Eventos (descripción general)

ÍNDICE

• Eventos (descripción general)
  • Introducción
  • Requisitos previos
  • Comunicaciones y notificaciones
  • Excepciones y limitaciones
• Temas relacionados

Introducción

Los eventos le permiten invitar a asistentes, especificar los tipos de reservas permitidas, establecer fechas y periodos de viaje, indicar los métodos de pago disponibles y enviar notificaciones y recordatorios a los asistentes.

Solo los usuarios que pertenezcan a los grupos Company Admins o Company Travel Arrangers, o que tengan asignado el rol Event Management Administrator, pueden crear eventos. Los asistentes pueden reservar los medios de viaje (vuelo, tren, coche de alquiler) y el alojamiento (hotel) que estos usuarios administradores u organizadores hayan solicitado para el evento.

Requisitos previos

Aspectos a tener en cuenta antes de crear su primer evento.

• Si tiene previsto invitar a invitados de la empresa (personas que no son empleados) a eventos:

  • Debe asegurarse de que ha definido al menos una política en la pestaña No empleados de la página Políticas de viajes. Esto es necesario para que se puedan generar aprobaciones (según la configuración de la política) para cualquier reserva fuera de política realizada por asistentes invitados. Puede revisar sus políticas para no empleados (invitados) haciendo clic en Programa (en el menú superior), seleccionando Políticas de viajes en la sección Política y, a continuación, seleccionando la pestaña No empleados en la página Políticas de viajes. Para crear una nueva política para no empleados, haga clic en Añadir política.

  • Su empresa debe tener al menos un método de pago configurado para permitir su uso por el Tipo de viajero "Invitado de la empresa" o "Todos los viajeros". De lo contrario, los invitados de la empresa no dispondrán de una tarjeta de crédito que puedan utilizar para pagar las reservas asociadas al evento al que han sido invitados. Tiene dos opciones:

    • Para comprobar si ya dispone de un método de pago aplicable, seleccione Programa en el menú superior y, a continuación, seleccione Métodos de pago en el menú Pago y tasas (a la izquierda). Después, asegúrese de que al menos un tipo de pago (en la pestaña Central) tiene el campo Tipo de perfil configurado como Todos los viajeros o Invitado de la empresa. Además, asegúrese de que el método de pago no tenga ninguna configuración o restricción que impida su uso por parte de usuarios invitados (por ejemplo, que la entidad legal no coincida con la del invitado, los modos de reserva permitidos no coincidan con los especificados en el evento, etc.).

    • Si no hay métodos de pago aplicables ya definidos, puede añadir uno desde el propio evento haciendo clic en Añadir una nueva tarjeta en el menú de la sección Método de pago. 

Comunicaciones y notificaciones

Si el administrador u organizador ha habilitado las invitaciones por correo electrónico, los asistentes recibirán notificaciones por correo electrónico informando de que han sido invitados a un evento. En caso contrario, los asistentes solo verán una nueva tarjeta de evento en suEventos página. Para cualquier reserva que realicen para asistir al evento, los asistentes recibirán los correos electrónicos de notificación de viaje habituales. 

Los asistentes también pueden recibir recordatorios de invitación por parte del administrador u organizador si se acerca la fecha del evento y aún no han realizado todas las reservas necesarias. 

Excepciones y limitaciones

• Solo los administradores y organizadores de la empresa pueden realizar reservas que incumplan las restricciones del evento (por ejemplo, fechas fuera del rango definido, en un hotel no especificado). Para realizar una reserva para un asistente, los administradores u organizadores de la empresa pueden:

1. Acceda a la página Reservar (no a la página Eventos).
2. Seleccione al viajero para quien desea reservar el viaje relacionado con el evento.
3. Reserve el viaje relacionado con el evento y seleccione el nombre del evento correspondiente en el campo Nombre del viaje (en la segunda página de Pago). 

• Los agentes TMC, los viajeros y los organizadores de la empresa solo pueden realizar reservas de eventos que cumplan con las restricciones establecidas por el administrador que creó el evento.
• Los agentes TMC no pueden ver la página Eventos ni crear nuevos eventos. Para realizar reservas para un asistente a un evento, los agentes deben utilizar la página Viajes del viajero.
  

Temas relacionados

• Crear, publicar y gestionar un evento (solo administradores y organizadores de la empresa)
• Reservar viaje para un evento (empleado/organizador)
• Reservar viaje para un evento (no empleado/invitado)