Direktefakturering for leiebiler

Mange leverandører av leiebiler tilbyr en ordning med direktefakturering, der alle bestillinger for et selskap knyttes til ett felles fakturanummer, og alle betalinger samles på én samlet faktura.

Administratorer kan sette opp direktefakturering for leiebiler i Spotnana. Dette gjør at reisende kan bestille leiebil uten å måtte oppgi betalingsinformasjon ved bestilling. Kostnadene for leiebilen faktureres da direkte til virksomheten. Eventuelle retningslinjer og nødvendige godkjenninger vil fortsatt gjelde. 

I tillegg må du legge inn et sentralt betalingskort som betalingsmåte for Spotnana sin serviceavgift, siden direktefakturering kun gjelder selve leiebilkostnaden.

MERK: Reisende må oppgi sitt lojalitetsnummer til leiebilselskapet når de henter bilen. Dette fordi lojalitetsnummeret ikke automatisk legges til bestillingen ved bruk av direktefakturering. 

Sett opp direktefakturering for et leiebilselskap 

1. Logg inn i Online Booking Tool. 
2. Velg Selskap i Program menyen. Generelt siden vises nå.
3. Velg Betalingsmetoder i Betaling seksjonen til venstre. Du får nå opp de ulike betalingsmetodene. 
4. Bla ned til Direktefaktureringsprogram seksjonen. Direktefakturering er kun tilgjengelig for leiebiler.
5. Klikk på Legg til ny. Innstillingsvinduet for nytt leiebilprogram åpnes.  
6. Velg navnet på leiebilselskapet. Du kan bruke søkefunksjonen. 
7. Skriv inn Direktefaktureringsnummeret. 
8. Skriv inn et Programnavn.
9. Bruk menyen Brukerroller til å velge hvilke roller i selskapet som skal ha tilgang til å bruke direktefakturering ved bestilling av leiebil. Du kan velge mellom Alle eller Bare administratorer og agenter. 
10. Bruk menyen for reisendetyper for å velge hvilke typer reisende i selskapet som kan bruke direktefakturering ved leiebilbestilling. Du kan velge mellom Alle reisende, Ansatt, Gjest av selskapet, Privat gjest. Du kan velge flere alternativer.
11. Angi hvilke brukeres lokasjoner som skal ha tilgang til å bruke direktefakturering ved leiebilbestilling. Du kan velge mellom følgende: 
    • Alle ansatte i selskapet - Muligheten til å bruke direktefakturering for leiebilbestillinger vil ikke være begrenset av lokasjon. 
    • Bare ansatte i bestemte land, juridiske enheter, avdelinger eller kostnadssentre - Du får da opp en meny hvor du kan velge type lokasjon. Alternativene er Juridiske enheter, Land/regioner, Avdelinger, Kostnadssentre. Når du har valgt type lokasjon, kan du søke opp og velge de spesifikke stedene (for eksempel et bestemt land eller kostnadssenter) som skal ha tilgang til direktefakturering ved leiebilbestilling. 
12. Klikk på Lagre når du er ferdig. 

MERK: Du kan endre eller fjerne en eksisterende direktefaktureringsordning for en leiebilleverandør ved å klikke på de tre prikkene helt til høyre på raden, og deretter velge Rediger eller Fjern etter behov.