Eventos (Descripción general)

ÍNDICE

• Eventos (Descripción general)
  • Introducción
  • Requisitos previos
  • Comunicaciones y notificaciones
  • Excepciones y limitaciones
• Temas relacionados

Introducción

Los eventos le permiten invitar asistentes, definir los tipos de reservas permitidas, establecer fechas y ventanas de viaje, indicar los métodos de pago disponibles y enviar notificaciones y recordatorios a los participantes. 

Sólo los administradores de la empresa o los gestores de viajes pueden crear eventos. Los asistentes pueden reservar los medios de transporte (avión, tren, coche, tren) y el alojamiento (hotel) que el administrador haya habilitado para el evento. 

Requisitos previos

Cosas que debe tener en cuenta antes de crear su primer evento.

• Si tiene previsto invitar a invitados externos (personas ajenas a la empresa) a los eventos:

  • Debe asegurarse de haber definido al menos una política en la sección No empleados de la página de Políticas . Esto es necesario para que, dependiendo de cómo configure la política, se puedan generar aprobaciones para cualquier reserva fuera de política realizada por los invitados. Puede revisar las políticas para no empleados (invitados) seleccionando Políticas en el menú Programa y luego expandiendo la sección No empleados en el panel izquierdo, dentro de Política. Para crear una nueva política para no empleados, haga clic en Agregar nueva.

  • Su empresa debe contar con al menos un método de pago configurado para permitir su uso por el Tipo de viajero como "Invitado de empresa" o "Todos los viajeros". De lo contrario, los invitados de empresa no tendrán una tarjeta de crédito disponible para pagar las reservas asociadas al evento al que fueron invitados. Tiene dos opciones: 

    • Para comprobar si ya dispone de un método de pago aplicable, seleccione Empresa en el menú Programa y luego elija Métodos de pago en el menú de Pagos (a la izquierda). Después, asegúrese de que al menos un tipo de pago (en la sección Métodos de pago centralizados tenga el campo Tipo de viajero configurado como Todos los viajeros o Invitado de empresa. Además, verifique que el método de pago no tenga configuraciones o restricciones que impidan su uso por parte de los invitados (por ejemplo, que la entidad legal no coincida con la del invitado, o que los modos de reserva permitidos no correspondan con los especificados en el evento, etc.).

    • Si no hay ningún método de pago aplicable ya definido, puede agregar uno desde el propio evento haciendo clic en Agregar una nueva tarjeta en el menú de la sección Método de pago . 

Comunicaciones y notificaciones

Siel administrador ha activado el envío de invitaciones por correo electrónico, losasistentes recibirán un correo notificándoles que han sido invitados a un evento. Si no es así, los asistentes solo verán una nueva tarjeta de evento en su página de Eventos . Para cualquier reserva que realicen para asistir al evento, recibirán los correos de notificación habituales de viaje. 

Si la fecha del evento se acerca y los asistentes aún no han realizado todas las reservas necesarias, el administrador también podrá enviarles recordatorios. 

Excepciones y limitaciones

• Sólo los administradores de la empresa pueden realizar reservas que no cumplan con las restricciones del evento (por ejemplo, fechas fuera del rango definido, o en un hotel no especificado). Para reservar en nombre de un asistente, los administradores deben:

1. Acceder a la página de Reservar (no a la página de Eventos ).
2. Seleccionar al viajero para quien desean gestionar la reserva relacionada con el evento.
3. Realizar la reserva correspondiente al evento y seleccionar el nombre del evento en el campo Nombre del viaje (en la segunda página de Pago ). 

• Los agentes, viajeros y gestores sólo pueden hacer reservas para eventos que cumplan con las restricciones establecidas por el administrador que creó el evento.
• Los agentes no pueden ver la página de Eventos ni crear nuevos eventos. Para reservar en nombre de un asistente, los agentes deben utilizar la página de Viajes del viajero. 
  

Temas relacionados

• Crear y publicar un evento (solo administradores)
• Reservar viaje para un evento (empleado/gestor)
• Reservar viaje para un evento (no empleado/invitado)