Opret et brugerdefineret felt

INDHOLDSFORTEGNELSE

• Opret et brugerdefineret felt
• Hvis du har valgt Brugerbesvarelse
  • På fanen Svar-type
  • På fanen Målgruppe
    • Oversigt over målgruppebetingelser, der kan bruges sammen med brugerdefinerede felter
  • På fanen Yderligere oplysninger
  • På fanen Svarliste
• Hvis du har valgt Automatisk svar
  • På fanen Svar
  • På fanen Målgruppe
• Indstillinger for rapporteringsfanen
• Upload en liste med svar fra en ekstern fil
• Download en liste med svar fra Online Booking-værktøjet
• Mindre demo: Sådan opretter du et brugerdefineret felt med en tilpasset målgruppe

Følg denne vejledning for at oprette brugerdefinerede felter i Online Booking-værktøjet til dine rejsende. Felterne kan bruges til at stille spørgsmål til brugerne under booking eller til at bestemme, hvordan oplysninger automatisk skal indsamles under en booking. Hvis du skal redigere et eksisterende brugerdefineret felt, kan du læse mere under Rediger et brugerdefineret felt.

Denne funktion er kun tilgængelig for virksomhedens administratorer og TMC-administratorer.

1. Vælg Program i menuen. 
2. Vælg Brugerdefinerede felter under Rejseadministration i menuen til venstre. Siden Brugerdefinerede felter åbnes nu. Der kan allerede være oprettet nogle brugerdefinerede felter på siden. 
3. Klik på Opret brugerdefineret felt.
4. Skriv et navn i feltet Feltnavn. Det er dette navn, brugerne vil se. 
5. Skriv en beskrivelse i feltet Beskrivelse. Beskrivelsen hjælper andre administratorer med at forstå, hvad feltet skal bruges til. Teksten i beskrivelsesfeltet vises ikke for rejsende. 
6. Indstil Registrér én gang for hver ny rejse til eller fra, alt efter behov.
   Når denne funktion er slået til, bliver oplysningerne i dette brugerdefinerede felt kun indsamlet én gang pr. rejse (og altså ikke for hver enkelt booking i rejsen). Når oplysningerne er indtastet, vil feltet ikke blive vist igen for den rejsende på den pågældende rejse.
   Hvis deaktiveret, vil oplysningerne tilknyttet dette brugerdefinerede felt blive registreret én gang forhver booking i rejsen. 
7. Klik på Bekræft. Herefter vises en side med navnet på det brugerdefinerede felt. 
8. Vælg en af følgende muligheder under Opret svar:
   • Brugersvar – Med denne mulighed kan du oprette et felt, der vises for brugerne, hvor de kan vælge mellem forskellige svarmuligheder (f.eks. Rejseformål = Konference).
   • Automatisk svar – Med denne mulighed kan du oprette et felt, der kun vises for brugerne i bestemte sammenhænge (Rejser-siden, notifikationer) og hvor svaret udfyldes automatisk (f.eks. rejsekoder). Brugeren bliver ikke bedt om at svare. Systemet udfylder automatisk feltet for dem.
9. Følg derefter vejledningen, der passer til det valg, du har foretaget under Opret svar. Når du er færdig, skal du huske at aktivere dit brugerdefinerede felt ved at slå Status til på hovedsiden for Brugerdefinerede felter.   

Du kan også ændre rækkefølgen på de brugerdefinerede felter ved at trække i de seks prikker ud for hvert felt og flytte det derhen, hvor du ønsker. Den rækkefølge, felterne vises i på siden Brugerdefinerede felter, er også den rækkefølge, de vil blive vist for rejsende under betaling og på siden Rejser. Kun de felter, der opfylder de betingelser, du har angivet, vil blive vist.

Hvis du har valgt Brugerrespons

Dialogboksen Brugerrespons vil blive vist. Her finder du fire faner: Svartype, Målgruppe, Yderligere oplysninger, og Svarliste. Når du har indstillet en fane, kan du gå videre til næste fane ved at klikke på Næste.

