Eigenes Feld erstellen

INHALTSVERZEICHNIS

• Eigenes Feld erstellen
• Wenn Sie „Benutzerantwort“ ausgewählt haben
  • Im Tab Antworttyp
  • Im Tab Zielgruppe
    • Übersicht der Zielgruppenbedingungen, die Sie mit eigenen Feldern verwenden können
  • Im Tab Zusätzliche Informationen
  • Im Tab Antwortliste
• Wenn Sie „Automatische Antwort“ ausgewählt haben
  • Im Tab Antwort
  • Im Tab Zielgruppe
• Einstellungen im Tab Berichte
• Laden Sie eine Liste von Antworten aus einer externen Datei hoch
• Laden Sie eine Antwortliste aus dem Online-Buchungstool herunter
• Kurz-Demo: So erstellen Sie ein eigenes Feld mit individueller Zielgruppe

Mit dieser Anleitung können Sie im Online-Buchungstool eigene Felder für Ihre Reisenden anlegen. Damit lassen sich zum Beispiel gezielte Fragen beim Buchen stellen oder festlegen, wie Informationen automatisch erfasst werden. Wenn Sie ein bestehendes eigenes Feld anpassen möchten, finden Sie weitere Hinweise unter Eigenes Feld bearbeiten.

Diese Funktion steht nur Unternehmens- und TMC-Administratoren zur Verfügung.

1. Wählen Sie Programm im Menü aus. 
2. Gehen Sie anschließend im Abschnitt „Reiseverwaltung“ links auf Benutzerdefinierte Felder. Die Seite Benutzerdefinierte Felder wird angezeigt. Es kann sein, dass dort bereits eigene Felddefinitionen vorhanden sind. 
3. Klicken Sie auf Benutzerdefiniertes Feld erstellen.
4. Geben Sie im Feld Feldname einen Namen ein. Dieser Name wird später den Nutzern angezeigt. 
5. Geben Sie im Feld Beschreibung eine kurze Erläuterung ein, damit andere Administratoren wissen, wofür das Feld gedacht ist. Diese Beschreibung ist für Reisende nicht sichtbar. 
6. Stellen Sie den Erfassen Sie einmal pro neuer Reise-Schalter nach Ihren Wünschen ein.
   Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Angaben zu diesem benutzerdefinierten Feld nur einmal pro Reise abgefragt (nicht bei jeder einzelnen Buchung innerhalb der Reise). Nachdem die Information einmal erfasst wurde, wird das Feld dem Reisenden für diese Reise nicht erneut angezeigt.
   Wenn diese Option deaktiviert ist, werden die Angaben zu diesem benutzerdefinierten Feld bei jeder Buchung innerhalb einer Reise abgefragt. 
7. Klicken Sie auf Bestätigen. Anschließend sehen Sie eine Seite mit dem Namen des benutzerdefinierten Feldes. 
8. Wählen Sie unter Antwort erstellen eine der folgenden Optionen:
   • Nutzerantwort – Damit erstellen Sie ein Feld, das den Nutzern angezeigt wird und bei dem sie eine Antwort auswählen können (z. B. Reisegrund = Konferenz).
   • Automatische Antwort – Damit erstellen Sie ein Feld, das nur an bestimmten Stellen für Nutzer sichtbar ist (Reisen-Seite, Benachrichtigungen) und bei dem die Antwort automatisch generiert wird (z. B. Reisecodes). Die Nutzer werden nicht aufgefordert, selbst eine Antwort einzugeben. Die Antwort wird automatisch für sie ausgefüllt.
9. Befolgen Sie anschließend die Anweisungen, die zu Ihrer Auswahl unter Antwort erstellen. Wenn Sie fertig sind, denken Sie daran, Ihr benutzerdefiniertes Feld zu aktivieren, indem Sie auf der Status Umschaltfläche auf der Hauptseite Benutzerdefinierte Felder einschalten.   

