SFTP - İK Verileri Aktarımı İçin Talimatlar
İÇİNDEKİLER
Genel Bakış
Genel SFTP yönergeleri ve detaylı bilgi için bkz. SFTP - Kurulum Talimatları.
Spotnana kullanıcılarınızın (seyahat edenler, şirket yetkilileri, onaylayıcılar vb.) seyahat rezervasyonu yapabilmeleri için öncelikle Spotnana Online Rezervasyon Aracı’nda (OBT) profillerinin oluşturulmuş olması gerekir. Kullanıcıların sisteme doğru şekilde erişebilmesi (yeni çalışanlara erişim verilmesi, ayrılan çalışanların erişiminin kaldırılması) için bu profillerin güncelliğinin korunması önemlidir (kayıt ekleme, güncelleme ve silme işlemleriyle). Ayrıca Spotnana, raporlama hiyerarşisi ve yasal birimler gibi İK verilerini, çeşitli politika, onay ve diğer seyahat/ödeme ayarlarını belirlemek için kullanır.
Doğru bilgilere sahip olmamız için, İK verilerinizi CSV dosyası olarak Spotnana sunucusuna yüklüyorsunuz. Bu yükleme işlemini istediğiniz sıklıkta planlayabilirsiniz. Spotnana, dosyanız bize ulaştığı anda işleme alacaktır.
Not: Spotnana, Bamboo HR, ADP Workforce Now ve Workday gibi yaygın kullanılan bazı İK sistemleriyle doğrudan entegrasyon da sunmaktadır.
Mimari ve İşleyiş Süreci
Bu diyagramda, birden fazla müşterinin İK verilerini SFTP aracılığıyla Spotnana’ya yüklediği bir senaryo gösterilmektedir.
Talimatlar
Bu bölümde, dosya yükleme işlemlerinizin sorunsuz gerçekleşmesi için dikkat etmeniz gereken önemli bilgiler yer almaktadır.
İK Akışı dosya işleme mantığı
Kullanıcıyı tanımlamak için esas alınan ana alan Çalışan Numarası dır.
Not:Bazı durumlarda Spotnana, çalışanı tanımlamak için İş E-posta Adresi bilgisini de kullanabilmektedir. Ancak bu yöntemin bazı kısıtlamaları vardır. Örneğin, kullanıcının iş e-posta adresi değişirse (isim değişikliği, şirketin farklı bir alan adına geçmesi gibi durumlarda), sistemimiz mevcut hesabı devre dışı bırakıp ilgili çalışan için yeni bir hesap oluşturacaktır.
CSV dosyanızdaki veriler aşağıdaki mantıkla işlenir:
Eğer kullanıcıya ait satırdaki ACTION sütunu CREATE olarak ayarlandıysa ve Çalışan Numarası veya İş E-posta Adresi Spotnana veri tabanında bulunmayan kullanıcılar için yeni bir profil oluşturulur.
Eğer ACTION sütununda ilgili kullanıcı satırı UPDATE olarak ayarlanmışsa ve hem Çalışan Numarası ya da İş E-posta Adresi Spotnana veri tabanında mevcut bir değer ile eşleşiyorsa, dosyanızda yer alan yeni bilgilerle kullanıcının Spotnana profili güncellenir.
Not:Daha önceki bir yüklemede kullanıcının profilinde isteğe bağlı alanlar bulunuyorsa ve sonraki güncellemede bu alanlar eksikse, bu bilgiler profilden silinir.
Eğer ACTION sütununda ilgili kullanıcı satırı DELETE olarak ayarlanmışsa ve hem Çalışan Numarası veya İş E-postası Spotnana veritabanında mevcut bir değer ile eşleşmezse, ilgili kullanıcı profili devre dışı bırakılır. Eğer Spotnana veritabanında Çalışan Numarası veya İş E-postası ile eşleşen bir kayıt bulunamazsa, bu satır atlanır ve herhangi bir işlem yapılmaz.
Not: Oluşturulan her kullanıcı profili mutlaka bir tüzel kişilik ile ilişkilendirilmelidir. Bu tüzel kişiliklerin, kullanıcı profillerini yüklemeden önce Spotnana sisteminde tanımlı olması gerekir. Ofis bilgisi ise zorunlu değildir. Ancak, yükleyeceğiniz kullanıcıların herhangi biri için CSV dosyanızda bir ofis tanımı varsa, bu ofislerin de önceden Spotnana'da tanımlanmış olması gerekir.
Dosya formatı ve adlandırma kuralları
.CSV HR veri dosyasının adı şu formatta olmalıdır:
hr_feed.*.csv
Buradaki * (joker karakter), dosya adında istediğiniz herhangi bir karakter dizisini ifade eder. “feed” kelimesinden sonraki “.” ve “csv”den önceki “.” mutlaka bulunmalıdır. Dosya adında büyük-küçük harf farkı yoktur. Dosya adında tarih ve saat bilgisini eklemenizi öneririz; bu sayede ileride bir sorun yaşanırsa kolayca takip edebilirsiniz. Örneğin:
hr_feed.spotnana_integration_.csv
.CSV veri dosyasının ayrıca belirli bir formatta olması gerekir. Sütun adlarının, tanımlanan format ile birebir aynı olması zorunludur (detaylar için bkz. HR dosya formatı aşağıdaki bölümde). Dosya formatı hakkında daha fazla bilgiye Ek 1'de ulaşabilirsiniz.
Bazı veri düzeyi kontrollerinin uygulanmasını bekliyoruz (ayrıntılar için İK dosya formatı aşağıdaki bölüme bakabilirsiniz).
Frekans ve zamanlama
Frekans ve zamanlama hakkında genel bilgi için, Frekans ve zamanlama bölümünü inceleyebilirsiniz. İlgili döküman: SFTP - Kurulum talimatları.
Her gün en az bir kez dosya yüklemenizi öneririz.Bu şekilde, Spotnana'ya yapılan ekleme/güncelleme/silme işlemlerinden haberdar olunduğundan emin olabilirsiniz.Bu uygulamayı sürdürdüğünüzde:
Yeni çalışanlar, işe başladıkları gün Spotnana profilleri açılır ve hemen seyahat rezervasyonu yapabilirler. Bunun için, ilgili kişinin adını işe başladığı gün yüklediğiniz dosyaya eklemiş olmanız gerekir.
İşten ayrılan çalışanların erişimi ise son iş günlerinde kapatılır. Bunun için, ilgili kişinin adını işten ayrıldığı gün yüklediğiniz dosyadan çıkarmanız yeterlidir.
İK dosya formatı
İK sisteminizden yükleyeceğiniz verilerin doğru biçimde hazırlanması ve uygun formatta olması için aşağıdaki bilgileri kullanabilirsiniz.
Not:Dosyalarınızın işleme alınabilmesi için, öncelikle Spotnana'ya herkese açık SSH anahtarınızı göndermiş olmanız ve sizin için bir SFTP klasörü oluşturulmuş olması gerekmektedir.
Bu makale sizin için faydalı oldu mu?
Harika!
Geri bildiriminiz için teşekkür ederiz
Üzgünüz! Size yardımcı olamadık
Geri bildiriminiz için teşekkür ederiz
Geri bildirim gönderildi
Çabanızı takdir ediyoruz ve makaleyi düzeltmeye çalışacağız