Eventos (Descripción general)

ÍNDICE

• Eventos (Descripción general)
  • Introducción
  • Requisitos previos
  • Comunicaciones y notificaciones
  • Excepciones y limitaciones
• Temas relacionados

Introducción

Con los eventos puedes invitar a los asistentes, definir qué tipos de reservas están permitidas, establecer fechas y rangos de viaje, elegir los métodos de pago disponibles y enviar notificaciones y recordatorios a los participantes.

Sólo los usuarios que pertenezcan a los grupos Company Admins o Company Travel Arrangers o que tengan asignado el rol de Event Management Administrator pueden crear eventos. Los asistentes podrán reservar los medios de transporte (avión, tren, coche, tren) y alojamiento (hotel) que estos administradores u organizadores hayan definido para el evento.

Requisitos previos

Cosas que debes tener en cuenta antes de crear tu primer evento.

• Si tienes pensado invitar a personas externas a la empresa (que no sean empleados) a tus eventos:

  • Debe asegurarse de haber definido al menos una política en la pestaña No empleados de la página de Políticas de viaje. Esto es necesario para que, según cómo configure la política, puedan generarse aprobaciones si un invitado realiza una reserva fuera de política. Puede revisar las políticas para no empleados (invitados) haciendo clic en Programa (en el menú superior), seleccionando Políticas de viaje en la sección Política y luego eligiendo la pestaña No empleados en la página de Políticas de viaje. Si desea crear una nueva política para no empleados, haga clic en Agregar política.

  • Su empresa debe contar con al menos un método de pago configurado para permitir su uso por el Tipo de viajero de "Cinvitado de la empresa" o "Todos los viajeros". De lo contrario, los invitados de la empresa no tendrán una tarjeta de crédito disponible para pagar las reservas relacionadas con el evento al que los ha invitado. Tiene dos alternativas: 

    • Para verificar si ya cuenta con un método de pago válido, haga clic en Programa en el menú superior y luego seleccione Métodos de pago en el menú de Pagos y tarifas (ubicado a la izquierda). Después, asegúrese de que al menos un tipo de pago (en la pestaña  Central ) tenga el Tipo de perfil configurado como Todos los viajeros o invitado de la empresa. Además, asegúrese de que el método de pago no tenga configuraciones o restricciones que impidan su uso por parte de usuarios invitados (por ejemplo, que la entidad legal asociada no coincida con la del invitado, o que los modos de reserva permitidos no correspondan con los definidos para el evento, entre otros casos).

    • Si aún no hay métodos de pago disponibles, puede agregar uno directamente desde el evento haciendo clic en Agregar nueva tarjeta en el menú de la sección Método de pago. 

Comunicaciones y notificaciones

Si el administrador o el organizador han habilitado el envío de invitaciones por correo electrónico, los asistentes recibirán una notificación por correo cuando sean invitados a un evento. De lo contrario, solo verán una nueva tarjeta de evento en la página de Eventos. Cuando realicen una reserva para asistir al evento, recibirán los correos habituales de notificación de viaje. 

Si la fecha del evento se acerca y algún asistente aún no ha completado sus reservas, es posible que el administrador o el organizador les envíen recordatorios. 

Excepciones y limitaciones

• Sólo los administradores y organizadores de la empresa pueden hacer reservas que no cumplan con las restricciones del evento (por ejemplo, fechas fuera del rango permitido o en hoteles no especificados). Para reservar en nombre de un asistente, los administradores u organizadores pueden:

1. Ingresar a la página Reservar (no la Eventos página).
2. Seleccione al viajero para quien desea reservar el viaje relacionado con el evento.
3. Reserve el viaje para el evento y elija el nombre correspondiente del evento en el Nombre del viaje campo (en la segunda Finalizar compra página). 

• Los agentes TMC, los viajeros y los organizadores de la empresa solo pueden hacer reservas para eventos que cumplan con las restricciones definidas por el administrador que creó el evento.
• Los agentes TMC no pueden ver la Eventos ni crear nuevos eventos. Para reservar para un asistente a un evento, los agentes deben usar la página de Viajes del viajero.
  

Temas relacionados

• Crear, publicar y gestionar un evento (solo administradores y organizadores de la empresa)
• Reservar viaje para un evento (empleado/organizador)
• Reservar viaje para un evento (no empleado/invitado)