På fanen Svartype 

1. Vælg den svartype, du ønsker at bruge. Svartypen afgør, hvordan brugerne kan udfylde feltet.

   • Valgliste - Brugerne kan vælge mellem en række foruddefinerede muligheder. Hvis du vælger denne type, kan du også bestemme, om der må vælges flere muligheder, og om det er påkrævet at svare på feltet. 

     • Tillad flere valg - Hvis dette er slået til, kan brugerne vælge mere end én af de muligheder, du har oprettet. Hvis det er slået fra, kan brugerne kun vælge én mulighed. 

     • Brugerens svar er påkrævet - Hvis dette er slået til, kan brugerne ikke gennemføre en booking uden at udfylde dette felt. Hvis det ikke er slået til, kan feltet udfyldes, men det er ikke et krav. Bemærk, at om feltet vises for rejsende, der booker til arrangementer, også afhænger af, om rejsetypen er sat til “Arrangement/skabelonrejse”, og om arrangementskoordinatoren har aktiveret det tilpassede felt for arrangementet. 

   • Liste med procentfelter - Brugerne kan vælge flere af de muligheder, du har oprettet. For hver valgmulighed skal brugeren angive en procentdel, og summen af alle valgte muligheder skal tilsammen give 100 %. 

     • Brugerens svar er påkrævet - Hvis dette er slået til, kan brugerne ikke gennemføre en booking uden at udfylde dette felt. Hvis det ikke er slået til, kan feltet udfyldes, men det er ikke et krav. Bemærk, at om feltet vises for rejsende, der booker til arrangementer, også afhænger af, om rejsetypen er sat til “Arrangement/skabelonrejse”, og om arrangementskoordinatoren har aktiveret det tilpassede felt for arrangementet. 

   • Fritekstfelt - Brugere kan indtaste tekst eller tal frit i det felt, du opretter. Hvis du vælger denne svartype, kan du angive, om det skal være obligatorisk at udfylde feltet, og derefter gå videre til Fanen Målgruppe nedenfor.

     • Brugersvar er påkrævet - Hvis dette er slået til, kan brugerne ikke gennemføre en booking uden at udfylde dette felt. Hvis det ikke er slået til, er det valgfrit at udfylde feltet ved rejsebestilling – brugerne kan se feltet og vælge at udfylde det, men det er ikke et krav. Bemærk dog, at om feltet vises for rejsende, der booker til arrangementer, også afhænger af, om rejsetypen er sat til “Arrangement/skabelonrejse”, og om arrangementsansvarlig har aktiveret det tilpassede felt for arrangementet.

2. Klik på Næste for at gå videre til Målgruppe fanen. Målgruppe fanen vises nu.

På Målgruppe fanen

1. Vælg, hvilke brugere du ønsker at målrette dit tilpassede felt mod. Det er målgruppen, der afgør, hvem der får vist feltet og kan udfylde det.

   • Alle brugere - Det tilpassede felt bliver vist for alle brugere, bookinger og rejsetyper. 

   • Egen målgruppe - Det tilpassede felt vises kun for den brugergruppe, du selv definerer. Vælger du denne mulighed, skal du også give målgruppen et navn og angive de betingelser, der skal være opfyldt, for at feltet vises. 

     1. For at oprette en betingelse skal du vælge de kriterier, der skal opfyldes. Hvis du for eksempel vil angive, at det kun gælder for “alle hotelbookinger”, skal du vælge:Hvis -  Bookingtype -  er en af - Hotel". Du kan se en oversigt over alle tilgængelige målgruppebetingelser i tabellen nedenfor.

     2. Hvis du vil tilføje en ny betingelse, skal du klikke på Tilføj betingelse. Alle betingelser i samme gruppe skal opfyldes (AND). 

     3. Hvis du vil oprette en ny betingelsesgruppe, skal du klikke på Tilføj betingelsesgruppe. Hvis bare én af gruppernes betingelser er opfyldt, gælder det (OR).