Sie können außerdem die Reihenfolge Ihrer benutzerdefinierten Felder anpassen, indem Sie das Sechs-Punkte-Symbol neben jeder Zeile nutzen und das Feld an die gewünschte Position ziehen. Die Reihenfolge auf der Seite Benutzerdefinierte Felder bestimmt auch, wie die Felder später für Reisende beim Checkout und auf der Reisen Seite angezeigt werden. Es erscheinen nur die Felder, die zu den von Ihnen festgelegten Bedingungen passen. 

Wenn Sie „Nutzerantwort“ ausgewählt haben

Das Nutzerantwort Dialogfeld wird angezeigt. Dort finden Sie vier Reiter: Antworttyp, Zielgruppe, Zusätzliche Informationen, und Antwortenliste. Sobald Sie die Einstellungen auf einem Tab abgeschlossen haben, gelangen Sie mit einem Klick auf Weiter zum nächsten Tab.

Im Tab AntworttypRegisterkarte

1. Wählen Sie hier aus, welcher Antworttyp für das Feld verwendet werden soll. Der gewählte Antworttyp bestimmt, wie Nutzer mit dem Feld interagieren können.

   • Auswahlliste - Nutzer können aus einer vordefinierten Liste von Optionen wählen. Sie können zusätzlich festlegen, ob mehrere Optionen auswählbar sind und ob das Feld verpflichtend ausgefüllt werden muss. 

     • Mehrfachauswahl erlauben – Ist diese Option aktiviert, können Nutzer mehrere der von Ihnen hinterlegten Antworten auswählen. Ist sie deaktiviert, ist nur eine Auswahl möglich. 

     • Antwort erforderlich – Wenn diese Einstellung aktiv ist, können Buchungen nur abgeschlossen werden, wenn das Feld ausgefüllt wurde. Ist sie deaktiviert, ist das Ausfüllen optional – das Feld wird zwar angezeigt, muss aber nicht zwingend ausgefüllt werden. Ob das Feld bei Veranstaltungsbuchungen angezeigt wird, hängt außerdem davon ab, ob der Reisetyp auf „Veranstaltung/Vorlage“ gesetzt ist und ob der Veranstaltungskoordinator das benutzerdefinierte Feld für das Event aktiviert hat. 

   • Prozentfeld-Liste – Nutzer können mehrere der von Ihnen vorgegebenen Optionen auswählen. Für jede Auswahl muss zusätzlich ein Prozentwert angegeben werden, wobei die Summe aller ausgewählten Optionen 100 % ergeben muss. 

     • Antwort erforderlich – Ist diese Einstellung aktiv, können Buchungen nur abgeschlossen werden, wenn das Feld ausgefüllt wurde. Ist sie deaktiviert, ist das Ausfüllen optional – das Feld wird zwar angezeigt, muss aber nicht zwingend ausgefüllt werden. Ob das Feld bei Veranstaltungsbuchungen angezeigt wird, hängt außerdem davon ab, ob der Reisetyp auf „Veranstaltung/Vorlage“ gesetzt ist und ob der Veranstaltungskoordinator das benutzerdefinierte Feld für das Event aktiviert hat. 

   • Freitextfeld - In das von Ihnen angelegte Feld können Nutzer beliebigen Text oder Zahlen eingeben. Wenn Sie diesen Antworttyp auswählen, können Sie festlegen, ob eine Eingabe verpflichtend ist, und anschließend direkt zu Im Reiter „Zielgruppe“ unten springen.

     • Nutzereingabe ist erforderlich - Wenn diese Option aktiviert ist, können Nutzer eine Buchung erst abschließen, nachdem sie einen Wert in dieses Feld eingetragen haben. Ist die Option nicht aktiviert, bleibt die Eingabe freiwillig: Das Feld wird zwar angezeigt, kann aber auch leer gelassen werden. Ob das Feld bei Eventbuchungen angezeigt wird, hängt zusätzlich davon ab, ob der Reisetyp als „Event/Vorlage“ definiert ist und ob der/die Eventverantwortliche das benutzerdefinierte Feld für das Event aktiviert hat.

