Réservation pour invité – Aperçu
L’outil de réservation en ligne Spotnana vous permet de réserver des vols, des hôtels, des voitures de location et, dans certains cas, des trains pour des invités qui ne sont pas employés de votre entreprise. Ces invités peuvent être des personnes en entrevue avec votre entreprise, des contractuels ou toute autre personne non employée pour qui vous devez réserver un voyage. Vous pouvez choisir de créer un profil dans l’outil de réservation en ligne pour ces invités ou de réserver un voyage pour eux sans créer de profil. Le tableau ci-dessous présente les différences entre chaque type de réservation pour invité ainsi que les avantages et limites de chaque option. Cela vous aidera à déterminer quand il est pertinent de créer un profil pour vos invités.
| SUJET | POUR LES RÉSERVATIONS D’INVITÉS AVEC PROFIL | POUR LES RÉSERVATIONS D’INVITÉS SANS PROFIL |
|---|---|---|
| Quand autorisé/Comment activer | Toujours autorisé tant qu’un profil a été créé pour l’invité. | L’administrateur de l’entreprise doit activer le paramètre Permettre à l’employé de réserver pour un invité (situé sous Général dans les paramètres du Programme). Une fois ce paramètre activé, tout employé de l’entreprise peut réserver un voyage pour des invités. |
| Profil/Politique | Le profil de l’invité doit être créé et une politique d’entreprise doit y être associée avant de pouvoir réserver un voyage pour cet invité. Toutes les réservations pour cet invité seront soumises à la politique de voyage applicable. Le profil de l’invité, une fois créé, peut être utilisé pour de futures réservations. | Aucun profil d’invité n’est requis. La politique de voyage « par défaut » de l’entreprise associée à la personne qui effectue la réservation pour l’invité sera appliquée. |
| Qui peut réserver | Seul un administrateur de l’entreprise ou un agent Spotnana peut réserver un voyage. Seul un administrateur de l’entreprise ou un agent Spotnana peut créer un profil. | Tout compte ayant accès à l’OBT peut réserver un voyage pour des invités sans profil (si cette fonctionnalité a été activée par l’administrateur de l’entreprise). |
| Entité légale | Le profil de l’invité doit être associé à une entité légale de votre entreprise. | L’invité est automatiquement rattaché à l’entité légale de la personne qui effectue la réservation. |
| Courriel de contact et confirmations de réservation | Le profil de l’invité doit comporter un courriel associé. Ce courriel doit provenir d’un domaine qui n’est pas associé à celui de votre entreprise (par exemple, gmail.com, yahoo.com, hotmail.com). L’invité recevra la confirmation de la réservation à ce courriel. | Les coordonnées, incluant le courriel, sont saisies lors du paiement par la personne qui réserve le voyage. L’invité recevra la confirmation de la réservation à ce courriel. La personne qui effectue la réservation recevra également un courriel de confirmation (sauf si la réservation a été faite via le profil d’un autre utilisateur). |
| Paiement | La personne qui effectue la réservation doit sélectionner ou ajouter un mode de paiement valide pour l’invité. Ceci n’est requis que lors de la première utilisation du profil. | La personne qui effectue la réservation utilisera les modes de paiement qui lui sont accessibles pour payer la réservation. Tous les modes de paiement disponibles à la personne effectuant la réservation sont valides. |
| Obligation de protection/Analytique | La réservation apparaîtra dans les rapports d’Obligation de protection et d’Analytique comme « Invité (Profil) ». | La réservation apparaîtra dans les rapports d’Obligation de protection et d’Analytique comme « Invité (Aucun profil) ». |
| Connexion à l’outil de réservation en ligne | L’invité ne pourra pas se connecter à l’outil de réservation en ligne et ne recevra pas de courriel l’invitant à se connecter. | L’invité ne pourra pas se connecter à l’outil de réservation en ligne et ne recevra pas de courriel l’invitant à se connecter. |
| Visibilité sur la page Voyages | L’invité aura ses propres résultats sur la page Voyages. La personne effectuant la réservation pourra voir tous les voyages associés à cet invité. | Tous les voyages de cet invité apparaîtront sur la page Voyages de la personne ayant effectué la réservation. |
| Voyage d’agrément | Ne pas utiliser pour un voyage d’agrément. | Ne pas utiliser pour un voyage d’agrément. |
| Réservations de train | Autorisé | Non autorisé |
Rapports
Pour vous permettre de consulter les réservations effectuées pour des voyageurs invités sans profil, une nouvelle option de filtre Persona, Invité – Aucun profil, a été ajoutée aux rapports analytiques Spotnana. En sélectionnant ce filtre, les administrateurs peuvent extraire uniquement les réservations faites pour des invités sans profil. De plus, deux nouvelles colonnes, Nom de l’hôte et Courriel de l’hôte, ont été ajoutées aux rapports analytiques. Ces champs permettent d’identifier l’employé ayant effectué la réservation pour chaque invité.
Sujets connexes
- Politique pour non-employés
- Localiser les voyageurs – Devoir de protection
- Aperçus et rapports analytiques
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