Organisationsspecifika användarprofilsfält

Organisationsdefinierade användarprofilsfält är fält som är unika för just ert företag eller organisation. Dessa kan ni lägga till i användar- och resenärsprofilerna för att samla in information som är särskilt relevant för er verksamhet, till exempel kostnadsställe, befattningsnivå, avdelning eller projektnummer.Med den här funktionen kan ni anpassa användarprofilerna så att de innehåller just de uppgifter som är viktiga för er. När fälten har skapats kan ni uppdatera dem manuellt, via uppladdning av en CSV-fil eller direkt via API.

Organisationsdefinierade användarprofilsfält skiljer sig från anpassade fält. Anpassade fält är inte kopplade till en användarprofil, utan visas oftast bara vid bokning, till exempel på bekräftelse- och kassasidor. Dessutom kan administratörer själva skapa anpassade fält i Online Booking Tool utan att behöva kontakta Spotnana.

Lägga till ett organisationsdefinierat användarprofilsfält

För att lägga till ett nytt fält i användarprofilerna behöver er administratör kontakta er Spotnana-implementeringsansvarig.Den ansvariga kontaktpersonen på Spotnana kommer då att skicka en begäran till Spotnanas tekniska team om att lägga till det nya fältet i användarprofilen och skapa ett ärende. Ni får en bekräftelse när fältet är tillagt.

Fylla i ett organisationsdefinierat användarprofilsfält

När det nya användarprofilsfältet finns på plats kan ni ange ett värde för varje användare på något av följande sätt:

• Uppdatera varje användarprofil manuellt. Gör så här:

  • Välj Program i toppmenyn. TMC-administratörer behöver välja Företagsväxling. Välj Användare i menyn till vänster (under Personer). FAnvändare sidan visas.
    

  • Leta upp och klicka på namnet på den användare du vill uppdatera det nya profilfältet för. Då öppnas användarens profilsida. 

  • Rulla ned till Anställningsuppgifter på sidan. 

  • Leta upp det nya profilfältet och fyll i önskat värde. 

  • Klicka på Spara. 

• Uppdatera fältets värde för alla användare genom att ladda upp en CSV-fil med den här metoden.

• Uppdatera fältets värde för alla användare via API:et.

• Uppdatera fältets värde för alla användare via SFTP från ert HR-system.

Var visas det användardefinierade profilfältet från organisationen?

Det organisationsdefinierade användarprofilfältet (och dess värde) kommer att vara synligt på följande platser i det webbaserade bokningsverktyget.

• Användaren kan visa det i sin egen användarprofil (när det nås av dem frånProfil). För att hitta organisationens egna profilfält, välj Arbete (till vänster under Profil). 

• Administratörer kan visa (och redigera) det i användarens profilpost. För att hitta det, väljProgram högst upp i menyn, välj sedan Användare i menyn Personer, och klicka sedan på användarens rad på sidan Resenärer. Bläddra ner till avsnittet Anställningsuppgifter på sidan. Administratörer kan även redigera fältets värde. 

• Alla användare som har behörighet till Companion-vyn (till exempel handläggare och administratörer) kan se den. För att hitta fältet, gå till Companion-vyn, sök upp den användare du vill se och välj Arbete -fliken. 

Om du uppdaterar dina användaruppgifter med en CSV-fil läggs det nya profilfältet automatiskt till som en kolumn i din CSV-mall.