Crea, pubblica e gestisci un evento

Solo gli utenti che appartengono a determinati ruoli e gruppi possono creare, pubblicare e gestire eventi. Gli utenti che fanno parte dei gruppi Company Admins, Company Arrangers o dei TMC Admins potranno svolgere le attività illustrate nelle procedure riportate di seguito. 

INDICE DEI CONTENUTI

• Crea, pubblica e gestisci un evento
  • Crea un evento
  • Visualizza e gestisci gli eventi esistenti
  • Pubblica i viaggi per un evento (per gli eventi che prevedono inviti)
  • Consulta i report relativi a un evento
  • Argomenti correlati

Crea un evento

1. Accedi allo strumento di prenotazione online. 

2. Fai clic su Viaggi. Il La pagina Viaggi verrà visualizzata. 

3. Fai clic su Crea(in alto a destra) e selezionareEvento da modello dal menu. In alternativa, se il tuo amministratore consente di creare eventi senza utilizzare un modello, seleziona Evento dal menu Crea (potrai comunque scegliere un modello in un secondo momento, se lo desideri). La finestra Crea evento da modello (oppure Crea evento) verrà mostrata.

4. Il campo Organizzazione sarà già compilato con il nome della tua azienda. Se sei un amministratore TMC, seleziona l’organizzazione corretta.

5. Scegli il modello che desideri utilizzare per il tuo evento dal campo Modello campo. In questo modo potrai ereditare eventuali valori preimpostati dal modello scelto. Se non sai quale modello selezionare, ti consigliamo di chiedere al tuo responsabile viaggi. Ad esempio, per una Sessione di orientamento per nuovi assunti, potrebbe essere utile utilizzare un modello basato su invito. 
   Nota: A seconda di come l’amministratore ha configurato il sistema, potresti dover selezionare un modello quando crei un evento, oppure questa scelta potrebbe non essere obbligatoria. 

6. Scegli se desideri che il tuo evento invii un invito ai partecipanti oppure no. 
   Nota: Questa opzione potrebbe già essere impostata dal modello selezionato o dall’amministratore. 

7. Inserisci il nome dell’evento nel campo Nome evento. Questo sarà il nome visualizzato dai partecipanti che inviterai.

8. Indica la sede dell’evento nel campo Luogo corrispondente.

9. Imposta la Data di inizio viaggio e la Data di fine viaggio secondo le esigenze dell’evento. 

10. Imposta la Data di inizio finestra di viaggio e Data di fine finestra di viaggio per l’evento. 

    • La data di inizio deve essere precedente all’inizio dell’evento. Ricorda di considerare fattori come il fuso orario, la distanza da percorrere e le eventuali coincidenze.

    • La data di fine deve essere successiva alla conclusione dell’evento.
      

11. Puoi impostare le tipologie di prenotazione consentite per questo evento nella sezione Tipi di prenotazione consentiti (puoi modificarle anche in seguito o personalizzarle per ogni partecipante). SAlcune impostazioni di questa sezione potrebbero essere già predefinite in base al modello scelto. Saranno visibili ai partecipanti solo le tipologie di prenotazione abilitate per questo evento. 
    Nota: Se, dopo la pubblicazione dell’evento, fosse necessario aggiungere un’altra tipologia di prenotazione, amministratori e organizzatori possono inserirla o prenotarla direttamente per il partecipante. 

12. Per Volo:

    • Per scegliere le tipologie di volo consentite, seleziona una o più opzioni dal menu Tipi di volo consentiti :

      • Solo andata

      • Andata e ritorno

      • Più città – Utile se chi viaggia deve raggiungere un’altra destinazione durante il viaggio o partecipare a un altro evento (ad esempio, se la località di ritorno è diversa da quella di partenza)

    • Utilizza i + e -pulsanti per impostare il numero di accompagnatori (ad esempio, membri della famiglia) per cui un viaggiatore è autorizzato a prenotare un viaggio aereoAccompagnatori consentiti ]. Se imposti un valore diverso da 0, chi viaggia potrà cliccare su Aggiungi viaggiatori durante la prenotazione dei voli. Il numero massimo di accompagnatori sarà quello che hai indicato qui. 

