Viatges discrets – Conceptes i gestió

ÍNDEX

• Visió general
• Situacions habituals d’ús dels viatges discrets
• Quines dades i activitats protegeix la funció de viatge discret?
  • Exemple il·lustratiu
  • Qui pot accedir a la informació dels viatgers discrets?
• Com activar la funció de viatge discret
  • Com designar quins viatgers seran considerats discrets
  • Creació del grup d’Administradors de Viatges Discrets
    • Assignació de rols i permisos al grup d’Administradors de Viatges Discrets
    • Afegir els administradors corresponents al grup d’Administradors de Viatges Discrets
  • Creació del grup d’Agents de Viatges Discrets
    • Assignació de rols i permisos al grup d’Agents de Viatges Discrets
    • Afegir els agents corresponents al grup d’Agents de Viatges Discrets
  • Creació del grup d’Organitzadors de Viatges Discrets
    • Assignació de rols i permisos al grup d’Organitzadors d’Empresa de Viatges Discrets
    • Afegir els organitzadors corresponents al grup d’Organitzadors de Viatges Discrets
• Temes relacionats

Visió general

La funcionalitat de viatges discrets permet restringir l'accés a la informació i a l'activitat de viatge, així com als perfils d’usuari de determinats viatgers, de manera que només un grup concret d’administradors, organitzadors i agents hi puguin accedir. Tots els altres usuaris del sistema (excepte aquells que tinguin permisos específics) no podran veure cap dada ni activitat relacionada amb aquests viatgers discrets. L’objectiu d’aquesta funció és garantir que només les persones responsables directes d’aquests viatgers puguin consultar-ne l’activitat. Per a la resta d’usuaris, serà com si aquests viatgers no existissin al sistema. 

• Els administradors, agents i organitzadors estàndard no tindran cap indici que existeixen viatgers discrets. 

• Només els administradors, agents i organitzadors autoritzats amb accés a viatges discrets poden veure i gestionar aquests viatgers.

Exemples habituals d’ús dels viatges discrets

Com que els desplaçaments d’algunes persones poden revelar informació sensible sobre plans o estratègies de l’empresa, la funcionalitat de viatges discrets ajuda a protegir la companyia en situacions com les següents:

• Viatges de directius i alts càrrecs - Evita que els desplaçaments i horaris dels membres de la direcció siguin visibles dins l’empresa o per part d’agents no autoritzats. 

• Projectes especials i operacions de fusió i adquisició (M&A) - Manté en secret acords sensibles fins que es comuniquin oficialment.

• Serveis de seguretat i protecció - Amaga els moviments i activitats dels equips de seguretat.

• Compliment per necessitat de saber-ho - Assegura la privadesa de les dades limitant l’accés a la informació de viatge.

Quines dades i activitats protegeixen els viatges discrets?

Quan es designa una persona com a viatger discret, els següents tipus de dades i activitats de viatge deixen de ser visibles per als usuaris no autoritzats.

Exemple il·lustratiu

Suposem que la vostra empresa té 100 viatgers habituals i 5 directius d’alt nivell designats com a viatgers “stealth”. 

• Un administrador estàndard de l’empresa podrà veure 100 usuaris a la pàgina Usuaris i comprovar que s’han gastat 1 milió USD en viatges segons els diferents informes d’anàlisi. 

• Un administrador “stealth” podrà veure tots els 105 usuaris i veure una despesa total en viatges de 1,5 milions de dòlars americans (dels quals 500.000 $ corresponen a viatgers ocults). 

• Els agents TMC habituals només gestionen tasques dels 100 viatgers estàndard, mentre que els agents ocults poden gestionar tasques de tots els 105 usuaris.

Qui pot accedir als viatgers ocults?

L’administrador de la vostra empresa és qui decideix quins usuaris tindran accés als viatgers ocults i a les seves dades dins el sistema. Cada persona amb accés als viatgers ocults tindrà assignat un d’aquests rols. Tant els rols com els usuaris que els tenen assignats es gestionen a través dels procediments de rols i permisos (a l’apartat Per activar els viatges ocults ).  

