Angi e-postinnstillinger

Administratorer i virksomheten kan sette opp regler for hvilke varsler som skal sendes ut til hele selskapet, og hvilke e-postadresser som skal motta disse varslene. Reglene består av ulike vilkår, og når disse er oppfylt, sendes det automatisk e-postvarsler til de adressene du har valgt. 

INNHOLDSFORTEGNELSE

• Angi firmaets varslingsinnstillinger
  • Slik oppretter du en regel for e-postvarsling 
  • Slik ser du gjeldende varslingsregler og vilkår
  • Slik kopierer du en varslingsregel
  • Varslingsinnstillinger for godkjenner

Slik oppretter du en regel for e-postvarsling 

1. Velg Program øverst i menyen.
2. Velg E-postinnstillinger under Reiseadministrasjon til venstre. Siden E-postvarsler vil da vises.
3. Velg Varslingsregler -fanen.
4. Klikk på Legg til regel. Da åpnes dialogboksen Legg til regel. 
5. Skriv inn et navn for regelen iRegelnavn. Velg et navn som gjør det enkelt for andre administratorer å forstå hva regelen brukes til. 
6. Bruk avmerkingsboksene for å angi hvilke typer e-postvarsler du ønsker at denne varslingsregelen skal sende (for eksempel endringer i bestilling, bekreftelser på bestilling osv.). For mer informasjon om hva de ulike alternativene betyr, seTyper bestillingsvarsler og Typer godkjenningsvarsler.
7. Klikk på Legg til betingelse (under Angi regelbetingelser) for å begynne å definere hvilke vilkår som må være oppfylt for at regelen skal sende de valgte varslene. Betingelser defineres som en serie med Hvis-setninger (for eksempel: Hvis X er én av Y eller Z, send varsler). Du kan for eksempel lage en regel som sier «Hvis Destinasjon er ett av landene X". Bruk feltene som vises for å sette opp regelen din. 
   • For å legge til en ny betingelse, klikk på Legg til betingelse. Alle nye betingelser kobles sammen med OG, det vil si at alle betingelsene må være oppfylt for at regelen skal sende de valgte varslene. 
8. Klikk Legg til (under Send til) for å angi e-postadressene som skal motta de valgte varslene. Du kan også legge til adresser for kopi (CC) og blindkopi (BCC). Det er mulig å bruke e-postaliaser, for eksempel support@company.com)
9. Når du er ferdig med å sette opp regelen, klikker du på Bekreft. Regelen din blir lagt til i listen på E-postvarsler -siden. 

For å se varslingsregler og tilhørende betingelser

1. Gå til Program i hovedmenyen.
2. Velg E-postinnstillinger under Reiseadministrasjon på venstre side. E-postvarsler -siden vises nå.
3. Gå til fanen Varslingsregler. Her ser du navn på regelen, e-postvarsler, betingelser og e-postadresser. For å se betingelsene til en bestemt regel, klikk i kolonnen Betingelser på den aktuelle raden.

Slik kopierer du en varslingsregel

1. Gå til Program øverst i menyen.
2. VelgE-postinnstillinger under Reiseadministrasjon på venstre side. Da åpnes siden E-postvarsler.
3. Gå til fanen Varslingsregler. Her ser du navnet på hver regel, hvilke e-postvarsler som sendes, betingelser og e-postadresser. 
4. Finn regelen du ønsker å duplisere. Velg Kopier i menyen til høyre på raden. Det lages da en kopi av regelen, som legges rett under den opprinnelige. Du kan deretter redigere regelen (ved å velge Rediger i menyen til høyre) for å endre navn, e-postmottakere, betingelser og lignende.

Innstillinger for varsling til godkjenner

1. Velg Program fra menyen øverst.
2. Velg E-postinnstillinger under Reiseadministrasjon til venstre. Da åpnes siden for E-postvarsler.
3.  Gå til fanen Godkjennerinnstillinger . Her kan du tilpasse følgende felt etter behov:
   • Send varsler om godkjenningsforespørsler til alle godkjennere som standard – Hvis dette er aktivert, vil alle godkjennere automatisk få slike varsler. Hver enkelt godkjenner kan likevel skru av varsler for seg selv.
   • Send oppdateringsvarsler om godkjenning til alle godkjennere som standard – Hvis dette er aktivert, vil alle godkjennere automatisk få varsler om godkjenningsbeslutninger. Hver enkelt godkjenner kan likevel velge å slå av disse varslene selv.