2. Klicken Sie auf Weiter, um zum Zielgruppe-Reiter zu gelangen. Der Zielgruppe-Reiter wird angezeigt.

Im Zielgruppe-Reiter

1. Wählen Sie aus, für welche Nutzergruppe Ihr benutzerdefiniertes Feld sichtbar sein soll. Die gewählte Zielgruppe bestimmt, wer das Feld ausfüllen kann.

   • Alle Nutzer - Das benutzerdefinierte Feld wird für alle Nutzer, Buchungen und Reisetypen angezeigt. 

   • Benutzerdefinierte Zielgruppe - Das Feld wird nur für die von Ihnen festgelegte Nutzergruppe angezeigt. Wenn Sie diese Option wählen, müssen Sie außerdem einen Namen für die Zielgruppe vergeben und die Bedingungen definieren, unter denen das Feld angezeigt werden soll. 

     1. Um eine Bedingung festzulegen, wählen Sie die Kriterien aus, die erfüllt sein müssen. Wenn Sie zum Beispiel alle Hotelbuchungen einschließen möchten, stellen Sie die Bedingung wie folgt ein:„Wenn – Buchungstyp – ist einer von – Hotel“. Eine Übersicht aller verfügbaren Zielgruppen-Bedingungen finden Sie in der Tabelle unten.

     2. Um eine neue Bedingung hinzuzufügen, klicken Sie auf Bedingung hinzufügen. Alle Bedingungen innerhalb einer Gruppe werden mit UND verknüpft (alle Bedingungen müssen zutreffen). 

     3. Wenn Sie eine neue Bedingungsgruppe anlegen möchten, klicken Sie auf Bedingungsgruppe hinzufügen. Die einzelnen Gruppen werden mit ODER verknüpft (mindestens eine Gruppe muss zutreffen).

2. Klicken Sie auf Weiter, um zum Antwortenliste-Tab zu gelangen.

Liste der Zielgruppen-Bedingungen, die Sie mit benutzerdefinierten Feldern verwenden können

Auf dem Weitere Informationen Tab

In diesem Tab können Sie Variablen nutzen, um zusätzliche Informationen festzulegen, die angezeigt werden, sobald die Antwort ausgewählt wird.

1. Klicken Sie auf Hinzufügen im Zusätzliche Infos Tab.  Das Feld Ausdruck 1 wird angezeigt. 
2. Geben Sie ein @ in das Feld ein, um eine Liste der verfügbaren Variablen anzuzeigen (z.B. LLF, Published Fare, Selected Fare usw.). Das System schlägt Ihnen automatisch passende Variablen vor. 
3. Wählen Sie die gewünschte Variable aus. 
4. Klicken Sie auf Weiteres hinzufügen um eine weitere Variable für zusätzliche Informationen hinzuzufügen. 
5. Sind Sie fertig, klicken Sie auf Weiter. Die ausgewählten Variablen werden verwendet, um weitere Informationen im benutzerdefinierten Feld anzuzeigen. 

Im Reaktionslisten-Tab

1. können Sie auswählen, woher Ihre Liste von Antwortmöglichkeiten stammt. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: 
   • Manuell hinzufügen – Mit dieser Option können Sie die Antwortmöglichkeiten selbst festlegen, die den Nutzern angezeigt werden. Geben Sie für jede Antwort einen Namen und bei Bedarf eine Beschreibung ein. Um eine weitere Antwortmöglichkeit hinzuzufügen, klicken Sie auf Weitere hinzufügen. 
   • Aus Tabelle importieren – Mit dieser Option können Sie eine Liste aus einer Tabelle importieren. Folgen Sie dazu einfach den Anweisungen im OBT. 
   • Aus HR-Feed importieren – Mit dieser Option können Sie eine Liste aus einem bestehenden HR-Feed übernehmen. Wählen Sie dazu das gewünschte Feld im Menü aus.
   • Hinweis: Die Werte aus Ihrem HR-Feed können nicht über die Konfiguration des benutzerdefinierten Feldes bearbeitet werden. Änderungen an diesen Werten müssen direkt an der Quelle des HR-Feeds vorgenommen werden. 
   • Aus SFTP importieren – Mit dieser Option können Sie eine Liste aus einer Datei in einem bestehenden SFTP-Ordner importieren. Beachten Sie hierzu die Hinweise im OBT. 
2. Klicken Sie auf Speichern und beenden, um Ihre Konfiguration für das benutzerdefinierte Feld zu speichern.

