالية، انقر على تنزيل من شريط الأدوات.
نشر الرحلات لحدث (للأحداث التي تتيح الدعوات)
بعد إنشاء حدثك المعتمد على الدعوات (مثلاً باستخدام قالب يعتمد على الدعوات)، يمكنك معاينة الدعوات ونشر الرحلات التي ستستخدم للحجز. عند نشر الحدث، يمكنك تحديد ما إذا كنت ترغب في إرسال الدعوات عبر البريد الإلكتروني للحضور.
أما في الأحداث التي تم إنشاؤها باستخدام قالب لا يعتمد على الدعوات، فلن يتلقى المسافرون دعوات عبر البريد الإلكتروني، ولكن سيتم إنشاء رحلة لكل مسافر بمجرد إضافته. بعد ذلك يمكنك (أو يمكن للوكيل) البدء بحجز السفر لكل مسافر من خلال النقر على رحلته ضمن الحدث. كما يمكن للمسافر الحجز بنفسه.سجّل الدخول إلى أداة الحجز عبر الإنترنت.
انقر على الرحلات. ستظهر صفحة الرحلات .
اختر تبويب الأحداث .
اختر القادمة لعرض الأحداث القادمة (إذا لم يكن محددًا بالفعل). سيظهر كل حدث تم إنشاؤه في صف منفصل، مع عرض الموقع والتواريخ وأنواع الحجز لكل حدث.
حدد الحدث الذي ترغب بعرضه وانقر على صفه. ستظهر صفحة رحلات الحدث.
لتعديل إعدادات حدث تم نشر بعض رحلاته بالفعل، اختر معاملات الحدث من قائمة تعديل ، ثم عدّل كما يلزم وانقر على تطبيق.
انقر على نشر الرحلات.
لنشر الرحلات دون إرسال دعوات عبر البريد الإلكتروني، انقر على نشر فقط.
لنشر الرحلات مع إرسال دعوات عبر البريد الإلكتروني، انقر على نشر وإرسال الدعوات.
لاختبار شكل الدعوة، انقر على الرابط المتوفر (بعد النقر على نشر الرحلات). ستصلك الدعوة على بريدك الإلكتروني.
بعد النشر، لا يزال بإمكانك تعديل بعض إعدادات الحدث أو رحلات المسافرين. لكن أي تغييرات ستطبق فقط على الحجوزات المستقبلية، وليس الحجوزات التي تم إجراؤها بالفعل (لمزيد من التفاصيل، راجع قسم عرض الأحداث الحالية وإدارتها في هذا الموضوع). من الأمثلة على ما يمكنك تغييره:
اسم الحدث/الرحلة
وصف الحدث/الرحلة
تواريخ السفر (مثل تغيير تاريخ البداية أو النهاية)
تفاصيل الدفع
أنواع الحجز المسموحة
عدد المرافقين المسموح بهم في الرحلات الجوية (حتى 5 مرافقين إضافيين على نفس الحجز)
الإجابات على الحقول المخصصة (بالنيابة عن المسافر)
قيم حقول ملف الرحلة (مثل مركز التكلفة أو الكيان القانوني)
إضافة مسافرين إضافيين
إزالة مسافرين (لم يقوموا بأي حجوزات بعد).
عرض التقارير الخاصة بالحدث
يمكنك الاطلاع على إحصائيات مفصلة حول الحدث.
سجّل الدخول إلى أداة الحجز عبر الإنترنت.
انقر على الرحلات. ستظهر صفحة الرحلات .
اختر تبويب الأحداث .
اختر القادمة لعرض الأحداث القادمة (إذا لم يكن محددًا بالفعل). يمكنك أيضًا عرض تقرير للأحداث المكتملة.
حدد الحدث الذي ترغب بعرض تقريره وانقر على صفه. ستظهر صفحة الحدث.
انقر على التقارير. ستظهر مؤشرات الأداء الخاصة بهذا الحدث.
مواضيع ذات صلة
- الأحداث (نظرة عامة)
- حجز السفر لحدث (موظف/منسق)
- حجز السفر لحدث (غير موظف/ضيف)
- إنشاء قالب (للأحداث والرحلات)
هل كانت هذه المقالة مفيدة؟
هذا رائع!
شكرًا لك على ملاحظاتك
نعتذر أننا لم نتمكن من إفادتك
شكرًا لك على ملاحظاتك
تم إرسال الملاحظات
نحن نقدر جهودك وسنحاول تحسين المقالة