2. Klik på Næste for at gå videre til Svarliste fanen.

Oversigt over målgruppebetingelser, der kan bruges sammen med brugerdefinerede felter

På Yderligere oplysninger faneblad

På dette faneblad kan du bruge variabler til at tilføje ekstra oplysninger, som vises, når svaret vælges.

1. Klik på Tilføj under fanen Yderligere oplysninger.  Her vises feltet Udtryk 1 , som du kan udfylde. 
2. Skriv @ i feltet for at få vist en liste over de variabler, du kan bruge (for eksempel LLF, Offentlig pris, Valgt pris osv.). Systemet foreslår automatisk de understøttede variabler. 
3. Vælg den ønskede variabel. 
4. Klik på Tilføj en mere hvis du vil tilføje endnu en variabel for at vise flere oplysninger. 
5. Når du er færdig, skal du klikke på Næste. De valgte variabler vil blive brugt til at vise ekstra oplysninger i det tilpassede felt. 

På fanen Responsliste 

1. Vælg, hvor dine svarmuligheder skal komme fra. Du kan vælge mellem følgende: 
   • Tilføj manuelt – Her kan du selv indtaste de svarmuligheder, brugerne skal se. Skriv et navn og eventuelt en beskrivelse for hver mulighed. Hvis du vil tilføje flere svarmuligheder, skal du klikke på Tilføj en mere. 
   • Importer fra regneark – Med denne mulighed kan du hente en liste med svarmuligheder fra et regneark. Følg vejledningen i OBT. 
   • Importer fra HR-feed – Her kan du hente svarmuligheder fra et eksisterende HR-feed. Vælg det ønskede felt i menuen.
   • Bemærk: Du kan ikke redigere værdierne fra dit HR-feed via den tilpassede feltopsætning. Hvis du skal ændre værdierne, skal det gøres direkte i kilden til HR-feedet. 
   • Importer fra SFTP – Med denne mulighed kan du hente en liste med svarmuligheder fra en fil i en eksisterende SFTP-mappe. Følg vejledningen i OBT. 
2. Klik på Gem og afslut for at gemme din opsætning af det tilpassede felt.

Husk at aktivere dit tilpassede felt ved at vælge dets Statustænd/sluk-knappen på hovedsidenTilpassede feltersiden. Hvis du ikke aktiverer det tilpassede felt, vil det hverken blive vist for rejsende eller begynde at indsamle data. Nye tilpassede felter er som udgangspunkt deaktiveret.  
Hvis du vil deaktivere et eksisterende tilpasset felt, skal du blot sætte dets Status tænd/sluk-knap på hovedsiden forTilpassede felter til "fra".

Hvis du har valgt Automatisk svar

Dialogboksen Automatiser svarDialogboksen vises. Den indeholder to faner.Svar og Målgruppe. Når du har udfyldt indstillingerne på én fane, kan du gå videre til næste ved at klikke på Næste.

På fanen Svar  

1. Indtast svaret i feltet Svarmulighed. 

2. Skriv en beskrivelse af svarmuligheden. 

3. Klik på Næste for at gå videre til Målgruppe fanen. Fanen Målgruppe vil nu blive vist.

På fanen Målgruppe 

1. Vælg om dette felt skal gælde for alle rejsende eller kun for udvalgte personer. Målgruppen afgør, hvilke brugere det automatiske svar bliver registreret og vist for (på Trips siden samt i e-mails, rapporter osv.).
   • Alle brugere - Det tilpassede svarfelt bliver valgt for alle brugere, bookinger og rejsetyper. 
     
   • Brugerdefineret målgruppe - Svaret på det brugerdefinerede felt registreres kun for den målgruppe, du selv vælger. Hvis du vælger denne mulighed, skal du angive et navn til målgruppen og definere de betingelser, der skal være opfyldt, før feltet vises. 
     • For at opsætte en betingelse skal du vælge de kriterier, der skal være opfyldt. Hvis du for eksempel vil angive, at det gælder for “alle hotelbookinger”, skal du vælge:
       • Hvis -  Bookingtype -  er en af - Hotel 
     • Hvis du vil tilføje en ny betingelse, skal du klikke på Tilføj betingelse. Alle betingelser i samme gruppe skal være opfyldt (AND). 
     • Hvis du vil tilføje en ny betingelsesgruppe, skal du klikke på Tilføj betingelsesgruppe. Hvis bare én af gruppernes betingelser er opfyldt, gælder det (OR).
2. Klik på Gem og afslut for at gemme din opsætning af det brugerdefinerede felt. 