Denken Sie daran, das benutzerdefinierte Feld zu aktivieren, indem Sie dessen StatusSchalter auf der HauptseiteBenutzerdefinierte Felder -Seite aktivieren. Wenn Sie das benutzerdefinierte Feld nicht einschalten, wird es Reisenden nicht angezeigt und es werden keine Daten erfasst. Neue benutzerdefinierte Felder sind standardmäßig deaktiviert.  
Möchten Sie ein bestehendes benutzerdefiniertes Feld deaktivieren, stellen Sie den Status Schalter auf der Hauptseite fürBenutzerdefinierte Felder ausschalten.

Wenn Sie „Automatisierte Antwort“ ausgewählt haben

Das Dialogfeld „Antwort automatisieren“ wird angezeigt. Es gibt zwei Reiter: Antwort und Zielgruppe. Nachdem Sie die Einstellungen auf einem Reiter abgeschlossen haben, können Sie mit „Weiter“ zum nächsten Reiter wechseln.

Auf dem Antwort Tab

1. Geben Sie die gewünschte Antwort im Feld AntwortoptionFeld.

2. Fügen Sie eine Beschreibung für diese Antwortoption hinzu. 

3. Klicken Sie auf „Weiter“, um zum ZielgruppeRegisterkarte. DieZielgruppe Tab wird nun angezeigt.

Im ZielgruppeTab

1. können Sie festlegen, ob dieses Feld für alle Reisenden oder nur für bestimmte Personen verwendet werden soll. Die ausgewählte Zielgruppe bestimmt, für welche Nutzer diese automatische Antwort erfasst und angezeigt wird (zum Beispiel auf der ReisenSeite sowie in E-Mails, Berichten usw.).
   • Alle Nutzer – Die benutzerdefinierte Antwort wird für alle Nutzer, Buchungen und Reisetypen übernommen.
     
   • Benutzerdefinierte Zielgruppe – Die Antwort auf das benutzerdefinierte Feld wird nur für die von Ihnen festgelegte Zielgruppe erfasst. Wenn Sie diese Option wählen, müssen Sie einen Namen für die Zielgruppe angeben und die Bedingungen definieren, unter denen das Feld angezeigt werden soll. 
     • Um eine Bedingung festzulegen, wählen Sie die Kriterien aus, die erfüllt sein müssen. Möchten Sie zum Beispiel alle Hotelbuchungen einschließen, stellen Sie die Bedingung wie folgt ein:
       • Wenn –  Buchungstyp –  ist einer von – Hotel 
     • Um eine weitere Bedingung hinzuzufügen, klicken Sie auf Bedingung hinzufügen. Alle Bedingungen innerhalb derselben Gruppe werden mit UND verknüpft (alle Bedingungen müssen erfüllt sein). 
     • Um eine neue Bedingungsgruppe zu erstellen, klicken Sie auf Bedingungsgruppe hinzufügen. Mehrere Bedingungsgruppen werden mit ODER verknüpft (mindestens eine Gruppe muss zutreffen).
2. Klicken Sie auf Speichern und beenden um Ihre Einstellungen für das benutzerdefinierte Feld zu sichern. 

Achten Sie darauf, Ihr benutzerdefiniertes Feld zu aktivieren, indem Sie den Status Schalter auf der Hauptseite Benutzerdefinierte Felder einschalten. Wenn Sie das Feld nicht aktivieren, wird es Reisenden nicht angezeigt und es werden keine Daten erfasst. Neue benutzerdefinierte Felder sind standardmäßig deaktiviert.
Um ein bestehendes benutzerdefiniertes Feld zu deaktivieren, stellen Sie den Status schalten Sie die Option auf der HauptseiteBenutzerdefinierte Felderausschalten.

