Réserver une voiture de location

Utilisez cette procédure pour rechercher et réserver une voiture de location.

Toute réservation que vous effectuez doit être associée à un voyage. Le système peut automatiquement associer votre réservation à un voyage existant ou créer un voyage et y associer la réservation pour vous. Vous pouvez aussi choisir de créer manuellement un voyage à l’avance via la page Voyages ou créer le voyage lors de la réservation.
Si vous pensez devoir modifier la réservation ou annuler la voiture de location plus tard, assurez-vous de choisir une option qui permet l’annulation gratuite.

1. Cliquez sur Réserver dans le menu principal de l’outil de réservation en ligne.
2. Sélectionnez l’icône Voiture.
3. Saisissez les lieux de prise en charge et de retour pour la voiture de location.
   Le lieu peut être une adresse, le nom d’une ville, un bureau ou le nom d’un aéroport. Si vous saisissez une adresse ou un bureau, la recherche tentera de trouver le point de prise en charge de voiture de location le plus proche.
4. Indiquez la date et l’heure de prise en charge et de retour.
   
5. Cochez la case Retour au même endroit si vous retournez la voiture de location au même endroit.
   
6. Cliquez sur Rechercher. La page de résultats Voitures affichera les options de voitures de location correspondant à vos critères.
   • Si votre entreprise a défini des compagnies de location de voitures privilégiées, elles seront identifiées par une bannière Privilégiée et vous pourriez avoir accès à des tarifs spéciaux ou à des avantages supplémentaires. Pour limiter l’affichage aux compagnies de location désignées comme « privilégiées » par votre entreprise, sélectionnez le filtre Seulement compagnies privilégiées (sous les filtres Populaires).
7. Vous pouvez filtrer selon les critères suivants pour réduire votre liste d’options :
   • Tarif
   • Afficher hors politique (sous Populaires filtres) – Cette option est sélectionnée par défaut, mais vous pouvez la désactiver.
   • Afficher seulement les paiements virtuels (sous Populaires filtres) – Si cette option est sélectionnée, vous verrez uniquement les options de voitures de location qui acceptent les paiements par carte virtuelle.  
   • Type de moteur (Hybride, Essence, Électrique, etc.)
   • Compagnie de location – sélectionnez-en une ou plusieurs
   • Catégorie de véhicule – sélectionnez-en une ou plusieurs
   • Transmission (Manuelle, Automatique)
   • Spécifications du véhicule 
   • Équipement spécial – sélectionnez-en un ou plusieurs (porte-vélos, siège d’enfant, porte-bagages, chaînes à neige, etc.)
     
8. Cliquez sur Trier par pour trier les options de voitures de location selon vos besoins. 
9. Cliquez sur Sélectionner pour poursuivre avec une option de voiture de location. La page Paiement s’affichera.
10. La page Paiement vous permet de vérifier les détails et les restrictions du tarif de la voiture de location, de consulter et mettre à jour les coordonnées du voyageur, d’entrer toute information de programme de fidélité pour la voiture de location (si elle n’a pas été ajoutée automatiquement), et de choisir un mode de paiement. Vous pouvez aussi consulter les exigences de la compagnie de location en développant le menu bleu. Vérifiez et mettez à jour ces informations au besoin. Ensuite :
    • Sélectionnez un voyage pour votre réservation de voiture de location (dans la plupart des cas, le système associera automatiquement votre réservation à un voyage). Vous pouvez aussi sélectionner un voyage existant ou en créer un nouveau.
    • (Optionnel) Sélectionnez le vol sur lequel vous arrivez (si vous récupérez le véhicule à l’aéroport et que le transport aérien fait partie de votre voyage) dans la section Vol d’arrivée. Cela permet à la compagnie de location de voiture de suivre votre arrivée si votre vol est retardé. Ceci est particulièrement important si le lieu de location a des heures d’ouverture restreintes et ferme après l’atterrissage de votre vol d’arrivée.
    • Sélectionnez un mode de paiement. Dans certains cas, un mode de paiement par défaut peut déjà être sélectionné ou votre entreprise peut limiter les modes de paiement autorisés. Si vous réservez une voiture avec une carte virtuelle et que vous devez ensuite présenter ce numéro à la compagnie de location de voiture, il sera affiché dans votre confirmation (sur la page Voyages) 24 heures avant l’heure de prise en charge de la voiture.
      • Si la réservation de voiture est « paiement à la prise en charge », aucun mode de paiement ne sera sélectionné et aucune option de paiement ne sera affichée (puisque le paiement se fera lors de la prise en charge du véhicule).
    • Saisissez toute information spécifique à l’entreprise qui pourrait être requise (par exemple, Motif du voyage).
    • Vérifiez toute mise à jour importante concernant le voyage.
11. Lorsque vous êtes prêt à finaliser votre réservation, cliquez sur Réserver. Votre voiture de location sélectionnée sera réservée.

    Note : Si votre administrateur a configuré le système pour exiger une pré-approbation pour les réservations, cliquez sur Demander l’approbation. Une fois approuvée, la réservation sera automatiquement finalisée (tant que le prix de la réservation n’a pas augmenté de plus de 10 % depuis la demande d’approbation). Dans certains cas particuliers, vous devrez peut-être finaliser la réservation manuellement (vous recevrez un lien par courriel qui vous permettra de compléter la réservation sur la page Voyages). Si la demande n’est pas approuvée, vous ne pourrez pas finaliser la réservation.

    

Vous recevrez un courriel de confirmation pour votre réservation de voiture de location.

Si cette option est activée par votre administrateur, vous pouvez réserver pour un invité en cliquant sur le bouton Réserver pour un invité. Le nom du voyageur sera alors remplacé par Voyageur invité (votre nom apparaîtra toujours en dessous).

Sujets connexes

• Annuler une réservation de voiture de location
• Modifier une réservation de voiture de location
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• Réserver un vol