Nota: Els acompanyants dels viatgers amb perfil ocult també obtenen automàticament aquest estatus, de manera que la confidencialitat de les seves reserves queda garantida.

Com activar el mode de viatge ocult 

Per activar el mode de viatge ocult, cal crear diversos grups d’usuaris i assignar-hi els rols corresponents (que s’expliquen a continuació). També cal definir a quins àmbits tindran accés aquests rols i afegir els usuaris pertinents als grups de viatgers ocults que hàgiu creat. A continuació es detalla aquest procés. Els administradors de l’empresa i els administradors de TMC gestionen l’accés al mode ocult directament des de l’eina de reserves en línia Spotnana. 

La major part de les accions d’aquest apartat es fan des de la pàgina Grups i rols Aquesta pàgina es pot obrir seleccionant Grups i rols des de la secció Persones (al menú Programa, després seleccioneu l’empresa corresponent). Aquestes instruccions parteixen de la base que us trobeu a la pàgina Grups i rols.

Indiqueu quins viatgers són considerats “stealth”

Assigneu quins membres de la vostra organització han de ser identificats com a viatgers “stealth” (per exemple, directius, membres de l’alta direcció) configurant els camps Stealth_type_1, Stealth_type_2, i Stealth_type_3 al vostre fitxer de recursos humans. Cada persona només pot pertànyer a una categoria “stealth”. Podeu utilitzar les diferents tipologies per agrupar qualsevol perfil que necessiteu (per exemple, Stealth_type_1 = membres de la direcció, Stealth_type_2 = analistes de fusions i adquisicions).

Creeu el grup d’administradors “Stealth”

Creeu el grup que servirà per assignar els permisos necessaris als administradors “stealth”. 

1. Feu clic a Crea grup. Es mostrarà la finestra Crea grup.

2. Introduïu un nom i una descripció per al grup d’administradors “Stealth” (per exemple, Administradors Stealth).

3. Fes clic a Crea. El grup es crearà automàticament.

Atribueix rols i àmbits al grup d’Administradors Stealth

Defineix quins rols i àmbits tindran els Administradors Stealth de la teva organització. Assigna els rols següents al grup d’administradors stealth i estableix els àmbits que corresponguin. 

1. Selecciona la pestanya Rols i àmbits (del grup d’Administradors Stealth).

2. Fes clic a Assigna rol. Es mostrarà la finestra Assigna rol .

3. Selecciona Administrador de perfils d’usuari, Administrador de viatges, Administrador d’informes, Administrador de gestió d'usuaris, i Administrador de gestió d'accés al menú Selecciona rols. 

4. Defineix 2 àmbits:

   1. Si L'organització és una de [CLIENT COMPANY]

   2. Si El tipus Stealth és un dels següents: Stealth type 1, i/o Stealth type 2, i/o Stealth type 3

5. Fes clic a Assigna.

Assigna els administradors corresponents al grup Stealth Administrator

1. Selecciona la pestanya Membres (del grup Stealth Administrator). 

2. Fes clic a Afegeix membres. Tria Afegeix manualment. Es mostrarà la finestraAfegeix membres.

3. Fes servir el cercador per trobar i seleccionar els usuaris que vulguis. Pots repetir aquest pas per afegir-ne més d’un. 

4. Quan hagis seleccionat tots els usuaris que vols afegir al grup, fes clic a Afegeix. Els usuaris s’afegiran al grup. 

Crea el grup Stealth Agent

Crea el grup que servirà per donar els permisos necessaris als agents Stealth. 

1. Fes clic a Crea un grup. Es mostrarà la finestra Crea un grup.

2. Introdueix un nom i una descripció per al grup d'agents Stealth (per exemple, Stealth Agents).

3. Fes clic a Crea. El grup es crearà automàticament.

Assigna rols i àmbits al grup d'agents Stealth

Indica quins rols i àmbits tindran els agents Stealth de la teva organització. Assigna els rols següents al grup d'agents Stealth i configura els àmbits segons convingui. 