    • Fai clic nel campo Aeroporti di destinazione consentiticampo e cerca gli aeroporti desiderati. Utilizza questo campo per specificare tutti gli aeroporti verso cui i partecipanti possono prenotare i voli per partecipare all’evento (i partecipanti possono prenotare da qualsiasi aeroporto di partenza). Puoi anche scegliere di non impostare questo campo (o di impostarlo in un secondo momento). Se lasci questo campo vuoto, i viaggiatori potranno prenotare voli verso qualsiasi aeroporto.

      • Inizia a digitare il nome o il codice dell’aeroporto che vuoi selezionare. Appariranno i nomi degli aeroporti corrispondenti a quanto inserito. 

      • Seleziona la casella di controllo dell’aeroporto desiderato. 

      • Per aggiungere altri aeroporti, cerca e ripeti la procedura. 

    • Utilizza il calendario e i campi orario nella sezione Arrivo consigliato entro e Partenza consigliata dopo per stabilire quando ai partecipanti verrà richiesto di prenotare i voli. Di norma, queste date si basano su quelle impostate nei Campi delle date dell’evento I partecipanti saranno invitati a prenotare i voli entro queste date e orari. 

13. Per Hotel:

    • Per consentire la prenotazione degli hotel per questo evento, attiva l’apposita opzione.

    • Fai clic su Aggiungi per indicare gli hotel selezionati. Il campo Hotel verrà visualizzato. In questo campo puoi specificare tutti gli hotel presso cui i partecipanti potranno soggiornare per partecipare all’evento. Puoi anche scegliere di non compilare questo campo. 

    • Inizia a digitare il nome dell’hotel che desideri aggiungere. Verranno mostrati i nomi degli hotel in base a quanto inserito. 

    • Seleziona l’hotel desiderato.  

    • Per aggiungere altri hotel, fai clic su Aggiungi di nuovo e ripeti la procedura. 

14. Per Treno 

    • Per consentire la prenotazione dei treni per questo evento, attiva l’opzione corrispondente.

    • Non sono necessarie ulteriori impostazioni.

15. Per Auto

    • Per permettere la prenotazione di auto a noleggio per questo evento, attiva l’apposita opzione.

    • Non è richiesta alcuna configurazione aggiuntiva.

16. Controlla il contenuto della sezione Risposte aicampi personalizzati. 

    • Il modello su cui si basa il tuo viaggio potrebbe includere dei campi personalizzati. Il valore di questi campi può essere già impostato nel modello; in tal caso puoi accettarlo oppure modificarlo. Se invece il campo personalizzato non ha ancora un valore, potrebbe essere necessario inserirlo. 

    • Puoi anche aggiungere altri campi personalizzati. Se vuoi inserirne uno nuovo per il tuo viaggio, clicca su Aggiungi. In questo modo potrai scegliere un campo personalizzato e indicarne il valore. 

17. La sezione Modifica campi profilo viaggiatore  contiene eventuali campi del profilo viaggiatore (ad esempio,  Centro di costo]) per cui l’amministratore del modello ha inserito un valore diverso oppure ti ha permesso di modificarlo. Tieni presente che inserire un valore diverso non modificherà in modo permanente il campo nel profilo del viaggiatore, ma si applicherà solo agli eventi creati con questo modello. Per ogni campo visualizzato, verrà utilizzato o il valore fornito dall’amministratore oppure il valore predefinito del profilo del viaggiatore (che però non sarà mostrato qui). Se necessario, puoi modificare questi valori oppure lasciarli invariati.  

18. Puoi utilizzare l’opzione Destinatari aggiuntivi per indicare altri utenti che riceveranno le email relative a questo evento e scegliere quali notifiche inviare.

19. Puoi usare Descrizione per inserire una descrizione dell’evento, che sarà visibile ai partecipanti. Modifica la descrizione come preferisci. Puoi formattare il testo inserendo grassetto, corsivo, elenchi puntati, scegliere il carattere, il colore, l’indentazione e aggiungere link, secondo le tue esigenze. Quando hai terminato, fai clic su Crea (in alto a destra).

20. Fai clic su Crea. Verrà visualizzata la pagina dell’evento.

21. Per modificare uno dei metodi di pagamento consentiti per una specifica tipologia di prenotazione, fai clic su Dettagli di pagamento. Poi seleziona l’icona a forma di matita sotto Metodo di pagamento per la tipologia di prenotazione interessata e apporta le modifiche necessarie. Per maggiori informazioni sulle varie opzioni, consulta il passaggio 9diCrea un modello (per eventi e viaggi). Fai clic su Salva quando hai terminato. 

