Reserves de convidats - Visió general

Creat per Ashish Chaudhary, Modificat el Ds, 4 Oct. a les 2:54 PM per Ashish Chaudhary

Reserves per a convidats – Resum

L’eina de reserves en línia de Spotnana us permet reservar vols, hotels, vehicles de lloguer i, en alguns casos, bitllets de tren per a persones que no són empleats de la vostra empresa. Aquestes persones poden ser candidats en procés de selecció, col·laboradors externs o qualsevol altre tipus de convidat per a qui necessiteu gestionar un viatge. Podeu optar per crear un perfil per a aquests convidats a l’eina de reserves o bé fer la reserva sense necessitat de crear-ne cap. A la taula següent trobareu les diferències principals entre cada opció, així com els avantatges i limitacions de cadascuna. Això us ajudarà a decidir quan convé crear un perfil per als vostres convidats.

TEMA	PER A RESERVES DE CONVIDATS AMB PERFIL	PER A RESERVES DE CONVIDATS SENSE PERFIL
Quan està permès/Com s’activa	Sempre està permès, sempre que s’hagi creat un perfil per al convidat.	L’administrador de l’empresa ha d’activar l’opció Permet que l’empleat faci reserves per a convidats (que trobareu a l’apartat General dins de Configuració del programa ). Un cop activada, qualsevol empleat de l’empresa pot fer reserves per a convidats.
Perfil/Política	Cal crear el perfil del convidat i associar-hi una política de viatges de l’empresa abans de fer cap reserva. Totes les reserves per a aquest convidat estaran subjectes a la política de viatges corresponent. Un cop creat, el perfil del convidat es pot reutilitzar per a futures reserves.	No cal crear cap perfil de convidat. S’aplicarà la política de viatges “per defecte” de l’empresa associada a la persona que fa la reserva.
Qui pot fer la reserva	Només l’administrador de l’empresa o un agent de Spotnana poden fer la reserva i crear el perfil.	Qualsevol compte amb accés a l’eina de reserves en línia pot fer reserves per a convidats sense perfil (sempre que l’administrador hagi activat aquesta opció).
Entitat jurídica	El perfil del convidat ha d’estar vinculat a una entitat jurídica de la vostra empresa.	El convidat s’assigna automàticament a l’entitat jurídica associada a la persona que fa la reserva.
Correu electrònic de contacte i confirmacions de reserva	El perfil del convidat ha d’incloure una adreça electrònica que no sigui del domini de la vostra empresa (per exemple, gmail.com, yahoo.com, hotmail.com). El convidat rebrà la confirmació de la reserva a aquesta adreça.	La persona que fa la reserva introdueix les dades de contacte, incloent-hi el correu electrònic, durant el procés de pagament. El convidat rebrà la confirmació de la reserva a aquesta adreça. La persona que fa la reserva també rebrà una confirmació per correu electrònic (excepte si la reserva s’ha fet des del perfil d’un altre usuari).
Pagament	La persona que fa la reserva ha de seleccionar o afegir una forma de pagament vàlida per al convidat. Això només cal fer-ho la primera vegada que s’utilitza el perfil.	La persona que fa la reserva utilitzarà qualsevol de les formes de pagament que tingui disponibles per pagar la reserva. Totes les opcions de pagament disponibles per a qui fa la reserva són vàlides.
Duty of Care/Anàlisi	La reserva apareixerà als informes de Duty of Care i d’anàlisi com a “Convidat (Perfil)”.	La reserva apareixerà als informes de Duty of Care i d’anàlisi com a “Convidat (Sense perfil)”.
Accés a l’eina de reserves en línia	El convidat no podrà accedir a l’eina de reserves en línia ni rebrà cap correu electrònic per convidar-lo a entrar-hi.	El convidat no podrà accedir a l’eina de reserves en línia ni rebrà cap correu electrònic per convidar-lo a entrar-hi.
Visibilitat a la pàgina de viatges	El convidat tindrà els seus propis resultats a la pàgina de Viatges . La persona que fa la reserva podrà veure tots els viatges associats a aquest convidat.	Tots els viatges d’aquest convidat apareixeran a la pàgina de Viatges de la persona que ha fet la reserva.
Viatges d’oci	No utilitzeu aquesta opció per a viatges d’oci.	No utilitzeu aquesta opció per a viatges d’oci.
Reserves de tren	Permeses	No permeses

Informes

Per tal que pugueu consultar les reserves fetes per a convidats sense perfil, s’ha afegit un nou filtre Persona a l’informe d’anàlisi de Spotnana: Convidat – Sense perfil. Si seleccioneu aquest filtre, els administradors podran veure només les reserves fetes per a convidats sense perfil. A més, s’han afegit dues columnes noves als informes d’anàlisi: Nom de l’amfitrió i Correu electrònic de l’amfitrió, que permeten identificar quin empleat ha fet la reserva per a cada convidat.