SFTP – Instrukcijos dėl personalo duomenų srautų

TURINYS

• SFTP – Instrukcijos dėl personalo duomenų srautų
  • Bendra informacija
  • Sistemos struktūra ir veikimo eiga
  • Instrukcijos
    • Personalo duomenų failų apdorojimo principai
    • Failų formatas ir pavadinimų sudarymo taisyklės
    • Dažnumas ir planavimas
  • Personalo failo formatas

Bendra informacija

Bendras SFTP naudojimo gaires ir informaciją rasite čia: SFTP – Sąrankos instrukcijos.

Jūsų Spotnana naudotojai (keliautojai, įmonės kelionių tvarkytojai, tvirtintojai ir kt.) turi turėti paskyras Spotnana internetinėje užsakymų sistemoje (OBT), kad galėtų pradėti naudotis kelionių užsakymo paslaugomis. Norint užtikrinti, kad darbuotojai gautų tinkamą prieigą (naujai priimtiems suteikiama prieiga, išėjusiems iš darbo ji panaikinama), būtina nuolat atnaujinti šias paskyras (kuriant, redaguojant ar ištrinant įrašus). Spotnana taip pat naudoja personalo duomenis, tokius kaip pavaldumo struktūra ar juridiniai asmenys, kad galėtų nustatyti įvairias taisykles, tvirtinimo procesus bei kitus kelionių ir atsiskaitymo nustatymus.

Tam, kad turėtume teisingą informaciją, personalo duomenų srautą įkelkite į Spotnana serverį CSV formatu. Šį įkėlimą galite suplanuoti jums patogiu dažnumu. Gavę failą, Spotnana jį apdoros iš karto. 

Pastaba:Spotnana taip pat siūlo tiesiogines jungtis su keliomis dažniausiai naudojamomis personalo valdymo sistemomis (Bamboo HR, ADP Workforce Now ir Workday).

Sistemos struktūra ir veikimo eiga

Šioje schemoje pavaizduota, kaip keli klientai per SFTP įkelia savo personalo duomenis į Spotnana sistemą. 

Nurodymai

Šiame skyriuje rasite naudingos informacijos, kuri padės sėkmingai įkelti failus.

HR duomenų failų apdorojimo principai

Pagrindinis laukas, pagal kurį atpažįstamas darbuotojas, yra Darbuotojo ID. 

Pastaba:Tam tikrais atvejais Spotnana gali naudotiDarbo el. pašto adresąkaip darbuotojo identifikatorių. Tačiau tai turi tam tikrų apribojimų. Pavyzdžiui, jei naudotojo verslo el. pašto adresas pasikeičia (pasikeičia vardas, domenas dėl perkėlimo ir pan.), mūsų sistema deaktyvuos pradinę paskyrą ir sukurs naują paskyrą tam darbuotojui.

Jūsų CSV failo duomenys apdorojami pagal šias taisykles:

• Jeigu naudotojo eilutės stulpelyje ACTIONstulpelis naudotojo eilutėje nustatytas įCREATE irtasDarbuotojo ID arba Darbo el. pašto adresasSpotnana duomenų bazėje neradus naudotojo, jam bus automatiškai sukuriamas naujas profilis.

• JeiACTION stulpelyje naudotojo eilutėje pasirinkta reikšmė UPDATE ir naudotojo Employee ID arba Business Email sutampa su esama verte Spotnana duomenų bazėje, naudotojo profilis bus atnaujintas pagal naują jūsų pateiktą informaciją. 

  • Pastaba: Jei ankstesniame įkėlimą naudotojo profilyje buvo neprivalomų laukų, tačiau atnaujinant jų nebeliko, tie duomenys bus pašalinti iš profilio.

• JeiACTION stulpelyje naudotojo eilutėje pasirinkta reikšmė DELETE ir naudotojo Employee ID arba Darbo el. paštas atitiks jau esamą reikšmę Spotnana duomenų bazėje, naudotojo profilis bus deaktyvuotas. Jei Spotnana duomenų bazėje nebus įrašo, atitinkančio Darbuotojo ID arba Darbo el. paštas, ta eilutė bus praleista ir joks veiksmas nebus atliekamas. 

Pastaba:Kiekvienas sukuriamas naudotojo profilis turi būti susietas su juridiniu asmeniu. Šie juridiniai asmenys turi būti jau sukurti Spotnana sistemoje prieš įkeliant naudotojų profilius. Biurai yra pasirenkami. Tačiau, jei jūsų CSV faile nurodomas naudotojo priskyrimas biurui, tas biuras taip pat turi būti jau sukurtas Spotnana sistemoje. 

Failo formatas ir pavadinimo taisyklės

.CSV HR duomenų failo pavadinimas turi būti tokio formato:

hr_feed.*.csv

kur * (žvaigždutė) reiškia bet kokius jūsų pasirinktus simbolius. Atkreipkite dėmesį, kad taškas po „feed“ ir taškas prieš „csv“ turi būti būtinai. Pavadinimo didžiosios ar mažosios raidės nesvarbios. Rekomenduojame faile nurodyti datą ir laiką – tai padės lengviau išspręsti galimus nesklandumus ateityje. Pavyzdžiui:

hr_feed.spotnana_integration_.csv

.CSV duomenų failas taip pat turi būti paruoštas pagal nustatytą formatą. Stulpelių pavadinimai turi visiškai sutapti su nurodytu formatu (žr. HR failo formatas žemiau pateiktame skyriuje). Daugiau informacijos apie failo formatavimą rasite 1 priede.

Reikalaujame, kad būtų laikomasi tam tikrų duomenų tikrinimo taisyklių (plačiau žr. HR failo formato skyrių žemiau). 

Dažnumas ir tvarkaraštis

Bendros informacijos apie dažnumą ir tvarkaraščius rasite Dažnumo ir tvarkaraščio skyriuje, esančiame SFTP – diegimo instrukcijose.

Rekomenduojame failus įkelti bent kartą per dieną, kad Spotnana būtų informuota apie visus naujus, atnaujintus ar pašalintus įrašus. Jei laikysitės šios praktikos: 

• naujai įdarbintiems darbuotojams Spotnana paskyra bus sukurta jų pirmąją darbo dieną, todėl jie iš karto galės užsisakyti keliones. Tai įmanoma, jei įkeltame faile jų vardai bus įtraukti nuo pirmosios darbo dienos.

• išvykstantiems darbuotojams prieiga bus atšaukta paskutinę jų darbo dieną. Tai užtikrinama, jei jų vardai bus pašalinti iš failo paskutinę darbo dieną. 

HR failo formatas

Ši informacija padės pasiruošti ir tinkamai suformuoti duomenis, kuriuos įkeliate į HR sistemą.

Pastaba:Prieš pradėdami failų apdorojimą, įsitikinkite, kad Spotnana gavote savo viešąjį SSH raktą ir kad jums jau yra sukurta SFTP aplankas.