Opsæt Expensify til at modtage udgifter

I dette afsnit gennemgår vi, hvordan du kan få Spotnana til automatisk at videresende skattefakturaer og/eller kvitteringer for rejsebookinger til din Expensify-konto. Når Spotnana og Expensify arbejder sammen, minimeres risikoen for fejl, og dine rejsende slipper for selv at skulle uploade kvitteringer eller udfylde udgiftsrapporter manuelt.

Du skal være medlem af gruppen Company Admins for at kunne udføre denne opgave. Denne vejledning forudsætter, at du allerede har en Expensify-konto.

Sådan forbinder du Spotnana med din Expensify-konto

1. Vælg Program i topmenuen. TMC-administratorer skal herefter vælge indstillingen Company.

2. Fold menuen Konfigurationer ud i venstre side. 

3. Vælg Integrationer. Siden Integrationer vil nu blive vist. 

4. Vælg den Udgifter fanen.
   

5. Find rækken for Expensify (under enten Alle eller Udgifter fanen), og klik på Administrer. Du kommer nu til siden Expensify-konfiguration, hvor du kan se alle de regler for videresendelse af udgifter, der er oprettet til din Expensify-konto.
   

6. Hvis du vil oprette en ny regel for videresendelse, skal du klikke på Tilføj videresendelsesregel. Herefter åbnes dialogboksen Ny regel. 

7. Indtast et navn og en beskrivelse til den nye regel, og klik på Fortsæt. Siden med reglen vises med to faner, Konfiguration og Modtagere. Fanen Konfiguration bruges til at opsætte de betingelser, der skal være opfyldt, for at udgifter kan sendes videre til Expensify. Fanen Modtagere bruges til at vælge, hvilke rejsende udgifterne skal sendes til Expensify for. 

8. Vælg fanen Konfiguration . 

   • Brug afkrydsningsfelterne i afsnittet Vælg dokumenttyper til at vælge, hvilke dokumenttyper der skal medtages i de udgifter, der sendes til Expensify (f.eks. Momsfakturaer, Kvitteringer)

   • Brug afkrydsningsfelterne iVælg betalingsmetodersektion til at konfigurere de betalingsmetoder, for hvilke udgifter vil blive sendt til Expensify (f.eks.Central- og virtuel kort eller direkte fakturering, Firmakreditkort).

   • Brug afkrydsningsfelterne iGældende rejsetypersektion for at aktiverebookingtyper (f.eks.Flyvning, Hotel), hvor du ønsker, at udgifter sendes til Expensify.

   • Endtast den e-mailadresse (f.eks. receipts@expensify.com), som udgifterne skal sendes til i Expensify under Videresend e-mail felt.  

9. Vælg fanen Modtagere.

10. Vælg en af følgende muligheder:

    • Alle rejsende: Udgifter for alle rejsende bliver sendt til Expensify. 

    • Begrænset modtagergruppe: Udgifter bliver kun sendt til Expensify for de rejsende, der opfylder de betingelser, du angiver. 

      • Klik på Føj betingelse til for at angive, hvilke betingelser der skal være opfyldt, før udgifterne videresendes til Expensify. De relevante felter til betingelser vises nu. Tilpas dine betingelser efter behov (f.eks. hvis Land er blandt Tyskland). Du kan tilføje flere betingelser ved at klikke på Føj betingelse til igen. Hvis du har mere end én betingelse, skal alle betingelser være opfyldt, før udgifterne sendes til Expensify. 
        

11. Klik Gem, når du er færdig.