22. Per iniziare ad aggiungere partecipanti a questo evento, seleziona + Viaggiatore. Nota: L’utente che aggiunge il viaggiatore verrà indicato come referente per il viaggio di quella persona. Il viaggiatore potrà quindi rivolgersi a lui per qualsiasi domanda. Tieni presente che, se utilizzi un modello senza invito, per ogni viaggiatore aggiunto verrà creato automaticamente un viaggio. Se invece utilizzi un modello con invito, potrai scegliere se pubblicare i viaggi con o senza invio dell’email di invito. Se il tuo sistema permette di creare eventi senza un modello e non ne hai selezionato uno durante la creazione, potrai decidere se l’evento dovrà prevedere un invito oppure no. 

    • Per aggiungere singoli dipendenti viaggiatori: Clicca su + Viaggiatore e inserisci il nome o l’indirizzo email della persona che desideri invitare. Apparirà un elenco di utenti corrispondenti. Seleziona la persona da invitare. Ripeti questa operazione per ogni dipendente della tua azienda che parteciperà. 

    • Per aggiungere un ospite esterno che non lavora in azienda: Clicca su + Viaggiatore e inizia a digitare il nome o l’email nella barra di ricerca. Apparirà un elenco di utenti corrispondenti. Seleziona la persona che vuoi invitare. Ripeti questa operazione per ogni ospite esterno. Se la persona che desideri invitare non ha ancora un profilo nel sistema, clicca su Crea ospite aziendale e crea un profilo per ciascuno di loro (tutti i profili degli ospiti devono includere indirizzo email, nome, cognome e ragione sociale). In alcuni casi potresti non avere la possibilità di creare profili aziendali per gli ospiti. 

    • Per caricare in blocco un elenco di dipendenti e ospiti partecipanti: Fai clic su + Viaggiatore e seleziona Carica partecipanti all’evento. Verrà visualizzata la pagina Carica utenti per l’evento . Segui le istruzioni a schermo per scaricare il modello CSV fornito e compilalo inserendo gli indirizzi email dei partecipanti. Di solito, i partecipanti vengono identificati tramite l’indirizzo email, ma alcune organizzazioni potrebbero richiedere ulteriori informazioni obbligatorie per i nuovi ospiti. Consulta le istruzioni presenti nel modello CSV per sapere quali campi sono necessari. Una volta terminato, carica il file CSV compilato (nell’apposita area) e fai clic su Carica. Per verificare eventuali errori durante il caricamento del file (e comprenderne la causa), fai clic sull’icona Storico caricamenti (accanto a + Viaggiatore). 

23. Per modificare i parametri: 

    • Se desideri cambiare alcune impostazioni dell’evento prima della pubblicazione, seleziona l’opzione corrispondente (ad esempio,  Parametri evento) dal menu Modifica menu, quindi modifica i parametri necessari e fai clic su Applica. Queste modifiche verranno applicate a tutti i viaggi dei partecipanti all’evento (tranne quelli che sono stati modificati singolarmente e quindi scollegati dall’evento, o che sono già stati prenotati).

    • Per modificare i parametri di uno o più viaggi specifici, seleziona la casella accanto al nome del partecipante interessato. Scegli l’opzione desiderata (ad esempio, Parametri viaggio) dal Modifica menu che trovi in fondo alla pagina e aggiorna i parametri come preferisci. Tieni presente che, una volta modificati i parametri di viaggio di un partecipante, le successive modifiche ai parametri dell’evento non avranno effetto su di lui. Se vuoi visualizzare solo i partecipanti per cui hai già personalizzato i parametri, seleziona il filtro Mostra solo viaggi modificati. 

24. A questo punto: 

    • Per gli eventi che utilizzano un modello senza invito, i viaggi vengono creati automaticamente man mano che aggiungi i partecipanti. Non è necessario pubblicare l’evento o i relativi viaggi.

    • Per gli eventi che utilizzano un modello basato su invito, puoi pubblicare i viaggi dell’evento facendo clic su Pubblica viaggi oppure consulta Pubblica viaggi per un evento per maggiori dettagli. Ti verrà chiesto di includere gli inviti per i partecipanti.

