E-mailvoorkeuren instellen

Beheerders van het bedrijf kunnen instellen welke meldingen er binnen het hele bedrijf verstuurd worden en naar welke e-mailadressen deze meldingen gaan. U kunt regels aanmaken met voorwaarden: zodra aan deze voorwaarden is voldaan, worden er automatisch e-mailmeldingen verzonden naar de opgegeven adressen.

INHOUDSOPGAVE

• Bedrijfsbrede meldingen instellen
  • Zo maakt u een regel aan voor e-mailmeldingen
  • Zo bekijkt u de meldingsregels en bijbehorende voorwaarden
  • Zo kopieert u een meldingsregel
  • Instellingen voor goedkeuringsmeldingen

Zo maakt u een regel aan voor e-mailmeldingen

1. Kies Programma in het hoofdmenu.
2. Kies E-mailvoorkeuren onder Reisadministratie aan de linkerkant. De pagina E-mailmeldingen wordt nu weergegeven.
3. Selecteer de Notificatieregels tabblad.
4. Klik op Regel toevoegen. Het Regel toevoegen venster verschijnt nu. 
5. Geef de regel een naam in het veld Regelnaam. Kies een duidelijke naam, zodat andere beheerders direct begrijpen waarvoor deze regel bedoeld is. 
6. Met de selectievakjes kunt u aangeven welke soorten e-mailmeldingen deze notificatieregel moet versturen (zoals wijzigingen in boekingen, bevestigingen van boekingen, enzovoort). Wilt u meer weten over de betekenis van de verschillende opties? Kijk dan bij Soorten boekingsmeldingen en Soorten goedkeuringsmeldingen.
7. Klik op Voorwaarde toevoegen (onder Regelvoorwaarden instellen) om aan te geven aan welke voorwaarden voldaan moet worden voordat deze regel de geselecteerde meldingen verstuurt. U stelt voorwaarden in als een reeks van Als–verklaringen (Bijvoorbeeld: als X één van Y of Z is, worden de meldingen verzonden). U kunt bijvoorbeeld een regel instellen zoals: "Als Bestemming één van de volgende is: Land X". Gebruik de beschikbare velden om uw regel samen te stellen. 
   • Wilt u nog een voorwaarde toevoegen? Klik dan op Voorwaarde toevoegen. Elke extra voorwaarde wordt met de andere voorwaarden in de regel gecombineerd (AND), wat betekent dat aan alle voorwaarden voldaan moet zijn voordat de geselecteerde meldingen worden verstuurd. 
8. Klik op Toevoegen (onder Verzenden naar) om te aangeven naar welke e-mailadressen de gekozen meldingen gestuurd moeten worden. U kunt hier ook adressen voor CC of BCC opgeven. Het is mogelijk om e-mailadressen te gebruiken die als alias fungeren (zoals support@company.com).
9. Als u klaar bent met het instellen van de regel, klikt u op Bevestigen. Uw regel wordt toegevoegd aan de lijst op de E-mailmeldingen pagina. 

Als u de meldingsregels en hun voorwaarden wilt bekijken

1. Kies Programma in het hoofdmenu.
2. Kies E-mailvoorkeuren onder Reisadministratie aan de linkerkant. De E-mailmeldingen pagina wordt dan getoond.
3. Ga naar het tabblad Meldingsregels. Hier ziet u per regel de naam, e-mailmeldingen, voorwaarden en e-mailadressen. Wilt u de voorwaarden van een specifieke regel bekijken? Klik dan in de kolom Voorwaarden van die regel.

Een notificatieregel dupliceren

1. Kies Programma in het hoofdmenu.
2. Klik op E-mailvoorkeuren onder Reisadministratie aan de linkerkant. De pagina E-mailnotificaties wordt nu weergegeven.
3. Ga naar het tabblad Notificatieregels. Hier ziet u per regel de naam, e-mailnotificaties, voorwaarden en e-mailadressen. 
4. Zoek de regel die u wilt dupliceren. Klik op Dupliceren in het menu rechts van de regel. Er wordt nu een kopie van deze regel gemaakt en direct onder de originele regel geplaatst. U kunt deze vervolgens aanpassen (door te kiezen voor Bewerken in het menu rechts) om bijvoorbeeld de naam, e-mailadressen of voorwaarden te wijzigen.

Instellingen voor notificaties aan goedkeurders

1. Kies Programma in het hoofdmenu.
2. Kies E-mailvoorkeuren onder Reisadministratie aan de linkerkant. De pagina E-mailmeldingen wordt nu weergegeven.
3. Klik op het tabblad Instellingen voor goedkeurder. Pas de volgende velden naar wens aan:
   • Standaard goedkeuringsverzoeken naar alle goedkeurders sturen - Als deze optie is ingeschakeld, ontvangen alle goedkeurders standaard meldingen van goedkeuringsverzoeken. Goedkeurders kunnen deze meldingen echter zelf uitschakelen.
   • Standaard updates over goedkeuringsbeslissingen naar alle goedkeurders sturen - Als deze optie is ingeschakeld, ontvangen alle goedkeurders standaard meldingen over goedkeuringsbeslissingen. Goedkeurders kunnen deze meldingen echter zelf uitschakelen.