Nastavitev Expensify za prejemanje stroškov

V tej temi boste izvedeli, kako Spotnana samodejno posreduje davčne račune in/ali potrdila o rezervacijah potovanj neposredno v vaš Expensify račun. S povezavo Spotnana in Expensify boste zmanjšali možnost napak, vaši potniki pa ne bodo več ročno nalagali potrdil ali izpolnjevali potnih nalogov. 

Biti morate član skupine Company Admins, da lahko opravite ta postopek. Predpostavljamo, da Expensify račun že imate.

Nastavitev povezave med Spotnana in vašim Expensify računom

1. V zgornjem meniju izberite Program. Skrbniki TMC morajo nato izbrati možnost Podjetje.

2. RazširiNastavitve . 

3. Izberite Integracije. Prikaže se stran Integracije .

4. Izberite Zavihek Stroški.
   

5. Poiščite vrstico zaExpensify (na zavihku Vse ali Stroški) in kliknite Upravljaj. Prikaže se stran za nastavitve Expensify. Na tej strani boste videli vse pravila za posredovanje stroškov, ki ste jih ustvarili za svoj račun Expensify.
   

6. Če želite dodati novo pravilo za posredovanje, kliknite Dodaj pravilo za posredovanje. Odpre se okno Nova pravila. 

7. Vnesite ime in opis novega pravila ter kliknite Nadaljuj. Stran s pravili se prikaže z dvema zavihkoma, Konfiguracija in Ciljna skupina. Zavihek Konfiguracija je namenjen nastavitvi pogojev, ki jih morajo izdatki izpolnjevati, da se lahko posredujejo v Expensify. Zavihek Ciljna skupina pa omogoča določitev potnikov, za katere bodo izdatki poslani v Expensify. 

8. Izberite zavihek Konfiguracija . 

   • Znotraj razdelka Izbira vrst dokumentov lahko s potrditvenimi polji določite, katere vrste dokumentov bodo vključene v izdatke, poslano v Expensify (na primer računi za davke, potrdila o plačilu)

   • V razdelku Izbira načinov plačila označite potrditvena polja za tiste načine plačila, za katere želite, da se stroški pošiljajo v Expensify (na primer centralna in virtualna kartica ali neposredno zaračunavanje, službena kreditna kartica).

   • V razdelku Ustrezne vrste potovanj izberite, za katere vrste rezervacij (na primer letalska vozovnica, hotel) želite, da se stroški pošiljajo v Expensify.

   • Vnesite e-poštni vzdevek (na primer receipts@expensify.com), na katerega naj se v Expensify pošiljajo stroški, v poljePosredovanje e-pošte polje.  

9. Izberite zavihek Ciljna skupina.

10. Izberite eno izmed naslednjih možnosti:

    • Vsi potniki: Vsi stroški, povezani z vsemi potniki, bodo poslani v Expensify. 

    • Omejena skupina: Stroški bodo v Expensify poslani le za tiste potnike, ki ustrezajo določenim pogojem. 

      • Kliknite Dodaj pogoj, da določite, kateri pogoji morajo biti izpolnjeni, da se stroški posredujejo v Expensify. Prikazali se bodo elementi za nastavitev pogojev. Nastavite pogoje po potrebi (na primer: Če je država ena od Nemčija). Če želite dodati več pogojev, ponovno kliknite Dodaj pogoj. Če določite več pogojev, morajo biti izpolnjeni vsi pogoji, da bodo stroški poslani v Expensify. 
        

11. Kliknite Shranite ko končate.