Visualizza e gestisci eventi esistenti

1. Accedi allo strumento di prenotazione online. 

2. Fai clic su Viaggi. Verrà visualizzata la pagina Viaggi.  

3. Seleziona la scheda Eventi. Da qui puoi scegliere quali eventi visualizzare:

   • Scegli In programma dal menu per vedere gli eventi futuri o in corso. 

   • Scegli Completati dal menu per consultare gli eventi già conclusi.

   • Scegli Annullati dal menu per visualizzare gli eventi cancellati.

4. Puoi utilizzare il modello di viaggiocampo per cercare un modello specifico e visualizzare soltanto gli eventi creati con quel modello. Puoi anche cercare l’evento inserendo il nome o l’ID. 

5. Ogni evento creato viene mostrato come una riga. Per ciascun evento vengono visualizzati il nome, l’ID e il periodo di viaggio.   

6. Trova l’evento che desideri consultare e fai clic su Visualizza evento nella sua riga. Si aprirà la pagina con i dettagli dell’evento. Per ogni viaggiatore saranno mostrati: nome, nome del viaggio, data del viaggio, periodo di viaggio, tipologie di prenotazione consentite, stato del viaggio, stato dell’invito (per eventi che utilizzano modelli basati su invito). Se accanto a una tipologia di prenotazione compare un’icona verde, significa che il viaggiatore ha completato la prenotazione per quella tipologia. Puoi ordinare in base allo Stato del viaggio (ad esempio, In attesa). Per gli eventi che usano un modello basato su invito, puoi anche ordinare in base allo Stato dell’invito (Invitato, Non invitato). 

7. Puoi consultare e modificare le informazioni e i parametri dell’evento, l’elenco dei viaggiatori oppure i dati e i parametri relativi al viaggio di uno specifico viaggiatore. 

   1. Modifica delle informazioni e dei parametri dell’evento 

      1. Per modificare la Descrizione evento, fai clic su Informazioni evento. Si aprirà la finestra delle informazioni. Espandi la sezione Descrizione evento e fai clic su Modifica. Apporta le modifiche desiderate e seleziona Salva.

      2. Per modificare o aggiungere una Nota interna, fai clic su di essa. Apporta le modifiche desiderate e poi seleziona Salva.  

      3. Per aggiornare uno qualsiasi dei parametri dell’evento, seleziona Parametri evento dal menu Modifica, modifica i parametri necessari e poi fai clic su Applica. Le modifiche verranno applicate a tutti i viaggiatori collegati all’evento (tranne quelli che sono già stati modificati singolarmente o già prenotati, che quindi non sono più collegati all’evento).

      4. Per modificare i destinatari delle notifiche e-mail relative all’evento, fai clic su Informazioni evento. Si aprirà la finestra delle informazioni. Espandi la sezione Destinatari delle notifiche e-mail dell’evento. Qui puoi configurare le notifiche e-mail come preferisci, scegliere i destinatari da mettere in copia (CC) o copia nascosta (CCN), e infine selezionare Salva.  

   2. Modifiche ai viaggiatori e alle informazioni o ai parametri dei loro viaggi

      1. Per modificare i parametri relativi a uno o più viaggiatori e ai loro viaggi, seleziona la casella accanto al nome del viaggiatore. Poi scegli le informazioni o i parametri che vuoi aggiornare dal menu Modificamenu in fondo alla pagina e modifica le informazioni o i parametri desiderati. Nota che, una volta modificati i dati o i parametri di viaggio di un determinato viaggiatore, quel viaggio verrà contrassegnato come modificato e qualsiasi cambiamento apportato alle informazioni o ai parametri a livello di evento non verrà applicato a tale viaggiatore.Se vuoi vedere solo i viaggiatori per cui hai modificato informazioni o parametri individuali, seleziona il filtro Mostra solo viaggi modificati.

      2. Per aggiungere nuovi viaggiatori, fai clic su + Viaggiatore, cerca il nome della persona che desideri inserire e selezionalo. Se l’evento utilizza un modello basato su invito, dovrai cliccare su Pubblica viaggi(in alto a destra) per creare il viaggio evento per loro. Per gli eventi che utilizzano un modello senza invito, il viaggio evento verrà creato automaticamente per loro. Per caricare in blocco un elenco di viaggiatori, consultare "Come caricare un elenco di dipendenti e ospiti in blocco" sopra (passaggio 21) per le istruzioni.    