1. Ves a la pestanya Rols i àmbits (del grup d'agents Stealth).

2. Fes clic a Assigna rol. Apareixerà la finestra Assigna rol .

   1. Seleccioneu Administrador de perfils d'usuari, Administrador de viatges, Administrador de gestió d'usuarisi Agent al menú Selecciona rols. 

      1. Definiu 2 àmbits:

         1. Si L'organització és una de les [CLIENT COMPANY]

         2. Si El tipus Stealth és un dels Tipus Stealth 1 i/o Stealth tipus 2 i/o Stealth tipus 3

      2. Feu clic a Assigna.

3. Feu clic a Assigna rol. Apareixerà la finestra Assigna rol . 

   1. Seleccioneu TMC Settings Administrator (només lectura) al menú Selecciona rols. 

      1. Definiu 2 àmbits:

         1. Si Organització és una de [EL VOSTRE TMC]

         2. Si el tipus Stealth és un dels següents: Stealth tipus 1 i/o Stealth tipus 2 i/o Stealth tipus 3

      2. Feu clic a Assigna.

Ara cal que assigneu els agents corresponents al grup d'agents Stealth

1. Seleccioneu la pestanya Membres (dins el grup d'agents Stealth). 

2. Feu clic a Afegeix membres. A continuació, seleccioneu Afegeix manualment. Es mostrarà la Afegeix membres.

3. Fes servir la cerca per trobar i seleccionar els usuaris que vulguis afegir. Pots repetir aquest pas per incloure més d’un usuari. 

4. Quan hagis seleccionat tots els usuaris que vols afegir al grup, fes clic a Afegeix. Els usuaris s’afegiran al grup. 

Crea el grup Stealth Arrangers

Crea el grup que utilitzaràs per concedir els permisos necessaris als stealth arrangers. 

1. Fes clic a Crea grup. Es mostrarà la Crea grup.

2. Introdueix un nom i una descripció per al grup d’agents Stealth (per exemple, Stealth Arrangers).

3. Fes clic a Crea. El grup es crearà.

Atribuïu rols i àmbits al grup Stealth Company Arranger

Indiqueu quins rols i àmbits tindran els Stealth Company Arrangers dins la vostra organització. Assigneu els rols següents al vostre grup d’arranjadors i definiu els àmbits corresponents. 

1. Seleccioneu la pestanya Rols i àmbits (per al grup Stealth Company Arranger).

2. Per a cadarol, feu clicAtribueix rol. Es mostrarà la finestra Atribueix rol . 

   1. Seleccioneu Administrador del perfil d’usuari i Administrador de viatges al menú Selecciona rols. 

      1. Defineix 2 àmbits:

         1. Si Organització és una de les [CLIENT COMPANY]

         2. Si Tipus Stealth és un dels Tipus Stealth 1 i/o Tipus Stealth 2 i/o Tipus Stealth 3

      2. Fes clic a Assigna.

   2. Tria Administrador de gestió d'esdeveniments al menú Selecciona rols. 

      1. Àmbit del conjunt 1:

         1. Si L'organització és una de les [CLIENT COMPANY]

      2. Feu clic a Assigna.

Assigneu els organitzadors corresponents al grup Stealth Arranger

1. Aneu a la pestanya Membres (del grup Stealth Arranger). 

2. Feu clic a Afegeix membres. Seleccioneu Afegeix manualment. Es mostrarà la finestraAfegeix membres.

3. Utilitzeu la funció de cerca per trobar i seleccionar els usuaris que voleu afegir. Podeu repetir aquest pas per afegir més d’un usuari. 

4. Quan tingueu tots els usuaris seleccionats, feu clic a Afegeix. Els usuaris s’afegiran al grup. 

Temes relacionats

• Gestió de rols, grups i permisos d’accés (RBAC)
• Descripció detallada dels rols d’usuari
• Informes d’anàlisi i estadístiques
• Puja els registres de perfils d’usuari