Husk at aktivere dit brugerdefinerede felt ved at slå Status til på hovedsiden for Brugerdefinerede felter. Hvis du ikke aktiverer feltet, vil det hverken blive vist for rejsende eller begynde at indsamle data. Nye brugerdefinerede felter er som udgangspunkt deaktiveret. 
Hvis du vil deaktivere et eksisterende brugerdefineret felt, skal du sætte dets Status slå fra på hovedsiden Brugerdefinerede felter siden. 

Indstillinger for fanen Rapportering

På fanen RapporteringFanen bruges til at konfigurere, hvor de oplysninger, der indsamles via det brugerdefinerede felt, skal vises.

Her vises også ID’et for det brugerdefinerede felt, som du kan bruge, hvis du arbejder med dette felt sammen med SFTP-konfigurationer. 

Brug afkrydsningsfelterne til at vælge, hvor oplysningerne fra det brugerdefinerede felt skal vises. Du kan vælge mellem følgende muligheder:

• Bookingbekræftelser

• Sammenfattede rejseplaner pr. e-mail

• Godkendelses-e-mails

• Firmaets rapporter (bemærk, at ikke alle rapporter indeholder dette felt).

Importer en liste med svar fra en ekstern fil

Hvis du allerede har en liste med svar, som brugerne skal kunne vælge imellem, kan du nemt importere dem til Online Booking ved at bruge upload-funktionen. Denne mulighed er kun tilgængelig, hvis du har valgt Importer fra regneark i feltet Kilde feltet på fanen Response List . Følg derefter vejledningen på skærmen. Klik på Save and Exit , når du er færdig.

Download en liste over svarmuligheder fra Online Booking-værktøjet

Hvis du allerede har oprettet en liste med svarmuligheder til et brugerdefineret felt i Online Booking-værktøjet, kan du hente dem ved at bruge eksportfunktionen. Denne funktion gør det nemt at redigere og opdatere svarmulighederne i en ekstern fil, som du derefter kan uploade igen. Bemærk, at download kun er tilgængelig, hvis du har valgt Brugerrespons som svartype.

1. Find det brugerdefinerede felt, du ønsker at hente svarmuligheder for.
2. Vælg View/Edit i menuen til højre i rækken. Siden for det brugerdefinerede felt vises nu.
3. Find den svarliste, du vil hente, og vælg Edit response list i menuen i rækken (svaret skal være af typen User response). Siden med svarmuligheder vises nu.Options .
4. Vælg Export response list fra menuen Mere. Herefter vises dialogboksen Eksportér svarliste . 
5. Vælg Download nu og klik derefter på Download fil. Du kan også vælge at få en kopi af svarmulighederne sendt til din e-mail. Uanset hvad får du svarene i en CSV-fil. 
6. Opdater den hentede fil med de svarmuligheder, du ønsker at tilbyde i dit brugerdefinerede felt. 
7. Når du er færdig, kan du følge vejledningen til, hvordan du uploader en liste med svar fra en ekstern fil.

Mindre demo af, hvordan du opretter et brugerdefineret felt med en tilpasset målgruppe

Demonstrationen nedenfor viser oprettelsen af et brugerdefineret felt, som:

• benytter en liste med muligheder til brugersvar-typen
• indstiller det brugerdefinerede felt til kræver et svar fra rejsende
• retter sig mod det tilpassede felt på en specifik målgruppe af rejsende, der er tilknyttet et kontor i New York og har en ansættelsestype som medarbejdere (ikke gæster)
• angiver manuelt de svarmuligheder for Konference og afdelings arrangement uden for huset.