      3. Per rimuovere un viaggiatore, seleziona il suo viaggio (cliccando sul nome del viaggio). Si aprirà la pagina dei dettagli. Da qui, seleziona Annulla viaggiodalAzioni menu. Tutti i link presenti nelle email di invito già inviate non saranno più validi. Nota: Se sono già state effettuate delle prenotazioni per l’evento, ti verrà chiesto di annullarle.

      4. Per caricare un elenco di partecipanti, fai clic su Carica e poi segui le istruzioni riportate nella sezione Crea un evento qui sopra in questa pagina.

      5. Per scaricare l’elenco attuale dei partecipanti, fai clic su Scarica nella barra degli strumenti.

Pubblicare i viaggi per un evento (per eventi che prevedono inviti)

Dopo aver creato l’evento con invito (ad esempio utilizzando un modello che prevede inviti), puoi visualizzare un’anteprima degli inviti e pubblicare i viaggi necessari per le prenotazioni dell’evento. Al momento della pubblicazione dell’evento, puoi scegliere se inviare o meno gli inviti tramite email ai partecipanti. 

Per gli eventi creati con un modello che non prevede inviti, i viaggiatori aggiunti all’evento non riceveranno email di invito, ma verrà creato automaticamente un viaggio per ciascun partecipante appena viene aggiunto. Tu (o un agente) potrai quindi procedere con le prenotazioni per ogni viaggiatore associato all’evento selezionando il relativo viaggio. In alternativa, i viaggiatori possono prenotare autonomamente.

1. Accedi allo strumento di prenotazione online. 

2. Fai clic su Viaggi. La sezione Viaggi verrà visualizzata la pagina. 

3. Seleziona la scheda Eventi. 

4. Ora scegli Prossimi per vedere gli eventi in programma (se non è già attivo). Ogni evento creato viene mostrato in una riga, dove potrai vedere luogo, date e tipologia di prenotazione. 

5. Cerca l’evento che ti interessa e clicca su Visualizza evento nella sua riga. Si aprirà la pagina dei viaggi relativi all’evento. 

   • Per modificare i parametri di un evento per cui sono già stati pubblicati alcuni viaggi, seleziona Parametri evento dal menu Modifica , apporta le modifiche necessarie e clicca su Applica. 

6. Fai clic su Pubblica viaggi. 

   • Se desideri rendere visibili i viaggi di un evento senza inviare email di invito ai partecipanti, seleziona Pubblica solo.

   • Se invece vuoi pubblicare i viaggi e inviare anche le email di invito ai partecipanti, seleziona Pubblica e invia inviti.

   • Per vedere in anteprima come apparirà l’invito, clicca sul link che trovi dopo aver selezionato Pubblica viaggi. Riceverai l’invito direttamente al tuo indirizzo email.

7. Dopo la pubblicazione, puoi comunque modificare alcuni parametri dell’evento o del viaggio dei partecipanti. Tieni presente che le modifiche avranno effetto solo sulle prenotazioni future e non su quelle già effettuate (per maggiori dettagli consulta la sezione Visualizza e gestisci eventi esistenti di questo argomento). Ad esempio, puoi modificare: 

   • Nome dell’evento o del viaggio

   • Descrizione dell’evento o del viaggio

   • Date del viaggio (ad esempio, cambiare la data di inizio o di fine)

   • Dettagli di pagamento 

   • Tipologie di prenotazione consentite

   • Numero massimo di accompagnatori consentiti per i voli (fino a 5 accompagnatori aggiuntivi sullo stesso PNR)

   • Risposte ai campi personalizzati (per conto del viaggiatore)

   • Valori dei campi profilo per il viaggio (ad esempio, centro di costo, entità legale)

   • Aggiungi altri viaggiatori

   • Rimuovi i viaggiatori (che non hanno ancora effettuato prenotazioni).

Visualizza i report relativi a un evento

Puoi consultare dati dettagliati su un evento. 

1. Accedi allo strumento di prenotazione online. 

2. Fai clic su Viaggi. Verrà visualizzata la pagina Viaggi. 

3. Seleziona la scheda Eventi. 

4. Seleziona Prossimiper visualizzare gli eventi imminenti (se non è già selezionato). È inoltre possibile visualizzare un report degli eventi completati.

5. Cerca l’evento per cui vuoi visualizzare il report e fai clic su Visualizza eventonella sua riga. Verrà visualizzata la pagina dell’evento.

6. Fai clic su ReportisticaI dati relativi a questa pagina verranno mostrati qui.

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