Einstellungen im Reiter „Berichte“

Im Reiter Berichtekönnen Sie festlegen, an welchen Stellen die durch das benutzerdefinierte Feld erfassten Informationen angezeigt werden sollen. 

Außerdem wird hier die ID des benutzerdefinierten Felds angezeigt. Diese benötigen Sie, wenn Sie das Feld beispielsweise mitSFTP-Konfigurationennutzen möchten. 

Wählen Sie per Checkbox aus, wo die Informationen aus dem benutzerdefinierten Feld angezeigt werden sollen. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

• Buchungsbestätigungen

• Konsolidierte Reiseplan-E-Mails

• Genehmigungs-E-Mails

• Unternehmensberichte (nicht alle Berichte enthalten das benutzerdefinierte Feld).

Laden Sie eine Liste von Antwortmöglichkeiten aus einer externen Datei hoch

Wenn Sie bereits eine Liste mit möglichen Antworten haben, die Ihre Nutzer im benutzerdefinierten Feld auswählen können sollen, können Sie diese ganz einfach über die Upload-Funktion ins Online-Buchungstool importieren. Diese Möglichkeit steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie die Option Aus Tabelle importieren bei der Einstellung Quelle Feld auf der Antwortenliste Registerkarte. Folgen Sie anschließend den Anweisungen auf dem Bildschirm. Klicken Sie auf Speichern und beenden, wenn Sie fertig sind. 

Laden Sie eine Liste der Antworten aus dem Online-Buchungstool herunter 

Wenn Sie bereits eine Antwortliste für ein benutzerdefiniertes Feld im Online-Buchungstool erstellt haben, können Sie diese über die Exportfunktion herunterladen. So können Sie die Antwortmöglichkeiten bequem in einer externen Datei bearbeiten und anschließend wieder hochladen. Die Download-Option steht nur zur Verfügung, wenn als Antworttyp „Benutzerantwort“ ausgewählt ist.

1. Suchen Sie das benutzerdefinierte Feld, für das Sie die Antwortoptionen herunterladen möchten. 
2. Wählen Sie Anzeigen/Bearbeiten im Menü rechts in der jeweiligen Zeile aus. Die Seite des benutzerdefinierten Felds wird angezeigt.
3. Suchen Sie die gewünschte Antwortenliste und wählen Sie Antwortenliste bearbeiten im Menü der jeweiligen Zeile aus (der Antworttyp muss Benutzerantwort sein). Die Seite mit den Optionen wird angezeigt.
4. Wählen Sie Antwortenliste exportieren über das Mehr Menü. Anschließend öffnet sich das Dialogfeld „Antwortenliste exportieren“. 
5. Wählen Sie Jetzt herunterladen und klicken Sie danach auf Datei herunterladen. Alternativ können Sie sich die Antwortoptionen auch per E-Mail zusenden lassen. In beiden Fällen erhalten Sie die Antworten als CSV-Datei. 
6. Passen Sie die heruntergeladene Datei an und tragen Sie dort die gewünschten Antwortoptionen für Ihr benutzerdefiniertes Feld ein. 
7. Sobald Sie fertig sind, folgen Sie bitte den Anweisungen zum Hochladen einer Antwortliste aus einer externen Datei.

Kurz-Demo: So erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld mit einer eigenen Zielgruppe

Im folgenden Beispiel sehen Sie, wie ein benutzerdefiniertes Feld angelegt wird, das:

• eine Auswahlliste für den NutzereingabeTyp verwendet
• und das benutzerdefinierte Feld auf erforderteine Rückmeldung vom Reisenden
• spricht das benutzerdefinierte Feld auf eine bestimmte Zielgruppe von Reisenden an, die einem Büro in New York zugeordnet sind und als Beschäftigungstyp Mitarbeiter (keine Gäste) gelten
• legt die Antwortoptionen auf Konferenz und Abteilungs-veranstaltung außerhalb des Büros fest.